学校档案实体分类方案.doc

档案实体分类方案 ? ??? 一、编制目的 为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合我校档案工作实际，特制订本方案。 二、编制原则 1、考虑我校档案工作的历史、现状和今后的发展，从实际出发，体现教学、科研档案在学校档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用。 2、以我校全部档案为对象，并按照形成同一活动领域的档案作为一个整体归入相同类别的原则进行编制。 三、类目设置与主要内容 （一）一级类目的设置与标识 一级类目是我校档案实体分类的最高层位。我校档案确定的一级类目计13个。其标识采用一级类目名称汉字的第一个拼音字母。一级类目名称、标识符号和主要内容如下： 1、党群类 DQ 主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 2、行政类 XZ 主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 3、学生类 XS 主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 4、教学类 JX 主要包括反映教学管理、教学实践等活动的文件材料。 5、科研类 KY 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 6、基本建设类 JJ 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。 7、仪器设备类 SB主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 8、产品生产类 CP 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 9、出版物类 CB 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 10、外事类 WS 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 11、财会类 CK 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 12、声像 SX 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。 13、实物 SW 指以物质实体为载体，能够反映学校发展历史真实面貌，并具有保存价值的特定物品。一般包括能够反映学校职能活动的奖品、印信、题词（字画）、荣誉、奖励证书、礼品和纪念品等。 （二）二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据我校的实际情况，所有类别档案均设置到二级类目。二级类目的标识均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。 四、类目划分与标识 （一）党群类 DQ ＤＱ11 党务综合 ＤＱ12 纪检 ＤＱ13 组织 ＤＱ14工会 ＤＱ15团委 （二）行政类 XＺ ＸＺ11 行政综合 ＸＺ12 人事 ＸＺ13 监察、审计 ＸＺ14 安全保卫 ＸＺ15 后勤 ＸＺ16 图书 ＸＺ17 档案 （三）学生类 ＸS ＸS11 招生 ＸS12 学籍管理 ＸS13 毕业生 ＸS14 学生管理 ＸS15 学生公寓管理 （四）教学类 JX JX11 综合 JX12 学科与实验室建设 JX13 教学实践 JX14 教材 JX15 成人教育 （五）科研类 KY KY11 综合 KY12 学科和项目 （六）基本建设类 JJ JJ11 综合 JJ12 单项工程 （七）仪器设备类 SB SB11 综合 SB12 单项仪器设备 （八）产品生产类 CP CP11 综合 CP12 按产品种类或项目设置类目 （九）出版物类 CB CB11 综合 CB12 出版物项目 （十）外事类 WS WS11 综合 WS12 出国（出境） WS13 来校 WS14 国际合作与会议 WS15 外国留学生工作 （十一）财会类 CK CK11 综合 CK12 会计报表 CK13 会计账簿 CK14 会计凭证 CK15 工资清册 （十二）声像类 SX SX12 照片 SX13 录