试析提高办公室综合管理水平的有效途径.docVIP

PAGE  PAGE 5 试析提高办公室综合管理水平的有效途径 　　摘 要：办公室是一个机构的核心，在机构运行过程中，出于不可缺少的部分。在经济高度发展的背景下，办公室起着上达下发的作用，而办公室的综合管理工作也应该有所加强，本文通过对此分析，提出可行性对策。 　　关键词：办公室；综合管理；研究 　　一、办公室综合管理工作的特点 　　（一）政策性 　　综合办公室在日常工作中收集、整理、综合单位内部和外部各方面信息，并综合分析，定期向单位领导层汇报。这种工作在公司机构中不可或缺，企业管理层对于公司情况的了解，直接关系到高层对于企业决策的走向，对企业信息的把握，这对于企业各方面的发展走向具有重要的意义。所以，综合办公室就相当于一个企业的智囊团体，意义重大。在平常的工作里要肩负起收集，整理信息的作用。 　　（二）服务性 　　综合办公室是为企业内部服务的一个部分，服务对象为：（1）给管理阶层服务，将管理阶层下达的命令传到下面部门，并作为决策实施助手帮助单位各部门领会决策精神；（2）为给部门服务，部门之间需要工作上的对接，办公室作为协调部门，在部门工作内容的衔接上有着独特优势；（3）为单位内部职工服务，汇总职工意见，并及时向领导层反映单位职工思想状况。 　　二、办公室管理工作的不足 　　（一）工作目标不明确 　　在办公室管理工作当中，工作目标不明确现象十分普遍，导致工作缺乏有效计划，影响工作效率。工作目标不明确主要体现在两个方面：1.在办公室这个大团体里，缺乏统一的目标规划，对于自身的工作内容以及相关程序都不太了解。2.办公室人员分工不明确，各个工作人员对于自身要工作的内容理解不全，不知道自己应该干什么，该怎么干，只是被动的跟着领导走，被领导安排着工作，缺少积极主动性。 　　（二）工作职责不清晰 　　在办公过程中，工作职责不明确也是个大麻烦，有以下几点：第一，服务对象不明确，办公室不仅仅是为领导层服务的，基层也是办公室服务的重要对象，但是实际当中，大多办公室侧重于服务领导，对基层服务质量较差。第二，岗位精细化水平较低，许多岗位多由其它人员兼职的，有些岗位之间存在交叉重叠，同时又有部分岗位存在空白，各个岗位之间职责不清，沟通不力，降低了办公室管理效率。 　　（三）工作人员素质 　　在办公室工作人员当中，受工作理念、个人素质等因素影响，在实际工作当中，存在着缺乏积极性，服务态度不够热情，工作拖沓、互相推诿等各种不良现象，对办公室本身职能的发挥造成了严重阻碍。 　　三、办公室综合管理水平的提高措施 　　（一）提高重视程度 　　1.以高层管理者做后援。像办公室这个部门可以多领导阶层分担一些困难，对于一些公司难题，要主动去分析，去思考，以公司的利益为出发点，给领导阶层提供一些意见，帮助领导阶层排忧解难，让领导认可这个部门。 　　2.进行有效的沟通。首先要做到知己知彼，也即办公室必须要能掌握组织成员的动向，而且要了解对方的个人特点，并对于不同的对象，使用不同的沟通方式。当然有效的沟通也常以推理的方式来进行，所以办公室管理者必须以数据作为沟通的基础，或是运用一些特定事件，再以数据或资料来辅助说明。办公室管理者可以通过信息系统的运用，来掌握必要的信息。另外，办公室管理者要达成有效的沟通，还需抓对时机以收事半功倍的效果，充分利用公司资源，找对沟通的窗口，掌握住小团体的关键人物，以及适当的介入游戏规则的制定等。 　　（二）推广办公自动化 　　办公自动化并没有一个统一的定义，是指将现代化办公同计算机网络技术等结合起来的一种新型的办公方式。实际上，凡是在传统办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化领域。在行政部门，习惯上将办公自动化称为电子政务，而企事业单位则习惯叫OA。办公自动化涵盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等多个学科的理论与技术，通过办公自动化，能更好的优化管理组织结构，调整管理体制，既能有效的提高办公效率，又能提升协同办公能力，强化决策管理水平。 　　（三）创新管理模式 　　1.从思想上创新。思想理念层面的重视是组织办公室工作的基石。如果员工不能够从思想层面对于办公室工作进行深入认识与认同，则无论采取何种措施都无法保证组织能够取得办公室工作的成果，也无法高效的加以开展。因此，组织办公室工作的创新，必须从思想层面提升组织员工对于办公室工作的认识，尤其应该纠正对于办公室工作的错误认识。 　　2.创新工作的载体与工具。办公室工作必须要有新的载体与工具对该项工作进行支持，从而真正使其具有可操作性与可见性。这也就是说，在时代不断进行变迁的条件下，办公室工作的内容应当不断的进行创新，并且紧密结合具有创新理念的员工培训、先进组织文化创造等内容，运用新的方法与工具来确