浅论馆藏档案数字化前期工作中存在的问题和对策.pdfVIP

学兔兔学兔兔 第36卷 第1期 天然气勘探与开发 浅论馆藏档案数字化前期工作中存在的问题和对策 丁 勇 李 平 (1．中国石油西南油气田公司档案馆 2．中国石油西南油气田公司勘探开发研究院) 摘 要 企业档案数字化前期工作中存在着思想重视程度不一，实施中协调难度大、执行标准难统一、对外监 管难把握，档案资料的安全保障措施不够等问题，结合工作实际提出相应对策：加大宣传力度，充分认识档案数字 化工作的重要性和必要性；组建项目组，明确职责；遵章守制，审慎选择外委公司；加强沟通协调，统一标准；提高防 范意识，确保档案安全。参3 关键词 档案数字化 前期工作 问题 对策 0 引言 作就是将纸质文件扫描成电子文件，任何人都可以轻 而易举地进行，操作简单，是件可以等可以拖的事，因 根据中国石油天然气集团公司(以下简称“集团 此造成企业档案数字化工作经费不足，硬件设施落 公司”)“十二五”信息技术总体规划的部署，为实现 后，高素质档案人才匮乏，档案人员知识结构陈旧的 业务系统与档案管理系统的有效集成，集团公司内部 现象普遍存在。 建立了统一的档案管理平台和以档案信息资源为核 1．2 工作协调难度大 fi,的知识管理平台，并于2008年12月启动了中国石 馆藏档案数字化工作是由多个业务部门协调配 油档案管理系统(即“E6系统”)，2011年2月正式上 合共同完成的。比如档案的调档、档案录入质量的检 线运行。 查验收、档案数字化软硬件设备的安装、调试、维护等 在应用E6系统的基础上，持续开发、完善系统 都分别由不同部门、不同人负责。如果在前期准备中 功能，基本实现档案工作的标准化、规范化与现代化 不把各部门间的关系和职责分工理顺、明确，进行较 管理，馆藏档案数字化工作已经启动。笔者所在单位 好的衔接和协调，在实施过程中就很容易因其中一个 把馆藏档案数字化工作提到了议事日程，计划利用四 部门或一个环节的工作影响而延误整个工作进程。 年半的时间完成馆藏档案数字化工作，使馆藏档案数 1．3 执行标准难统一 字化率达到80％以上。结合本单位开展此项工作的 虽然集团公司制定了《中国石油天然气集团公 实际情况，针对发现和可能存在的问题，提出以下相 司档案数字化技术规范(试行)》，但因馆藏档案形成 应的对策。 时期、形成地域的不同，各档案管理部门在实施馆藏 档案数字化工作时仍会面临一定的差异，有时会出现 1 存在的问题和困难 无章可循的情况。以扫描为例，图像越清晰，扫描仪 分辨率越高，图像所占空间越大。有人认为在扫描图 1．1 思想重视程度不一 像时应首先考虑容量，控制图像所占比例，而有人则 由于档案保存的是“历史”信息，是“完成时”而 认为扫描应首先考虑图像清晰度。 不是“现在时”，不能直接为企业创造经济效益，因此 1．4 对外监管难把握 作为信息记载媒介之一的档案信息一直没有得到应 近年来，各单位办公设备不断补充完善，软、硬件 有的关注和重视。近年来企业虽体会到了信息的重 配置基本满足扫描软件的正常运