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数字档案室建设指南介绍 钱毅 中国人民大学信息资源管理学院 2014年10月 目录 档案信息化概述 ? 三阶段 素 指南解读（二） ? 六要 ? 发展趋势 ? 基础设施 ? 应用系统 ? 资源建设 ? 保障体系 指南解读（一） ? 概念 ? 基本特征 ? 建设原则 2 档案信息化—三阶段 ?目录数据库 起步阶段 ?著录标准 准备阶段 ?全文数字化 ?网站建设 ?电子文件管理 发展阶段 ?信息化技术深度应用 3 档案信息化概述 4 目录数据库阶段 ? 八十年代 ? 关注领域： – 档案目录著录标准的制定 ? DA/T档案著录规则 – 编目检索软件的研制 – 目录数据库的建立和充实 5 5 数字化阶段 ? 九十年代 ? 关注的问题 – 档案信息处理标准体系的建立 – 传统档案的原文信息数字化转换 多媒体数据处理技术的应用– – 较大型网络和广域网络的应用研究 分布式综合性数据库的建立– – 档案信息网站的建立 6 电子文件管理阶段 ? 关注问题 – 电子文件法律地位的确定 – 电子文件四性保障（真实、完整、可靠、可用） – 电子档案的长久保存 – 云计算 – 元数据 – --- 7 电子文件---特征 ?信息存储的高密度性?信息的非人工识读性 ?系统依赖性 ?信息组织的多维性 电子文件 特点?信息与载体之间的 可分离性 ?物理与逻辑结构的 分离性?信息易变性 ?信息的可操作性 档案信息化 素--六要 9 档案信息化发展趋势 ? 大智云移 – 大数据 – 智慧档案 – 云计算 – 移动互联网 10 指南解读（一） 1 概念 数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技 术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进 行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共 享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。 ? VS数字档案馆：是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信 息资源管理 利用需求 运用现代信息技术对数字档案信息进行采集 加、 ， 、 工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和资源利用 的档案信息集成管 系统 12 理 。 文 件 文 件 生 被 永 久 现行 半现行 非现行 成 保 存 或 销 档案室 档案馆归档文书/业务 部门 移交 毁 文件 档案 13 数字档案室——背景 捕获 文件形成单 位档案室 文件形成单 位业务处室 国家档案馆/ 最终归属地 系统 系统 系统 移交 业务系统/ 电子文件形成系统 电子文件管理系统 （ERMS/ERKS） 数字文件保存系统 （TDR for records） 总体概述——实际应用 业务系统/ 电子文件形成系统 电子文件管理系统 （ERMS/ERKS） 数字文件保存系统 （TDR for?Records） Electronic RecordsDocument 电子文件中心系统 Electronic Document System (EDMS) Management System (EDRMS) 特定类型文件的管理系统： 特定类型文件的管理系统email archiving system 特定功能的系统：federated search ： Internet Archives 特定功能的系统：数字档案馆系统 特定功能的系统：档案辅助管理系统 数字档案室基本特征 档案实体 “虚拟化” 档案资源 “数字”化 档案管理 系统化 档案利用 知识化 信息传递 网络化 16 2 建设原则 资源为先 标准规范 整体推进 确保安全 17 数字档案馆建设原则 统筹规划 项目带动 循序渐进 重点突破 需求导向 保证安全 合理适用 稳步实施 18 3 建设内容 功能完善 安全可靠 性能良好 保证数字 档案资源 真实完整 方便易用 可用安全 应用系统 数字档案 基础设施 建设 制度体系 资源建设 人才体系 建设 建设 建设 依托机关信息化 基础设施 确保数字档案 资源规范管理 培养既通晓信息 技术，又精通信 19 息资源管理、知 识管理的人才 数字档案馆建设内容 ? （1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要 求，集成建设基础设施。 ? （2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档 案管理系统。 ? （3）建立各类数字档案资源库群。 ? （4）保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用。 ? （5）实现档案信息资源分层共享。 ? （6）配套建设数字档案馆保障体系。 20 指南解读（二） 一、基础设施建设 ? （1）网络基础设施 – 数字档案室网络管理中心应设于机关中心机房 – 有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房设计规范》（GB50174-2008） 要求的B级机房。 ? （2）系统硬件 – 服务器 – 存