应用电子目录实现办公及信息用品集约化管理.pdfVIP

登 旦 ． 口人才培养口 doi：10．3969／j．issn．1671—1041．2010．05．045 应用电子 目录实现办公及信息用品集约化管理 李玉宏 ，井 雅 ，张 ；-4口- (华北 电力物资总公司，北京 100075) 摘要：在人财物集约化管控的背景下，华北电网有限公司开始对非项 目 物资进行集约化管理。为对物资集约化工作的深入开展探索新思路 。 2 电子 目录系统介绍 积累经验 ，华北电网首先从对办公用品及信息耗材采取集 中配送 的方 2．1 电子 目录清单的生成 式进行管控。管控的具体实施方法是采用ERP电子 目录来实现从需 集团物资管理部门确定 电子 目录管理标准，并与供应商 求到支付全程的在线处理。本文对信息系统建设过程中的管理思路创 谈判确定一揽子协议，由本部物资部门采购员进行一揽子协 新、处理流程优化、系统功能完善及应用情况进行了介绍。并对系统上 议及供应商列表的维护和更新 ，系统根据本部物资部门领导 线后带来的应用效益进行了分析 。 批准的一揽子协议，自动在系统中生成电子 目录清单。 关键词 ：集约化 ；电子 目录 ；办公及信息用 品 2．2 需求产生及处理 中图分类号：TIv393．1／．4 文献标志码 ：B 在提出物资需求和采购 申请阶段 ，由需求人员登陆电子 目录界面，根据发布的电子 目录清单进行挑选需要的办公用 0 引言 品及信息耗材，系统根据选择结果 自动生成采购申请并 自动 随着华北电网 “大物流”体制建设推进，以及 国网公司对 发送通知至审批人审批。审批人审批结束后系统根据得到审 物资集约化的倡导，在项 目物资实现从计划到报废全寿命周 批的申请 自动生成采购订单。 期管理之后，非生产性物资 的精细化管控成为华北电网对物 2．3 采购执行 资成本控制的又一个着眼点，办公及信息用品这类低值易耗 在采购执行阶段，采购员复核发放 ，确认无误后打印采购 品用户覆盖范围广 、耗用量大，是运营费用中不可忽视的一部 订货单，并通知供应商送货。 分 ，凭借集团优势，进行集中采购可以充分利用规模效益来减 2．4 接收与领用 少成本支出，以达到降本增效的管理 目标。 供应商送货到指定地点，采购员负责到货签收，并通知需 此类物资的集 中式管理不同于项 目物资，项 目物资根据 求人员领用。之后 由采购员在系统中做接收，生成采购接收 项 目建设周期安排，物资与项 目需求一一对应 ，计划性强，而 单，需求人员进行领用，生成领用单并签字确认。 办公及信息用品借助 电子 目录信息平台，实现规范办公及信 2．5 帐务处理 息用品集约化管控流程，提高工作效率的目的，这也为集团广 由物资人员统一提付款申请，由财务人员根据一揽子协 泛实行集中配送管理进行了初步实践。 议及接收单进行发票匹配及付款流程。 电子 目录系统借助应用程序套件，通过基于 Web的电子 1 办公及信息用品原有管理模式问题分析 目录建设，将从采购到支付的网络采购解决方案完整化，从而 在过去，办公及信息用品作为低值易耗品一直未被列入 快速有效地处理采购请求、采购订单、询价、报价和签收等业 集团管控范