许昌县档案馆会计档案寄存工作的实践与思考.docVIP

许昌县档案馆会计档案寄存工作的实践与思考 周小丽 1???????? 背景 为加强对全县财政支出的监管，堵塞财务支出漏洞，许昌县于2001年10月，开始实行会计委派制度，各财务独立核算单位每月集中到会计核算中心进行财务收支核算，会计核算中形成的会计档案集中由会计核算中心整理保管。截止2004年12月，全县纳入会计核算中心核算的单位已达 130个，形成各类会计档案6650 卷册。但由于会计核算中心没有合适的库房和专职档案员，所有会计档案由各主管会计分柜存放，处于分散管理状态，加之会计集中核算工作处于探索阶段，各项制度不健全，在会计档案调阅利用过程中涂改原始数据、抽调原始凭证的现象时有发生。为改变这种现状，规范会计档案的管理，2005年9月，经县政府协调，县会计局与县档案局签署了会计档案寄存协议，由县档案馆负责对会计核算中心形成的会计档案实行集中统一管理和提供利用。 2??????寄存情况 为全面落实会计档案寄存工作，县会计局拨出专款为档案馆购置了15列（每列4组）密集架，档案馆腾出了一个90平方米的库房，用作寄存会计档案的专用库房。2005年10月会计核算中心首批110多个单位2001年11月至2003年12月形成的会计档案 4356 卷册，正式“搬家”到县档案馆。截止2009年底，县档案馆共寄存会计核算中心移交的200个集中核算单位2001年至2008年的会计档案17000卷册。五年来，共为全县各有关部门提供会计档案利用1200人次，15000卷次。 2.1 整理 寄存会计档案的整理，依《会计档案管理办法》有关规定进行，这里不再论述。对一些具体情况，我们作如下处理： 2.1.1会计档案的移交。根据县会计局和档案局签订的寄存协议，会计档案的前期装订整理工作由会计核算中心依据《会计档案管理办法》进行，在会计年度终了并保管一年后向档案馆移交。移交时，由会计局分核算单位统一装箱加封运送到档案馆，然后由会计局、会计核算中心、档案馆三方有关人员共同启封开箱，逐件核对验收。核对无误后，三方有关人员在档案移交寄存清单上签字盖章。 2.1.2 管理单位的确定、编号。对于档案馆来说，对馆藏档案的管理是以全宗为单位来进行的。但对于寄存的会计档案来说，则无法按全宗来进行管理：一是寄存会计档案的所有权与管理权处于暂时分离状态，按所有权或管理权设立全宗都不合适；二是会计档案作为全宗档案的组成部分，理应纳入所属全宗管理，但目前有50％的会计核算单位没有在档案馆设立全宗。在实践中，我们采取了在建立寄存会计档案专库的基础上，设立临时管理单位的办法加以解决。即，以会计核算单位为一个临时管理单位，分别赋予一个临时编号。临时编号的原则是：会计核算单位在档案馆有全宗号的，沿用原有的全宗号。新成立的一级机构，按档案馆全宗号设置原则，赋予一个新的全宗号。没有全宗号的二级机构排在其主管单位后，其临时编号为主管单位全宗号＋固定的顺序号。 2.1.3 区分专帐核算单位、分类、加盖档号章。在整理时，首先是对已接收的会计档案进行再次核对，区分核算单位内专帐核算单位（有的单位内可能存在几个专帐核算单位），确保每一个会计核算单位内专帐核算单位档案的齐全完整。其次是对每个会计核算单位内的档案按年度—类型进行分类，将其分为会计凭证、会计账薄、会计报表和其他会计材料四大类。第三是在每册会计档案封面右上角加盖档号章，并按要求填写相关内容。 2.1.4 案卷排列、卷号的编制与填写。考虑到档案馆寄存会计档案的特殊性，采取了重新编制卷号的方法来解决。即每个单位内按类别分开排列，从寄存的最早一年起，自“1”开始分别编一个流水号，一个自然册为一个卷号。一个单位内有几个专帐核算单位的，如水利局有节水工程、防汛工程专项核算单位，不再单独排列编号，每年在局机关后按固定顺序排列续编流水号。卷号编制完毕核对无误后，按要求将其填写在档号章框内。 2.1.5档案的排架。整体上，寄存会计档案按会计核算单位临时编号+年度+类别顺序排放。会计核算单位内，由于帐表与凭证规格不一，为整齐美观，便于管理而分开排放，各单位帐表集中排放在前，凭证在后，每单位后面预留空格，方便以后的接收。 2.2 管理 为确保寄存会计档案的安全妥善保管，我们采取了以下措施。一是建立健全了各项管理制度。以县政府办名义下发了《关于进一步加强会计档案管理工作的通知》，对会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定，严防寄存会计档案的损毁、散失和泄密。二是严格手续，安全利用。为方便查阅利用，我们设置了专门的会计档案查阅室，并提供了便利的办公条件。所有需要查阅会计档案的单位，需首先到县会计局进行资格审查，然后持会计局开具的查阅档案介绍信来我馆查阅。严禁随意借出会计档案，公检法、审计、物价、纪检监察等执法执纪部门如因特