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地方高校“不在编人员”人事档案的构建研究 　　摘要：“不在编人员”是高校在新形势下的特殊用工方式，在高校事业发展起着举足轻重的作用。本文阐述了“不在编人员”人事档案的现状、及规范管理其人事档案的必要性，如并对如何构建及其合理性等问题进行了研究。 　　关键词：不在编人员 人事档案 构建 　　一、“不在编人员”概述及其人事档案现状 　　地方高校“不在编人员”，是指存在于高校事业编制以外的聘任制人员，地方高校不在编人员总体分为三大类：教学人员、管理人员和工勤人员。由于“不在编人员”身份各异、学历职称层次不一、签订的劳动合同期限不一、工作稳定性较差等诸多特点，因此，学校对他们的管理就成了临时、被动的管理。 　　目前，“不在编人员”的人事档案材料的管理现状主要是：一是管理不规范。“不在编人员”的人事档案没有纳入学校的正常人事档案管理，一般是由学校的劳资部门代管，更未按照在编人员的人事档案规范整理。二是档案材料不齐全。这类人员的人事档案资料仅是身份证、职称证，以及来学校后招工录用情况、劳动合同、工资发放资料等，而来校前的档案一般仍留在原单位或在人才交流中心，因其属于临时人员基本无档案材料。三是没有形成按人建档。这类人员的档案材料仅是简单存放，没有按照人事档案每人一档，仅仅是将材料分类存放，如：工资表一类、招工表一类、劳动合同一类等等。四是“不在编人员”存在“弃档”的情况。由于不在编人员在与学校合同到期后，人事档案资料仍然留在学校，个人一般不调转。甚至遇到诸如社保补缴、工龄连续、失业救济、养老退休等实际问题本人也不会来找回，形成所谓的“弃档材料”“死档材料”[1]40。 　　二、规范管理“不在编人员”人事档案的必要性 　　新形势下，如何通过规范管理“不在编人员”人事档案，以保障这类人员的切身利益，充分降低学校的用工风险，维护社会稳定，促进学校各项事业顺利发展，已成为地方高校人力资源管理的新课题。“不在编人员”作为学校事业编制的有益补充，工作在不同的岗位，也为学校的发展作出了贡献，特别是发展较快的地方高校，“不在编人员”队伍正逐步壮大。一方面，“不在编人员”人事档案的缺失，会直接导致他们在办理工资、退休、医疗、工伤、养老保险等事宜时，无法提供有效的依据，使自身利益受到损害；另一方面，这类人员人事档案的缺失，会导致非常严重的后果，如有些地方高校作为“被告”被告上法庭，也有的会因此背上沉重的经济负担。规范管理“不在编人员”人事档案工作， 不仅可以为学校领导、组织人事部门对“不在编人员”考察了解提供准确、可靠的信息和依据，更能为地方高校避免一些不必要的人事纠纷，有利于地方高校健康快速发展。 　　三、合理构建“不在编人员”人事档案的建议 　　（一）出台关于“不在编人员”人事档案管理的规章制度。 　　地方高校可以根据现行的《干部人事档案材料分类目录》，参照在编人员的人事档案管理办法，结合“不在编人员”的实际情况，将这类人员的人事档案收集范围、整理方法、存放档案的库房地址、专业的管理人员及人事档案管理的职能部门等都加以明确，对这些“不在编人员”，要建立相应的人事档案，并以“人”为单位进行归档，严格制定材料的归档范围，并由学校人事处统一规范管理[3]71。 　　（二）“不在编人员”人事档案的构建要方便实际应用。 　　这类人员人事档案的构建，要突出他们的岗位特点，不仅仅局限于普通人事档案材料，设计的人事档案的类目，要能真实反映“不在编人员”的个性信息，真正发挥人事档案的价值。并且，人事档案中要增加有个人参保、享受福利待遇等项目，最大限度地避免出现劳资纠纷等问题，做到有据可查。 　　（三）“不在编人员”人事档案材料的收集要个人和部门相互配合。 　　人事档案材料的收集离不开个人、用工部门和人事档案部门的配合，定期对“不在编人员”在具体工作中形成的档案材料进行收集，及时追补和不断补充新的材料。人事档案部门要对个人提供的材料进行审核甄别，提交的复印件必须对照原件，确认无误，并标明与原件相符字样，才可入档。用工部门提供的录用审批表、拟安排岗位工种情况表、劳动合同书等资料，也要是有盖章负责人签字等材料才能入档。 　　（四）“不在编人员”人事档案实现信息化管理。 　　“不在编人员”的人事档案的管理要实现信息化。采用合适的人事档案管理软件，设立具有针对性、完善的电子目录，在收集纸质文档的同时注重电子文档的收集，逐步实行信息化管理，最终使这类人员的人事档案管理也纳入地方高校办公自动化系统中。从而使相关部门的利用在符合相关手续的前提下更简便，从而最大限度地提高学校管理工作效率，也体现了这类人员档案的价值。 　　（五）“不在编人员”人事档案实行动态化管理。 　　“不在编人员”人事档案的管理应随着招录、聘用而构建，随着辞职、辞退而调转。地