3记录控制程序(7-9).docVIP

记录控制程序 1、目的和适用范围 1.1规范记录控制和管理的要求，以提供服务及其过程符合规定要求和QEO管理体系有效运行的依据。 1.2适用于全公司与QES管理体系有关的记录。 2、管理职责 2.1公司综合管理部负责对公司管理体系记录进行归口管理。 2.2公司综合管理部负责建立并保存人员培训、资格考核等记录。 2.3项目部负责建立并保存业主满意及评价、与服务有关的过程监控记录、设备运行维护记录。。 2.4各职能部门负责本部门所使用的记录的控制和管理。 2.5记录应保持清晰、易于识别和检索。填写人员对其记载的记录真实性、准确性、有效性负责。 3、记录控制流程 4、程序 4.1记录分类 记录分为内部记录和外部记录；固定格式记录和非固定格式记录。 ●内部记录指在本公司范围内形成的记录； ●外部记录指由供方提供的记录； ●固定格式记录指本公司编制的质量活动表式； ●非固定格式记录指非表格式的记录，如：会议记录、报告，也适用于供方提供的质量证明文件和试验、检测报告。 4.2记录标识 4.2.1公司综合管理部根据QES管理体系运行需要，对管理体系记录表式统一标识编号。 4.2.2项目部各部门根据本部门开展质量活动的需要，确定编制记录表式标识编号，经项目部经理审批后报综合管理部备案。 4.2.3记录的标识应简明正确，便于识别。项目部应对记录表标识编号作出规定。 4.2.4因实际需要更新或添加记录表式时，按《文件控制程序》4.5 条款执行，并报项目部重新登记、标识和编号，同时废止原有的表式，由记录表式使用部门负责回收和销毁。 4.3记录的收集、贮存 4.3.1公司综合管理部负责收集公司QES管理体系活动的记录，如：内部质量审核、管理评审、有关质量信息的数据分析及纠正、预防措施的验证记录，按规定做好收集和保存。保存期限为二年。 4.3.2各部门、项目部的质量活动由部门按相关文件规定作好记录，由填写部门负责收集保存。对采购、设施、设备和服务监控测量等记录由相关部门负责整理、登记保存。各记录保存期限由各部门、项目部予以规定。 4.3.3所有记录的贮存应统一放置在干燥、通风的场所。 4.3.4在对服务标识有要求的情况下，记录与实物质量必须一致并可追溯。 4.4记录的保护、检索 4.4.1记录应有专人保管，在保管期内每年检查一次，发现问题及时纠正。 4.4.2为便于检索和追溯，视需要，同一记录应按时间顺序编制流水号。 4.4.3本司人员征得有关部门负责人同意可以查阅相关的记录。 4.4.4合同有规定时，经分管领导批准，有关记录可供业主/业主代表查阅。 4.4.5被检索的记录需离开保管场所时，应办理登记手续并及时归还，保管人记录归还日期。 4.4.6记录不得随意更改，特殊情况需要更改时，应采用划改，并由划改人员签名或盖章。不符合规范的记录，不能作为质量评价的依据。 4.4.7每张记录均由填表人签字及填写日期，填表部门负责人对记录进行监督。 4.5记录的保存期限和处置检查。 4.5.1记录的保存期限分为长期保存和有期限保存两种，记录的保存期限按相关文件的规定执行。 已超过保存期限或已废止的记录应予以销毁。 4.5.2程序文件规定的记录，由综合管理部批准后销毁。 5、相关文件 《文件控制程序》 6、记录 6.1《记录表格清单》 6.2《记录文件清单》 6.3《文件/记录销毁审批表》 程序文件 9 记录 外部记 录 内部记 录 记录表式编制 批准发放 记录表式使用 记录表式收保存 记录表式变更