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浅析当下高校行政公文写作中存在的规范化问题 浅析当下高校行政公文写作中存在的规范化问题 高校针对公文写作的实际性问题，对行政公文的规范性提出了更深一层的要求。行政公文就是具有法律性能的文书，是高校在开展公众活动中的主要方式。从现在高校的行政公文写作来看，在各个层面上都存有着不规范的问题，严重阻碍了高校公文写作水准的升高，不利于高校形象的塑造。所以，笔者针对高校行政公文的规范进程给予了探讨与关注。 　　1 有关规范公文写作的重要意义 　　高校的行政公文创作符不符合规范，就是度量其工作效率与管理水准的主要标准之一。近年来各个高校及其下属单位都面临着上级的各种工作评估，需要高校提供大量规范原始的材料，包括各种正式的公文。然而，就算一篇公文的内容非常的好，但是若是格式错误，也一定会不利于公文的总水平，不利于发挥作用。 　　2 现下高校行政公文写作里存在的主要规范性现象 　　经过对一些学校的考察分析看出，如今各个学校对行政文书的规范与管理都是相当看中，但是在实际公文的写作阶段中产生了许多不规范的情况，从整体上来说，总结出来主要有如下几个问题： 　　2.1 标题与文种运用不规范： 　　根据《国家行政机关公文处理办法》（以下称为《办法》）的十条第六项对文书标题提出了确切的要求，要求公文的题目应当简单叙述出公文的核心内容，通常标识发文部门与公文类型。笔者最后总结有如下几点： 　　第一，在公文标题中存有的问题。 　　（1）标点符号的错用、滥用： 　　学校文书写作中常常出现公文部分标点用错、乱用的问题，如《XX学院有关给予张XX（吴XX）等两位学生记过处分的决定》，但在《办法》第十条中第六项里提到行政公文的题目除了规章和法规外要引用书名号，别的通常不用。依据公文规定的表达方式，两人和两人之上可以以第一人的名字做代表，后面用等略去，不用全部表明，此篇公文小括号的运用就是错用，可以把里面的吴XX与括号删掉。 　　（2）表意不明确、事由不简明： 　　高校公文写作中的标题应该简明扼要的概括公文的内容，但常出现标题有语病、表意不清的现象，无法简述其核心内容，重复累赘。如XX院校科技部《有关转发〈教育部社科司关于教育部哲学社会科学研究重大课题攻关项目2012 年度招标工作的通知〉的通知》，这一个公文的标题重复赘余，有关与的通知出现太多，应当减去并删掉书名号，发文部门并且要承前省略。可以改成《转发教育部社科司关于教育部哲学社会科学研究重大课题攻关项目2012 年度招标工作的通知》. 　　第二，文种使用不规范。 　　依照《办法》第二十五项第三条着重对文种给出了详细规定，公文文种要依据发文部门的权责、主送机部门文关系与行文目的确定。文种的运用是否规范直接影响到公文目的的转达。在高校行政公文中发生了文章错用与乱用的情况。高校行政公文错用的问题着重体现在函和报告、函和请示、通知和决定、请示和报告等方面。主要原因就是因为行文关系的不清楚、适用范围的模糊所引起的。如《学院网络中心关于2014 年1 月25 日中午校园网出口中断的公告》，这一个公告错用公告和公告的针对对象是全校的网络客户，但公告的通知范围太大，适于国内外重点法定和重要事情的公布，而校园网出口中断不在这一范围，所以不能用公告，应用通告行文。 　　2.2 惯用语使用与格式编排运用不规范 　　第一，惯用语运用不规范。 　　因为公文行文关系、内容和文种的差别，在结语与过渡中时常运用习惯用语，其结束语与过渡语应当有不一样的用法。如《大学就业指导中心关于报考公务员、选调生加盖公章事宜的通知》，在结语中说祝广大毕业生就业顺利，万事如意！，不切合行政公文严肃严谨的规定，这是乱用敬语，应变成特此通知。 　　第二，格式编排使用不规范。 　　高校行政文书规格各要点的标志没有依据《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）（以下称为《公文格式》）来行文，尤其展现在每个高校网络中的电子公文上，格式各不相同，极不规范，着重展现在： 　　（1）字体、字号标注和层次序数标注不合规范： 　　在《公文格式》对公文的字体、字号给出了详细规定，若是有签发人的，签发人名字是3 号楷体，签发人用3 号仿宋体标识；公文题目要用2 号小标宋体字；主送机关、正文、附件、抄送机关等均用3 号仿宋体标识等。笔者总结高校的电子文档和单位的公文，发现对字体、字号的运用特别不规范。在《办法》中的第二十五条第六款对层次序数标注提出了要求，结构层次的序数，第一层到第四层名为一、，（一）， 1.，（1），需要注意的是一 后面使用的是顿号，1 下面是点号，其余的（一）和（1）括号后面是不带顿和点号。当只有一个结构层次时则不用其他叙述。但是有些高校的行政公文仍然存在层次序数标注不规范，如第一层就直接用1、2、3等来进行标注。