计算机自动化下的档案管理.docVIP

计算机自动化与档案管理 计算机自动化技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步影响和改变着人类的工作方式。档案作为人类社会活动的产物，也正伴随着人类工作方式的转变，在形成、传递、存储以及利用等环节上发生着深刻的变化。传统的纸质档案已经难以满足日益增长的工作需求，影音、图像、电子文本等多种电子信息载体的不断更新使用，对档案管理工作提出了更高要求。如何对这些海量资料进行有效管理和应用，成为当下需解决的一个课题。 计算机自动化技术以其精确、效率高的特点在档案管理工作中得到广泛应用，已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，就要改变在过去以手工编写各种检索目录的传统模式，使手工检索向计算机检索过渡；充分利用计算机的功能和作用进行档案管理。 一、计算机自动化下档案发展的背景 目前，科技革命正以前所未有的速度迅猛发展，各行各业随着计算机自动技术的全面应用开始发生巨大的变革。互联网出现极大地提高了人与人之间进行沟通的效率，社会经济的各个环节都在开始享用网络技术带来的好处，如电子邮件代替了传统信件、网上交易开始替代洽谈定货会等等。新一轮科技革命将以更加迅猛之势席卷全球，高新技术产业为先导的知识经济将占据经济的主导地位。在这个充满竞争和挑战的时代，谁能抓住历史机遇并掌握高科技和高素质的劳动者，谁就能在未来激烈的竞争中赢得主动权，在发展中占据主导地位。否则就要落后，就难以发展。 档案作为信息社会众多信息源中最基础的部分，在当今世界科学技术突飞猛进的条件下，档案工作面临着知识经济和信息时代的严峻挑战。档案科技明显滞后，已经并正在影响着档案事业的发展。大力发展档案自动化技术、加速档案自动化建设进程、以自动化和全球化推动档案管理工作的发展，这已经成为档案界的战略抉择。 当今社会正处于历史发展的关键时刻。如何抓住机遇而不要丧失机遇，开拓进取而不要因循守旧，采取正确的战略和策略，积极应对各种挑战，直接关系到未来档案事业的发展前景。科学技术革命不仅给档案事业的发展带来难得的机遇，也使档案工作面临严峻的挑战。当代档案工作者肩负着重大责任，使命光荣，任重道远。 二、计算机自动化下档案管理的现状 计算机自动化正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为政府部门、企业事业单位信息交流的支撑平台。对档案管理而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于计算机自动化问题，这些问题需要我们去深入思考，探索新思路和新方法。 1、电子档案的管理意识不够。部分管理人员认为电子档案没有纸质档案看起来实在，片面认为只要纸质档案存在，其档案管理就不会有问题，这使得管理人员对信息技术的利用缺乏主动性。此外，因为电子档案管理工作的任务较为繁琐，在短时间内很难有大的效果体现，同时还要有足够的专业技术知识，使得档案管理人员对电子档案管理工作缺乏积极性，对电子档案主动管理的意识不足。 这就需要更新观念，增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。 2、档案管理的标准化、规范化不足。基础工作的标准化、规范化是档案管理电子信息化的前提。而因为一些历史原因，档案业务具有较差的基础，其案卷质量也较低，尤其是档案著录细则的相容性不是很强，使得系统软件的移植性不高；对于档案工作的自动化，其标准仍然不够规范，这对档案管理电子信息化的发展有着一定制约。 这就需要建立规范的管理机制。在档案自动化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。 创新档案管理制度。档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。 统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理标准化包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以