办公室管理制度[修改版].doc

弗美克办公室管理制度 1.目的： 为了规范办公室内部的管理，提高工作效率，营造舒适的办公环境及维护良好的企业形象。 2.适用范围： 办公室人员皆属之。 3.权责： 行政部负责检查本规定之执行状况。 办公室人员执行各项规定及互相监督。 4.内容： 4．1．1、办公室人员带头遵守和维护公司制定的各项规章制度，时刻严格要求自己。 4．1．2、勤奋务实，团结合作，工作上谦虚谨慎，团结和谐。 4．1．3、忠于职守，当天事当天毕，工作自动自发,勇于承担任务，不推诿责任，不阳奉阴违，不假公济私。 4．1．4、保持办公室安静、整洁，不做与工作无关的事情。 4．1．5、所属办公用品(物)必须摆放整齐、定位，做好5S完善工作。 4．1．6、严格自律，严守公司机密。 4．1．7、每天正常工作时早9：00办公室全体人员列队点名，召开晨会; 5．1、办公室纪律及接待管理： 5．1．1、工作时间不得大声喧哗及聚集聊天影响他人正常工作，违者扣罚20元/次。 5．1．2、工作时间积极维护办公室环境清洁，不乱丢垃圾，不准在办公室吃零食、抽烟，违者扣罚20元/次。 5．1．3、因工作需到其他部门时应轻轻敲门，经允许后才能进门，未经允许不得闯门而入，违者扣罚20元/次。临时到他处办公时不得翻阅他人资料及书信，违者扣罚30元/次。 5．1．4、对上司、(不得直呼其名)同仁应礼貌相待，不得顶撞上司，同事间不得在他人背后搬弄是非，违者据情节处罚直至除名。 5．1．5、上班时间内，禁止接待私人访友，不接待与公司商业无关的推销人员。 5．1．6、客人莅临公司时，接待（前台）人员，必须了解客人来意，将其引至会客室落座，并及时转达被访部门或个人，如相关人员不在时，应告之客人稍候或另外预约日程。 5．1．7、客人莅临公司时，接待人员,必须礼貌大方、服务周到，向客人展示公司良好的企业文化形象。同时所有办公室人员务必放下手中事务，起立迎接。 5．1．8、在接待政府部门或执法人员，应及时通知总（副）经理接待。 5．1．9、接待客人时，不打断客人话题，不评价，不批评客人奇异举止。 5．1．10、客人离去后，及时通知清洁人员或本人及时清理茶具。 5．2、办公室值日/值班管理： 5．2．1、值班人员负责办公室的文件、书刊的收发。 5．2．2、负责客人的临时接待及会客的临时安排。 5．2．3、负责监督办公室的纪律，临时电话、传真的收发与接听。 5．2．4、负责办公室临时事物的安排和处理。 5．3、办公室电话/传真的管理： 5．3．1、办公室工作人员禁止利用公司商务电话拨打私人（长途）电话，违者第一次扣罚30元。第二次扣罚100／元，三次以上记大过一次。 5．3．2、办公室人员因工作商务需要拨打（长途）电话者，要阐述要题；长话短说；节约费用。 5．3．3、外部（前台）电话接进时，马上接听（以电话响铃不超过三声为原则），不准无视电话响铃，做其他工作，如需转接或传达时，应立即切换或传达。 5．3．4、在接听电话/传真时应礼貌用语、口齿清晰，音量适中，热情亲切。 5．3．5、如当事人不在，接听人员要详细了解、客人的事由及通讯方式，并做好电话内容记录事后转达，重要电话应即时于相关部门人员联络。 5．3．6、值班人员接到执法相关部门电话时，应及时告知总（副）经理或其他联系方式。 5．3．7、所有接收传真文件、资料，应即时转达事主。 5．4、办公室电脑管理： 5．4．1、各部门电脑，原则上只允许本部门（机主）人员使用，其他部门需借用电脑，必须经当事人同意，未征得同意时，应与所属部门经理协商，征得同意方可使用。 5．4．2、非工作职务需要人员，不得擅自使用公司电脑。 5．4．3、因工作职务需要使用电脑办公人员，必须按照要求程序进行操作。 5．4．4、工作时间不得使用公司电脑做于工作无关之事情。 5．4．5、严禁在公司电脑上发布与工作无关信息及下载娱乐（商务需要网站除外）信息及阅读电子小说。 5．5．6、各电脑操作人员，每日下班前应检查电脑是否安全关闭。 5．5. 7、有关电脑维护/软件更新由行政部门负责与电脑维护商联络，并跟催进度及确认效果。 5．5、其他用电设备管理： 5．1．1、办公室其他用电设备包括，但不限于： A、饮水机 B、复印机 C、灯具等 5．2、空调管理： 5．2．1、室内温度在30℃以上时方可使用空调，但空调应调27℃。 5．2．2、阴雨天或室内温度在25℃以下时，各部门应关闭制冷设备。 5．2．3、每天下班前必须检查制冷设备是否安全关闭，一经发现下班后制冷设备未关，扣罚所属部 门及有关人员50元/次。 5．2．4、空调开放时间为每天上午9：00之后，非办公人员不得开