鹏润地产行政办公管理制度汇编.doc

鹏润房地产开发有限公司 管理制度汇编 EAGLE RUN REAL ESTATE CO.,LTD PAGE  第  PAGE 23 页 共  NUMPAGES 155 页 《会议管理制度V1.1》 目的： 为规范总部及所属各项目公司会议管理，建立良好的会议秩序与风气，提高效率；充分发挥会议在总部及所属各项目公司管理中的作用，确保总部各项会议决议能够得到充分的贯彻执行而制定。 范围： 2.1 适用范围：总部及所属各项目公司 2.2 发布范围：总部及所属各项目公司 名词解释： 3.1 会议是公司行政办公的一种重要形式，是一种有组织有目的地把员工聚集起来商讨问题及落实解决的工作方式。 职责： 4.1 总部行政管理部门负责本制度的制定修改及解释，并督导各项目公司执行。 4.2 各公司行政管理部门负责本制度的具体落实执行，同时项目公司具有对本制度修改的建议权。 4.3 会议提拟人或主办部门（含各中心/部门）负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 作业内容： 会议分类 序号会议名称召开周期主持人参加人员1董事长办公会每月一次董事长指定的相关人员2项目公司例会每半月一次项目总经理项目公司中层（含）以上人员3经营工作专题会临时性会议高管层人员会议提拟人确定参会人员 5.1.1 总部各中心、各项目公司应按期召开公司要求的各类会议。 5.1.2 各公司行政管理部门为本公司会议的协调部门，各项会议的举行应提前以书面形式通知行政管理部门，行政管理部门根据工作需要，有权列席会议并就会议中需落实的问题进行跟踪和反馈，同时也可根据实际需要要求相关部门一同列席，确保会议中各项重要议题能够得到贯彻实施。 5.1.3 总部年度工作大会按照领导专项要求，组织召开。 5.2 公司会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总部例会、临时性行政会议、部门例会。因处置突发性事件而紧急召开的会议不受此限制。 5.3 会议准备 5.3.1 公司级会议由会议所属公司行政管理部门负责组织与通知，其他各类会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行，《会议通知书》（附件8.1）应提前一个工作日以上，由会议组织部门负责通知相关单位及参会人员。 5.3.2 总部各中心组织本系统会议的《会议通知书》由主管副总签发生效；项目公司《会议通知书》由项目总经理签发；同时会议组织部门须于《会议通知书》发放当日将通知原件报本公司行政管理部门备案存档。 5.3.3 《会议通知书》（附件8.1）应说明会议召开的时间、地点、与会人员、会议议题及要准备的会议资料等；涉及多个部门或参加人数众多的大型会议，组织部门还应编制详细的会议计划并通知相关部门。 5.3.4 需视频的应提前30分钟准备、确保会议按期进行。 5.3.5 会议的其他准备工作遵照以下规定： 会议提拟部门应提前做好会前工作：准备相关会议资料（如会议议程、议题、提案、汇报资料、计划草案等，需要与会人员对相关议题进行讨论的会议，提拟部门应提前一个工作日将所需讨论议题资料发给各参会人员。） 总部、项目公司召开会议的会务准备工作由对口的行政管理部门统一协调、安排。 5.4 会议组织 5.4.1 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 5.4.2 会议主持人遵守以下规定: 会议主持人一般应于会议开始前，将会议的议题、议程及议程推进中的注意事项等进行必要的说明。 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程的顺利推进及会议效率。 讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对需要时间决议的事项应加以归纳和复述；对未决议事项还应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。 5.4.3 与会人员遵守以下规定： 按时到会。 会上发言应言简意赅，紧扣会议议题。 遵循会议主持人对会议议程控制的要求。 属于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。 遵守会议纪律，与会期间应将手机关机或调到振动状态，原则上不允许接听电话。 做好会议记录。 5.4.4 多个部门参加的临时性行政会议原则上由总部领导主持，总部领导另有授权的，由被授权人主持。 5.4.5 总部、项目公司例会、临时性行政会议一般应控制在2小时以内，根据会议进行情况确需延时的，由主持人决定。 5.4.6 会议主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录人员负责。 5.5 会议纪要的形成 5.5.1 公司各类会议