第八章会展场馆档案与信息的管理试卷.ppt

第八章 会展场馆档案资料 与信息的管理;1.会展场馆档案和技术资料管理 2.会展资料与合同的管理 3.会展信息的搜集与场馆信息发布的管理 4.会展场馆网站的管理 5.会展场馆相关活动的管理;第一节 会展场馆档案 和技术资料管理;一、会展场馆档案资料室的建筑和设备;档案;容易分类 易于保密 保护性好 检索简便;2．开放式横向档案;3．穿孔式活页夹;标准统一 便于存取 长期保存 保护性好;灵活取用 存量较小 容易脱落;隔水防污 拿取方便 保密性低 暂时保存;拿取方便 临时存取 保密性差;一般与场馆办公部分结合一起，也可独立建筑。 中小型场馆中： 保存会议展览资料和业务档案； 建筑和设备较简单，一般有直接对外的入口。 大中型场馆中： 除保管借阅外，还有资料的修复、复制、编辑、发行等； 应与展厅、会议厅有一定的距离。;档案库房应注??：密闭；通风;●防火 ●防水 ●防潮 ●防霉 ●防虫 ●防光 ●防尘 ●防盗;二、档案管理;1.搜集 2.整理 分类——立卷——案卷排列——编制目录——编制档号 3.鉴定 重要文件或一般性文件 4.保存 5.检索利用 6.剔除和销毁 具体流程图;（二）档案查阅纪律;（三）文书档案的管理;2.管理程序;表1 文件/档案借阅审批表;;3.清理与保存;永久保存;（四）财务档案的管理;(1)分类 (2)归档 财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档案一并移交场馆档案室保管。 档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 (3)查阅 (4)保管和保密 保管期限分为永久和定期，原则上按《企业会计档案保管期限表》执行； 严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。;企业会计档案保管期限表;;;（五）工程档案的管理;2.工程设施设备档案管理范围;3.管理程序 （1）整理 （2）分类 （3）归档 工程部门验收资料后编制目录表，移交资料时派人协助。工程档案原则上以原封装保存，出现问题档案员协同工程部人员共同解决。 （4）查阅 （5）保管 永久性保管资料；分类谨慎保管，严禁毁损和丢失;（六）人事档案的管理;2.管理程序 (1)归档 (2)鉴别 (3)整理 (4)查阅 a.事由（查阅本人档案、履历，或出具证明）； b.审批； c.纪律（档案转递需留档案转递通知存根、发出 通知单并接受回执单）。 (5)保密和保管 (6)剔除和销毁;第二节 会展资料与合同的管理;（二）会展资料范围：;（三）展会资料搜集;（四）展会资料管理;（五）展会资料登记;（六）展会资料分类 原则：归类正确，反映充分， 前后一致，便于检索。 （七）著录编目 书本式目录或卡片式目录;二、策划部门文件存放管理规定; （一）会展策划部经理 展会项目文件夹、客户档案夹、 项目计划夹、合同夹 （二）项目经理 展会项目文件夹、参展商回执函夹、 贸易商登录类、传真文件夹、工作手册文件夹 （三）信息员 展会信息资料夹、市场信息资料夹、 收传真夹、发传真夹、商务接待夹、重要文件夹;三、合同的管理;第三节 会展信息的搜集  与场馆信息发布的管理;一、信息（一）信息的含义; 信息奠基人香农认为“信息是用来消除不确定性的东西”。（经典性定义） 　　 控制论创始人维纳（Norbert Wiener）认为“信息是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称” （经典性定义） 　　 经济管理学家认为“信息是提供决策的有效数据” 　　 物理学家提出“信息熵”，用信息熵描述系统与环境交流信息的程度。 　　 电子学家、计算机科学家认为“信息是电子线路中传输的信号”。 　　 我国著名的信息学专家钟义信教授认为“信息是事物存在方式或运动状态，以这种方式或状态直接或间接的表述”。 ; 美国信息管理专家霍顿（F.W.Horton）指出：“信息是为了满足用户决策的需要而经过加工处理的数据。”简单地说，信息是经过加工的数据，或者说信息是数据处理的结果。 　　 根据近年来人们对信息的研究成果，科学的信息概念可以概括如下： 　　 信息是对客观世界中各种事物的运动状态和变化的反映，是客观事物之间相互联系和相互作用的表征