《秘书实务》第五章–信息工作.doc

第五章 信息工作 第一节 信息和信息工作概述 一、信息的基本知识 (一) 信息的概念 广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。 狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。 秘书机构信息工作对象,主要是指狭义的信息,即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息。 (二) 信息的特征 1.时效性2.可增长性3.可传递性4.可分享性5.可贮存性 （三) 信息的类型 1.直接信息和间接信息2.动态信息和静态信息 3.无记录信息和有记录信息4.初级信息和高层次信息 二、信息工作的意义 (一) 为领导决策提供可靠的信息根据 (二) 为领导日常工作提供有效的信息咨询 (三) 是秘书机构做好其他工作的重要保证 三、信息工作的基本要求 (一) 准确完整(二) 及时高效(三) 适用适量 第二节 信息工作的一般程序 一、信息的收集积累 (一) 信息收集的范围 各级党政机关颁布的方针、政策、法规 上级领导机关或主管部门发布的意见 所辖地区、所属单位的基本情况 对本组织工作或产品的反馈信息 同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等 第二节 信息工作的一般程序 一、信息的收集积累 (二) 信息收集的渠道 1.信息网络2.文件资料3.大众传媒4.会议 5.来信、来访、来电6.调查研究 (三) 信息收集的方法 1.阅读法2.观察法3.听记法4.交换法5.索取法6.购买法 二、信息的筛选和校正 (一) 信息真伪的鉴别(二) 信息的校正补充 (三) 信息价值的鉴定 三、信息的分类 首先，根据是否具有很强的时效性, 分为需要立即处理输出的信息和暂时不需要处理的信息。 其次，根据不同信息接收者对具体内容上的需要，分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息等。 四、信息的深度加工 (一) 信息的浓缩提炼 浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过长的信息压缩成简短的信息。 提炼是通过对零碎、肤浅、杂乱的原始信息的分析,运用逻辑推理得到高质量的二次信息。 (二) 信息的综合研究 通过分析、研究，将大量原始信息转变成高层次信息。 高层次信息——反映事物全貌、揭示事物本质和规律并能预测事物发展趋势的信息。 有情况 有分析 有建议 五、信息的传输和反馈 (一) 信息传输的方向 向单位内部传输(内向传输) 向单位外部传输(外向传输) (二) 信息传输的控制 对信息需求的控制 对信息共享程度的控制 对信息传输时机的控制 (三) 信息输出的方式 1.口头传输2.书面传输3.电信网络传输 （四）、忧患信息的传输 1.控制问题型信息的传递范围2.将问题型信息 “反题正作” (五) 信息的发布 新闻发布会 / 信息发布会 “××媒体沟通会” (六) 信息的利用及反馈 了解信息被各方采纳、利用的情况，及时调节和改进信息处理流程，提高信息的利用率。 第三节 信息简报 一、信息简报的概念 机关、团体、企事业单位自行编发、用来反映和交流信息的内部报刊之一 。如“工作动态”、“信息快报”、“内部参考”、“信息交流”等。 向上级机关的信息简报投稿、报送或对外横向交流,是本单位信息输出的一个重要形式，有利于相互之间工作协调与合作。 第三节 信息简报 二、信息简报的编写方式和一般要求 单条信息的编写——将每一条信息写成一篇信息稿(新闻稿）。单条信息要求新、准、快、短。每条以两三百字为宜。 信息综述——将许多内容上有联系的零星分散的信息,加工编写成一篇综合性信息材料。综述性信息材料能够反映事物的全貌和发展过程。 第三节 信息简报 三、信息简报的格式 单期式简报——发布日期不确定、每期仅发布一两条重要信息的简报。 多期式(杂志式)简报——有固定的印发周期(如每月两期)，每期发布多条信息的简报。 第四节 网站的信息管理 网络是最便捷的信息传播工具。各类组织大多建有自己的网站(或网页),网站管理成为秘书机构一项重要的常规业务。 单位网站有对外展示形象和对内进行管理的功能，但网站最主要的功能乃是传播信息，展示形象或内部管理的功能也是通过网站信息流通的手段来实现的。 单位网站的信息管理是信息工作的重要内容。 第四节 网站的信息管理 一、网站管理制度 (一) 分级管理和专职管理制度 (二) 信息发布审查制度 (三) 保密制度和奖惩制度 (四) 网站内容定期更新制度 二、网站信息制作与展示 网站的内容应该具有价值和原创性。 网站应调动用户积极提供内容信息，让他们方便自由的上传内容。 网站信息要具备下载和打印功能