公文线上签核系统操作手册-国立台南大学.doc

國立臺南大學 公文線上簽核系統 「承辦人暨主管作業」操作手冊 國立臺南大學總務處文書組 壹 系統介紹 4 一、初次使用者環境安裝 4 （一）登入方式 4 （二）安裝元件 4 二、系統介面介紹 4 （一）主畫面 4 （二）公文資訊畫面 5 （三）公文查詢畫面 6 貳 承辦人 7 一、公文辦理作業 7 （一）創文及來文處理 ﹝處理狀態：承辦人辦理中﹞ 7 （二）公文製作取號 7 （三）附件上傳 8 （四）核章儲存 9 （五）陳核或會辦送出 9 二、公文辦理輔助作業 ﹝處理狀態：承辦人辦理中﹞ 10 三、同仁會辦過來的公文處理 ﹝處理狀態：受會辦理中﹞ 11 四、長官決行的公文處理 ﹝處理狀態：已決行﹞ 12 參 主管核判 14 一、改分待核判 14 （一）分文請示 14 （二）退回總收文 15 （三）不同意改分 15 二、待核判與決行 16 （一）退回承辦人 16 （二）審核 16 （三）批示 17 （四）修改流程 17 （五）列入追蹤 19 三、簽核畫面說明 19  壹 系統介紹 一、初次使用者環境安裝 （一）登入方式 1、請從貴校單一登入進入本系統。 2、在校內網路中從系統網址（.tw）進入本系統。 （二）安裝元件 說明：在本台個人電腦首次使用本系統，請在登入系統後，選擇功能列右上方工具列的「檔案下載」執行以下的元件安裝： 1、 設定信任的網站：請依您的瀏覽器版本IE 6、IE 7或IE 8（暫時不要選用）三選一來點選安裝。 2、 安裝公文製作＋Microsoft .NET Framework 1.1＋Adobe SVG 3、 如果您是Windows 2000或2003的使用者，請多安裝Microsoft MDAC 二、系統介面介紹 （一）主畫面 1、公告事項：系統停機或維護時間的發布，或系統操作小秘訣的提示。 2、使用者：使用者大名及隸屬的單位名稱，或代理同仁時權限的顯示。 3、公文夾：（1）「待處理公文」需要辦理的公文會顯示在此。（2）「流程已送未簽收」送出後在下一關還未簽收時，可抽回到待處理公文來進行修改。（3）「承辦公文未結案件」可查詢自己公文辦理的進度，或無法在預定日期辦結時，可在此填寫展期表單。（4）「掛號信簽收」有掛號信時會在此顯示。（5）「訊息通知」已決行的公文會複製一份給流程中的同仁，讓您能檢視長官最後決行的結果。 4、 功能列：（1）「創文」自己要擬新公文時，可在此開啟公文製作。 （2）「公文查詢」系統會依權限讓您查詢未結案或已歸檔的公文資料，或您想借調其他同仁已歸檔的公文，亦可在此填寫調卷表單。（3）「使用設定」當您請假時，可在此設定公文代理的同仁。（4）「調卷檢視」可檢視調卷表單的申請進度，及調卷表單核准後的公文影像檔。（5）「檔案下載」系統安裝的相關元件和系統操作手冊，以及公司常用紙本表單範本下載。 5、狀態篩選：您可在此依“承辦單位”或“公文狀態”進行公文顯示的分類。 6、刷條碼處：當公文很多筆時，您可在此手動輸入或是利用條碼辨識器﹝Barcode Reader﹞搜尋目前公文夾中是否有該筆公文。 7、筆數頁數：目前公文夾的總筆數及所在頁面。 8、公文顯示區：目前公文夾全部公文顯示的位置。 9、送出按鈕：對欲送出的公文打勾後，系統即會依狀態產生相關的送出按鈕。 （二）公文資訊畫面 說明：在公文顯示區用滑鼠左鍵點選公文的“文號”或“主旨”，即可檢視整份公文的內容。 1、公文內容分類：使用頁籤來進行分類，區分為“來文資訊、簽稿資訊、附件資訊、併案資訊”及“流程資訊、表單資訊”六大類。 2、公文內容：公文內容顯示的位置。 3、簽核功能：公文內容簽核的功能，例如“列印、清稿版本檢視、修改公文、便利貼…”等。 4、頁數：目前公文的總頁數及所在頁面。 5、送出按鈕：與主畫面送出按鈕相同，可對該筆公文執行送出的動作。 （三）公文查詢畫面 說明：請從主畫面的功能列進入此作業。 1、是否歸檔：請先選擇要查詢的公文是否已經歸檔，如果您是查詢已歸檔的公文，檢視前系統會依權限，讓您直接檢視或要求您申請調卷。 2、公文類型：預設是全部查詢，您也可指定只查詢“來文、簽稿”或有“發文”過的公文。 3、關鍵字：您可以指定“日期、文號、來文字號及主旨”或利用「選取」“承辦單位、決行單位…”等做組合式的條件搜尋。 4、按鈕：最後按下「公文查詢」按鈕即可查詢。 貳 承辦人 一、公文辦理作業 （一）創文及來文處理 ﹝處理狀態：承辦人辦理中﹞ （1）如何創文 步驟：請從主畫面功能列的「創文」啟動公文製作。 （2）來文處理、創文後增加簽稿（簽稿並陳時可使用）、續辦後增加簽稿 步驟：對欲處理的公文打勾後，選擇「新增簽稿」來啟動公文製作。 （二）公文製作取號