李海涛-现代档案管理的几点思考预案.pptxVIP

中山大学资讯管理学院 李海涛 现代档案管理工作的几点思考 思考1－几个基本概念思考2—电子文件长期保存挑战及对策思考3—集团式企业档案管理的规范 思考1—几个基本概念 1 档案（几种学说，文件生命周期理论） 2 电子文件及电子档案（文件连续体理论） 3 业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统 电子文件保存什么内容？这些内容又可分为哪些层次？ 如何应对电子文件长期存取面临的威胁？ 思考2—电子文件长期存取 电子文件长期存取面临的威胁有哪些？ 面临的威胁－信息技术的进步 存储载体更新（3.5英寸软盘、u盘、光盘） 信息读取设备更新（录音机、MP3） DOS系统、windows系统、Unix系统 当前电子文件保存层次划分： 保存纯粹的数据：维护原始位流的完整及可读取性，不考虑数字对象的外观、感知及功能 位流保存 数据内容保存 完整知识保存 服务保存 保存数字对象 最基本内容，如采用文本及图像光栅方式保存 除保存内容外，还保存与内容存储和使用相关的元数据 复原原始的系统的服务 数据备份（多重备份、异地备份） 保存数字对象外观、语义（DAITSS项目） 析取服务支撑运行环境（加利福尼亚图书馆服务保存研究） 数据风干（加利福尼亚图书馆数据风干策略研究） 电子文件保存层次 电子文件长期保存技术策略层次 其中保存内容、保存功能、保存技术是该框架下的3个关键因素 技术应对：如何保证电子文件长期保存 从复杂数字对象格式中提取有价值的,保存简单且低技术含量、易于还原及理解的数字对象格式的过程。 优势：摆脱对于技术的过分依赖及附加 保存数据的抽象模型，该模型包含数据的所有关键属性 按需迁移 保持迁移工具更新而不对数据内容变动。 缺点：无法提供可信的还原机制 以软件模拟电子文件原始的操作环境 UVC仿真平台 按需迁移 （当新的格式出现时，增加新的输入模块解读，并可返回原格式） 非技术应对：以跨媒体开放文件格式来保证电子文件长期保存 主要应用于拒绝被修改和编辑的档案管理领域和文件公开发布领域 用于图书馆、档案部门 PDF/A ODF 是办公文档开放格式，可对原始文件更新、排序、绘图、索引 用于办公室等开放领域 传统的RTF TXT HTML XML 格式易丢失文件的格式、版面、逻辑甚至内容，长期保存的版式电子文件格式要求必须格式开放透明，有公开发表的相应标准和技术规范，有与产品无关的技术专家组和标准化组支持该格式，可以免费获得阅读工具等 。 电子文件长期存取推荐格式－PDF/A PDF/A 是一种ISO标准的PDF文件格式版本，用于电子文档的数字信息保存。 它基于 Adobe 公司的 PDF 格式参考版本 1.4.ISO 19005-1:2005 中被定义为：Document Management Electronic document file format for long term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) PDF/A 实际上是专门针对电子文档长期保存而开发的 PDF 的一个子集。 开放标准： 2007年12月，PDF被国际标准组织（ISO）批准为ISO 32000国际标准。 ISO 32000 开放标准可确保保存的 PDF 文件的完整性和寿命。 可信 PDF已经成为众多政府和行业协会规定的标准，包括联合国教科文组织和美国、德国、英国、巴西等国政府在内的2400多个政府机构已将PDF作为电子文件交流的标准格式。 多平台兼容 Windows\Mac OS 和包括 Android?、iPhone 和 iPad 的iOS系统等跨平台使用。 PDF格式与平台、字体的无关性，减少了文件数据丢失的风险，也利于文件的长期保存、读取和便于资源共享。 丰富的文件完整性 PDF/A 保留所有源文件信息，即使将文本、绘图、视频、音频、3D 地图、彩色图形、照片和业务逻辑合并在单个文件或 PDF/A 包中。 可搜索 可使用光学字符识别 (OCR) 技术搜索文本和元数据（包括已转换的扫描文本）。 广泛采用： 全球有数千家供应商提供基于 PDF /A的解决方案、增效工具和其他工具，以及专门针对 PDF/A 的培训和咨询。 安全可靠： PDF／A支持数字签名和验签。通过对PDF文档进行数字签名以及加盖时间戳，可以保证文档的真实性、完整性和有效性。 思考3-集团式企业档案管理 1 集团式企业档案管理中常见问题 2 企业档案管理模式 3 集团式企业档案管理个性化方案 企业档案意识薄弱 管理层：忽视档案在规避风险、科学决策、开拓市场作用 部门与项目责任人：轻视归档，无法做到文件归档过程覆盖，档案信息安全受到威胁（如海俊有限公司合同档案归档工作） 企业档案