ZHZY-GD-某Z01公文档案管理规定.docVIP

河南正弘置业有限公司 编 号：ZHZY-GD-XZ01 版 本：1.0 生效日期： 管理体系文件 公文档案管理规定 密 级： 发放编号： 编 制： 审 核： 批 准： 版本修订记录 序号 修订日期 修订内容 修订人 版本 备注 适用范围 控制目标 公文:是指公司总部或项目公司与政府职能部门、相关单位间传送的外部文件、公司内部传送的各类文件，但不包括管理文书与合同文件。 档案:在职能活动中形成的、办理完毕、对公司和社会具有保存价值的文字、图表、声像、视频、数字信息等不同载体组成的信息材料，是经营活动的真实记录和重要依据。 职责 总部人力行政中心 负责公司总部公文和档案管理，并指导项目公司的公文和档案管理工作。 项目公司综合管理部 负责项目公司的公文和档案管理工作。 管理规定 公文分类 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。 决议：适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。 通知：适用于批转下属部门或者公司的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求下属部门或有关单位需要周知或共同执行的事项；发布行政规章、管理制度；任免和聘用干部等。 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 指示：适用于对下级布置工作，提出开展工作的原则和要求。 请示：适用于向上级部门或本单位领导请求指示、答复和批准事项。 批复：适用于答复下级部门请示事项。 报告：适用于向上级部门或本单位领导汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级部门的询问。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 条例：适用于制定规范活动、行为的规章制度。 规则（或规定、办法、细则等）：适用于规定某种工作所必须遵守的准则。 函：适用于对外或部门之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 公文格式及行文规则 公文一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、抄送部门、印发时间等部分组成。 发文执行统一编号，具体方法见附件。 文件一般采用A4幅面，组织架构图和管理架构图可以选用其它幅面。标题字采用“小二”黑体，正文采用小四号宋体，1.5倍行距。附件或标注可采用“小四”或“五”号字宋体。 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：一，第二层为(一)，第三层为1，第四为1)。 公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外。一般不用标点符号。 不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。 公文除“会议纪要”外，应当加盖公章。 文件的打印校对。文件由主办部门提供电子版交人力行政中心或所在的项目公司综合管理部按正式行文修正打印，主办部门负责校对。文件末栏处应署上打印、校对者的姓名，以落实责任、提高文件质量。 文件必须盖章或签字，密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”，文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。文件纸一般用A4型。 发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发领导的签发日期为准。 收文管理 收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序为：签收→登记→筛选→分发、传阅→拟办→批办→承办→催办→办复→立卷→归档→销毁等环节。公司总部接收公司外部单位公文，由公司总部人力行政中心负责办理。项目公司接收公司外部单位公文由项目公司综合管理部负责办理。公司内部各单位间的收文管理依据《权责手册》权限进行审核/审批。 各部门收到外部公文后，应先由总部人力行政中心/项目公司综合管理部进行登记编号，收文按时间顺序不分单位、性质，采用统一编号，一文一号。 签收。收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。 收文登记。对收到的公文，按照“公司/项目公司+文件类型+日期（8位数）+当日第几份公文”的格式进行编号（如：2009040301），并记录公文的来源、收文时间、标题、去向和处理结果。登记可采取簿册式登记或电脑登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登。 筛选。对收文进行鉴别和归类，在重要公文的首页附加公文办理单。 分发、传阅。总部人力行政中心/项目公司综合管理部根据有关规定或领导批示，按照一定的程序将公文送相关领导阅知。办理公文传阅应随时掌握公文去