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办公室管理制度[修改版]
弗美克办公室管理制度
1.目的:
为了规范办公室内部的管理,提高工作效率,营造舒适的办公环境及维护良好的企业形象。
2.适用范围:
办公室人员皆属之。
3.权责:
行政部负责检查本规定之执行状况。
办公室人员执行各项规定及互相监督。
4.内容:
4.1.1、办公室人员带头遵守和维护公司制定的各项规章制度,时刻严格要求自己。
4.1.2、勤奋务实,团结合作,工作上谦虚谨慎,团结和谐。
4.1.3、忠于职守,当天事当天毕,工作自动自发,勇于承担任务,不推诿责任,不阳奉阴违,不假公济私。
4.1.4、保持办公室安静、整洁,不做与工作无关的事情。
4.1.5、所属办公用品(物)必须摆放整齐、定位,做好5S完善工作。
4.1.6、严格自律,严守公司机密。
4.1.7、每天正常工作时早9:00办公室全体人员列队点名,召开晨会;
5.1、办公室纪律及接待管理:
5.1.1、工作时间不得大声喧哗及聚集聊天影响他人正常工作,违者扣罚20元/次。
5.1.2、工作时间积极维护办公室环境清洁,不乱丢垃圾,不准在办公室吃零食、抽烟,违者扣罚20元/次。
5.1.3、因工作需到其他部门时应轻轻敲门,经允许后才能进门,未经允许不得闯门而入,违者扣罚20元/次。临时到他处办公时不得翻阅他人资料及书信,违者扣罚30元/次。
5.1.4、对上司、(不得直呼其名)同仁应礼貌相待,不得顶撞上司,同事间不得在他人背后搬弄是非,违者据情节处罚直至除名。
5.1.5、上班时间内,禁止接待私人访友,不接待与公司商业无关的推销人员。
5.1.6、客人莅临公司时,接待(前台)人员,必须了解客人来意,将其引至会客室落座,并及时转达被访部门或个人,如相关人员不在时,应告之客人稍候或另外预约日程。
5.1.7、客人莅临公司时,接待人员,必须礼貌大方、服务周到,向客人展示公司良好的企业文化形象。同时所有办公室人员务必放下手中事务,起立迎接。
5.1.8、在接待政府部门或执法人员,应及时通知总(副)经理接待。
5.1.9、接待客人时,不打断客人话题,不评价,不批评客人奇异举止。
5.1.10、客人离去后,及时通知清洁人员或本人及时清理茶具。
5.2、办公室值日/值班管理:
5.2.1、值班人员负责办公室的文件、书刊的收发。
5.2.2、负责客人的临时接待及会客的临时安排。
5.2.3、负责监督办公室的纪律,临时电话、传真的收发与接听。
5.2.4、负责办公室临时事物的安排和处理。
5.3、办公室电话/传真的管理:
5.3.1、办公室工作人员禁止利用公司商务电话拨打私人(长途)电话,违者第一次扣罚30元。第二次扣罚100/元,三次以上记大过一次。
5.3.2、办公室人员因工作商务需要拨打(长途)电话者,要阐述要题;长话短说;节约费用。
5.3.3、外部(前台)电话接进时,马上接听(以电话响铃不超过三声为原则),不准无视电话响铃,做其他工作,如需转接或传达时,应立即切换或传达。
5.3.4、在接听电话/传真时应礼貌用语、口齿清晰,音量适中,热情亲切。
5.3.5、如当事人不在,接听人员要详细了解、客人的事由及通讯方式,并做好电话内容记录事后转达,重要电话应即时于相关部门人员联络。
5.3.6、值班人员接到执法相关部门电话时,应及时告知总(副)经理或其他联系方式。
5.3.7、所有接收传真文件、资料,应即时转达事主。
5.4、办公室电脑管理:
5.4.1、各部门电脑,原则上只允许本部门(机主)人员使用,其他部门需借用电脑,必须经当事人同意,未征得同意时,应与所属部门经理协商,征得同意方可使用。
5.4.2、非工作职务需要人员,不得擅自使用公司电脑。
5.4.3、因工作职务需要使用电脑办公人员,必须按照要求程序进行操作。
5.4.4、工作时间不得使用公司电脑做于工作无关之事情。
5.4.5、严禁在公司电脑上发布与工作无关信息及下载娱乐(商务需要网站除外)信息及阅读电子小说。
5.5.6、各电脑操作人员,每日下班前应检查电脑是否安全关闭。
5.5. 7、有关电脑维护/软件更新由行政部门负责与电脑维护商联络,并跟催进度及确认效果。
5.5、其他用电设备管理:
5.1.1、办公室其他用电设备包括,但不限于:
A、饮水机 B、复印机 C、灯具等
5.2、空调管理:
5.2.1、室内温度在30℃以上时方可使用空调,但空调应调27℃。
5.2.2、阴雨天或室内温度在25℃以下时,各部门应关闭制冷设备。
5.2.3、每天下班前必须检查制冷设备是否安全关闭,一经发现下班后制冷设备未关,扣罚所属部
门及有关人员50元/次。
5.2.4、空调开放时间为每天上午9:00之后,非办公人员不得开
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