01文件控制程序20160620.docVIP

1.目的 对与公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。 2.范围 适用于与质量管理体系有关的文件控制 3.职责 3.1总经理负责批准发布质量手册和有关支持性文件。 3.2管理者代表负责审核质量手册。 3.3管理部负责组织对现有体系文件的定期评审。 3.4各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 3.5各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4.程序 4.1文件分类及保管 4.1.1质量手册(包含了公司质量方针、质量目标)他所有过程控制的程序文件，由综合管理部备案保存。 4.1.2公司质量管理体系的三级管理文件，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则，包括：管理标准(行政管理文件)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录文件；以及针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等。由各相关部门自行保存并报综合管理部备案。 4.1.3管理标准，即行政管理文件，如各种管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的政策、法规文件等，由管理部负责保存或发放。 4.2文件的编写、审核、批准、发放 4.2.1文件编写完毕后，由各部门文件资料员交各相关部门汇签，提出修改意见，主管领导审核、批准后，由编写部门进行修改。 4.2.2为使文件是充分和适宜的，文件发布前应得到批准，规定如下表： 序号 文件名称 编 写 审 核 批 准 发放范围 1 质量手册/程序文件 综合管理部组织 管理者代表 总经理 总经理、管理者代表、各部门 2 管理指导文件 主管部门组织 部门负责人 管理者代表 各有关部门 4.2.3应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本，文件的发放要填写《文件发放记录》。 4.3文件的编号原则 4.3.1质量手册： QDOK-QM-×××× 其中：QDOK——本公司名称简称 QM——质量手册英文简称 ××××——发布年号 4.3.2程序文件： QDOK-PF-×××-×× ① ② 其中：QDOK——本公司名称简称 PF——程序文件英文简称 ①——对应标准条款号 ②——顺序号 例如：QDOK-PF-4.2.3-01表示本公司第一个程序文件《文件控制程序》。 4.3.3管理指导文件： QDOK-MF/IF-×××× 其中：QDOK——本公司名称简称 MF——管理文件英文简称，IF——指导文件英文简称 ××××——年号顺序号 例如：QDOK-MF-201601，表示公司2016年编制的第1个管理文件。 4.3.4外来文件编号： 4.3.4.1外来文件如有编号，则沿用原编号。 4.3.4.2外来文件如无编号，则采用以下编号原则： QDOK-WL-××（顺序号） 4.3.5记录： QR- ×××-×× ① ② 其中：QR——质量记录英文简称 ①——对应标准条款号 ②——顺序号 例如：QR-5.6-01，表示第5.6章“管理评审”中的第1个记录。 4.4文件的标识 4.4.1文件标识包括编号、版本号、修订状态、受控状态、发放号等。 4.4.2文件根据受控状态分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量管理体系运行密切相关的文件应为受控，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其“受控”状态的印章，并注明分发号。非受控文件为提供给公司以外人员使用的文件，凡未加“受控” 印章的文件均为非受控文件。 4.4.3文件版本及修改状态控制 为确保文件的有效性，公司采取版本或修改状态来控制最新版本。版本号采用大写A、B、C……，表示第一、二、三版……；修改状态号用阿拉伯数字0、01、02……表示未修改、第一次修改、第二次修改……。 质量手册局部修改时，版本号不变，但修改状态随之更改。版本号只在结构变动时或整体更换时，文件由A版换为B版； 质量手册内各控制程序及第二级文件的版本号和修改状态之间的关系为:第一版本文件可以修改10次，即修改状态号最高为10，当超过10次时，文件换版，由A版升为B版。 4.5文件的更改 质量手册由综合管理部负责组织更改，填写《文件修改审批表》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合管理部发放。 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件修改审批表》，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放。如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。必要时对文件进行评审与更新，并再次批准。 文件修改方式： 文件修改采用划改、换页的方式，所有被换页的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。划改的文件应由文件资料员根据《文件发放记录》将原文件统一收回划改后交回使用人员，以确保文件的有效版本的使用。 4.6文件的领用 在文件发放规定的范