02-文件管理过程.docVIP

山东凯旋橡胶有限公司 文件编号：QG/KXQM.02-2014 标题：文件管理程序 编制 质检部 审核 批准 修订状态 A0 实施日期 2014年4月1日 1.目的 为了使公司内部各类文件的编制、发放、使用得到控制，特制定本规定，达到现场使用有效文件的目的。 2.适用范围 本规定适用于山东凯旋橡胶有限公司技术类、管理类标准文件。 3职责 3.1综合部负责确定各类文件的编号原则，相关文件编制部门按照文件编号原则对文件及相关记录进行编号并到综合办备案。 3.2质检部负责制定管理类文件中的质量管理部分。 3.3技术部负责制定和修订技术类文件。 3.4 生产部负责制定管理类文件中的安全、生产部分。 3.5设备部负责制定管理类文件中的设备维护、保养、计量能源类。 3.6各部门负责参与各项制度的制定工作，负责分管过程的质量记录编制工作。 3.7副总经理负责所有文件的批准工作。 4.定义 4.1文件：信息及其承载媒体，包括有纸形式或电子形式。 4.2文件分为外来文件和内部文件 内部文件分为管理类文件、技术类文件。 管理类文件包括：质量方针/目标、质量手册/质量程序文件、质量管理制度、表格。 技术类文件包括：控制计划、作业指导书、施工表、配方表、各类标准等。 5.内容 5.1文件编写流程 职责(岗位) 接口文件(记录表单) 各归口部门（管理文件） 文件报批稿 技术部（技术文件） 受控文件签发表(含发放范围) 各归口部门 文件 负责人 受控文件签发表 总经理 文件 N 受控文件签发表 Y 质检部 编号规则 质检部 受控文件发放登记表 技术部门 发放文件一览表 文 各部门过程负责人 文件更改内容 文件更改申请表 5.2文件的编写与审批 各部门按附录一范围分别编写内部管理类、技术类文件，填写受控文件签发表(一式两份)，并明确文件的发放范围报副总经理批准。 5.3文件编写格式 5.3.1程序文件类编制格式见附录二 5.3.2技术类标准编制格式见附录三 5.3.3管理类制度编制格式见附录四 5.3.4各类制度及质量记录表单的编号原则见附录五 5.4.质量记录表单的设计及备案 a.质量记录表单的格式由其归口部门负责依据各类制度、标准进行设计，经批准后到综合办办理统一编号、备案手续方可投入使用。 b.已在综合办质量记录表单总目录中备案的记录表格，任何部门不得随意增减或修改。如需增减或修改，由归口部门向综合办提出申请后，方可进行增减修改。 5.5文件的归档 5.5.1综合部负责对正本文件，包括〈受控文件签发表〉等资料进行存档，并建立检索方式。 5.5.2外来文件由各使用部门签收，并在《外来文件一览表》中予以登记，编号采用外来文件自身的编号，并受控发放和使用。 5.6文件的发放控制 5.6.1文件发放方式：纸质。 文件签批后各部门统一转到综合部，综合部在《受控文件一览表》中予以登记并进行发放控制，发放时文件除盖受控号以外，还需盖骑缝章，其余部门不允许直接发放文件。 5.7文件的发放、接收、转发 5.7.1综合部在进行文件发放时，根据确定的发放范围，填写受控文件发放登记表,由接收部门签字确认。 5.7.2文件接收时，各职能部门、车间必须详细填写文件接收一览表电子版。 5.7.3文件需转发时，由文件需求部门填写申请，注明需复印文件名称、份数经文件起草部门领导签字同意后，由综合部负责复印，并填写专用的复印受控号。5.7.4复印后的文件各部门或车间应填写《文件转发登记表》，由文件接收机台或岗位操作主手签字接收。 5.7.4各部门的文件接收一览表为部门现行文件清单。 5.8文件的使用要求 5.8.1各职能部门、车间必须有专人对文件和资料进行保管并负责宣贯，以保证文件和资料的有效实施。 5.8.2凡涉及保密性的文件，各文件持有部门要做好保密工作，如有泄密等问题，一律按公司保密规定处理。 5.8.3文件使用过程中，需对文件进行保护，保持文件的清晰。 5.8.4各部门文件持有者因工作调动时，将所持文件交下一任接替岗位人员，由其将情况反馈至发放部门。发放部门要在原发放记录上做好标记。 5.8.5文件使用现场不允许对文件进行复制。凡需复制的硬拷贝受控文件由综合部负责复印并编注受控号后发放。无受控号印章复制的受控文件均为无效文件。 5.9文件的评审 文件编制部门需对各类文件定期评审，如有更新，需重新进行审批。当