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本期专题:
本期专题:中层管理如何做好时间管理
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目 录
【本期专题】
中层管理如何做好时间管理——“没有时间”是否常挂你嘴边
中层管理如何做好时间管理——把急迫变重要
中层管理如何做好时间管理——时间管理的六条法则
【热点活动】
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ELN3产品中如何设置非课程考试?
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中层管理如何做好时间管理
—— “没有时间”是否常挂你嘴边
我认为我自己就是一个大忙人,同时经营好几个公司,还坚持经营管理咨询工作。每个月要完成十几篇报刊杂志和网站等约稿,每年还要出好几本书。但包括英文著作在内,我一直都严守交稿期限,一次都没有拖延过。除此之外,我还要在国内外做很多演讲。2004年结束了对堪称是“21世纪新帝国”的金砖四国(巴西、俄罗斯、印度和中国)的实地考察。至于个人休闲方面,几乎每个周末我都能去玩越野摩托车或雪地摩托车。尽管如此,我仍有不少剩余时间。
普通的上班族也能挤出更多的时间。
首先是要确认去年一年的工作记录。特别是对其中的会议或洽谈等业务记录进行详细分类,确认具体哪些事项各花了多少时间。分析后你会发现,其中有不少是想不起来当时都做了什么的空白时间。
接下来算算晚上的时间。公司一般下午6点下班,就寝时间为晚上11点的话,之间还有5个小时。若扣除中途交通约1小时,那还剩4小时。加上周末和法定节假日,自己能自由支配的时间可达到总体的20%~30%,甚至有的人可以达到40%。如果一天中醒着的时间是16个小时,那么20%就有3-2个小时,40%就有6-4个小时的自由时间。再乘以365天的话,一年中至少有1000小时的自由支配时间。就算从中扣除吃饭等其他时间,也完全可以挤出充分的时间去“改造自我”,为自己的未来进行再投资。
你不妨把日记本中的日程安排按其重要程度用颜色做记号,如“非常重要—绿色、一般重要—黄色、不太重要—红色”等。然后,再根据三色管理的日记本进行时间调整。同样,“时间调整”也要进行彻底。把凡是红色标识的会议或洽谈等日程安排毫不留情地砍掉。最关键的一点就是要努力砍掉一半的黄色日程且要付诸实际行动。
按上述方法创造时间的同时,还要量身定做自己的工作日程。合理制定繁忙时期工作日程的技巧只有一个,那就是把“一定要完成的重要事项”排在优先位置。比如,我再怎么忙也一定会把休息日陪孩子一起玩作为优先考虑。其次就是海外出差,个人娱乐(滑雪、越野摩托车等),公司的重要活动、例会。再有剩余时间的话,就安排一些其他会议或洽谈、接受采访等。
当然,每个人优先考虑的因素是因人而异的,但只要通过上述努力,试着更主动去制定自己的工作日程的话,上班族的时间管理将会发生本质性改变。
【本期专题】
中层管理如何做好时间管理
—— 把急迫变重要
每天,我们一踏入办公室,就会立刻卷入急迫的事情中:那些必须“立即回复”的邮件、看起来只需两分钟就能解决的突然需求、开会前要完成的一份报告等。我们都知道,应该减少做急迫的事情,而聚焦在重要的任务上,为什么我们做不到。要怎么聚焦在重要的事情上,而不被急迫的事困住?以下有三个方法:
一、每天选择三个重要的事,完成它们。把这三件重要的事写在纸上,放在你能够看到的地方。当你有片刻的时间,不要查你的电子邮件,而是看一下这张张,处理这些事,看看一天下来你能够完成几件。
二、关闭电子邮件。把Outlook以及新邮件提醒的无线网络关掉,尽可能让自己不受电子邮件的干扰。当你决定处理重要的事件时,你至少得给自己一个小时的时间。如果网路是太大的诱惑,你干脆也把网路关闭。
三、一个星期安排二十分钟与自己开会。把这二十分钟排在自己的行事历程里,把它当成和主管开会一样重要。如果你的工作场域是一个开放的空间,不妨预订会议室的空间,和自己独处。在这二十分钟内,准备好专案工作事项、待完成事
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