秘书职务岗位说明书.docVIP

秘书职务岗位说明书（请各部门根据本部门实际情况修调） 岗位属性 编号： 岗位名称 秘书 所属部门 部 直接上级 部门负责人 直接下属 无 职等 定编 1人 岗位目的 通过本岗位的工作努力，致力达到提升部门工作效率，促进部门内外有效信息沟通，规范文件与文档管理，提供负责人日常事务处理支持的目的。 岗位职责 负责协助上级进行部门工作计划、绩效目标、绩效行为、交办事项的记录、跟催、汇总、汇报，从而致力于促进部门工作效率和执行力的提升； 负责部门文件/单据/文档的收发、跟踪、归档与保管，从而致力于保证部门内文件传递的及时性、查询的便利性、建档的条理性，保管的完整性； 负责部门内各项会议的会议前期准备、会议记录、与会议事项的跟踪，以及会议精神的传达与会议资料的保存。从而致力于会议效率的提升、会议精神传达、和会议决议的落实； 负责在部门内外信息沟通渠道的建立，促进部门内、上下级间有效的信息沟通，促进部门充分信息交流； 负责办公室内勤事务的处理（办公用品、对外联络、后勤服务等）； 负责为上级提供管理或业务运行数据的收集、查询、汇总、筛选及初级分析； 负责为上级提供基础文书处理支持； 协助人力资源部进行部门内的考勤管理/协助财务部进行部门预算管理。 负责相关规章制度、业务流程、通知要求的整理保管； 负责协助部门负责人进行本部门的知识管理与促进经验的共享（客户信息、业务信息、各项知识、各项经验、各项智力成果的归结与汇总）； 负责向总裁办汇报本部门相关工作进度和运行状态；并协助总裁办对部门总体工作计划、绩效目标的推进。 上级交办的其它事项。 关键绩效指标 计划跟催率： 有没有及时对各项计划进行跟催，和及时反馈 文件管理规范性： 部门内文件是否规范分类和保管完好 文件传输及时性 文件有没有按时效进行传递和收发，有没有出现收发错误 交办事项完成率 交办事项的理解程度，完成效率，配合支持程度 工作差错率 负责的职责与交办事项有无出现差错 任职资格 教育程度 大专以上学历，专业与各部门工作职责相对应。 经 验 一年以上本部门相关专业的工作经历 知 识 计算机应用知识，基础管理学，绩效/计划管理，文档管理，信息管理，懂一定财务与人力资源更佳。 技 能 熟练的办公自动化应用能力（打字速度每分钟不低于50个，能用EXEL进行数据筛选、数据复杂计算、数据简单分析、熟练基本窗口操作，能熟练做出各项图表与结构图）；良好的书面与口头表达能力；良好的与人沟通能力；懂得基本的业务特征与流程。 所需培训课程： 业务类 业务操作流程，管理流程，部门岗位职责 知识类 《基础管理学》，《非财务人员的财务知识》，《非营销人员的营销知识》，《非人力资源的人力资源知识》，《办公室自动化与信息管理》，《绩效与计划管理》 技能类 《完转电子表格》，《基础统计方法》，《文档分类与管理》，〈〈公文写作〉〉 制度类 考勤管理制度，预算管理制度，费用报销制度，奖惩制度 观念类 《沟通的意念》，《职业素养与职业心态》，《7个习惯》 《时间管理》 岗位说明书 Page 2 of 2