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小企业会计档案管理问题浅析 　　【摘 要】 会计档案管理是一项十分重要的工作，国家相关部门对其有专门的制度规定。2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，进一步完善了相关规定，使企业会计档案管理工作有理论可依、有制度可守、有规范可循。本文分析了小企业会计档案管理的意义和特点，指出其会计档案管理中存在的问题，并提出相应的改进建议 【关键词】会计档案；会计档案管理；前置管理；内控 一、小企业会计档案管理的意义和特点 1.小企业会计档案管理的意义 （1）为企业管理提供原始数据 企业无论规模大小，都需要进行经营决策和经营管理。而财务数据，则是经营决策和经营管理的重要依据。因此，做好会计档案管理工作，能够准确地为企业管理提供相关数据，尤其是历史数据，以满足经营决策和经营管理的需要 （2）全面、完整、真实地记录重大经济事项 小企业会计档案管理工作所涉及的会计资料范围较广，一些与企业重大财务事项相关的资料往往也包括在内。所以，做好小企业会计档案管理工作，能够全面、完整、真实地记录企业重大经济事项，有利于档案资料的保管和利用 （3）便于企业加强内部控制 在企业的内部控制中，会计档案资料对发展战略、业务控制、资产控制、审计控制等都起着直接或间接的作用。可见，做好小企业会计档案管理工作，对加强企业内控有着重要的作用 2.小企业会计档案管理的特点 （1）会计核算专业档案数量相对较少 相对于大中型企业，小企业因其业务规模等原因，会计档案核算资料一般较少。如会计凭证，由于业务量的原因相对不会太多；因业务活动所涉及的会计科目及其他原因，会计账簿数量与大中型企业也会有所差别。从一方面来说，这对会计档案管理是有利的；但从另一方面讲，小企业的特点决定了其内部必定存在着粗放式的管理，又有着不利于会计档案管理的地方 （2）会计资料档案化管理范围较广 一般说来，会计档案仅指记录一切经济业务的会计核算资料，档案种类比较稳定。但是，鉴于小企业自身的特点，为便于档案管理和利用，财务部门需作为档案管理的会计资料范围较广，有时甚至会涉及到文书档案的范围，诸如合同、与重大经济事项相关的批准批复文件及记录事项过程的相关资料、与税务银行等部门往来所需的文件等 （3）档案管理部门、人员、设施配置存在缺陷 小企业由于其自身的一些客观原因，如规模、财力、管理特点及需要等，以及主观原因即因不受重视导致“相应的经费投入就十分有限”，“基础设施欠账”，在档案管理部门、人员、设施等方面与大中型企业有着较大的差别，主要表现在管理权限及保管地点的划分、管理设施的配备、管理人员的配置及专业程度等。这无疑为小企业的会计档案管理工作增添了新的内容 二、小企业会计档案管理存在的问题 1.小企业缺乏具有针对性和行之有效的管理制度 由于小企业会计核算专业档案数量较少，导致部分小企业中存在着“没有按规定建立会计档案管理制度，有些虽然建立了会计档案管理制度，但制度不够完善”的现象 2.小企业对会计档案管理工作不够重视 小企业领导一般对财务部门的会计核算工作和财务管理职能给予重视，但对财务部门的会计档案如何管理并没有提出具体工作标准，致使许多小企业会计档案管理所需的“硬件”――管理设施和“软件”――管理人员配置等不到位，导致小企业会计档案管理工作的各个环节的完整性缺失 3.小企业会计档案管理工作缺乏有效性 小企业由于自身的特点和条件的限制，经常会产生会计档案管理工作方法单一、缺乏有效性的现象。这种现象贯穿了会计档案的形成、整理、装订、排列、保管等全过程 4.财务人员未能正确发挥应有的作用 财务人员在小企业会计档案管理工作中未能正确发挥应有的作用，一是指财务人员的作用基本上未发挥出来，其专业特长未能运用到会计档案管理工作中去；二是小企业将会计档案管理工作几乎全部交给了会计人员和会计部门，缺乏相关部门的参与和协调 5.小企业电子会计档案不规范 小企业电子会计档案不规范，主要是因为企业对电子档案的特殊性认识不足，缺乏相关管理经验，一般体现在企业缺少专门的制度；档案资料的形成、备份、保管等程序不规范；未建立辅助账簿等，导致档案资料损坏、遗失甚至外泄 三、解决途径与对策 新会计档案管理办法第五条规定：“单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全”。小企业必须根据自身的特点，建立健全相关制度，重视规范管理工作，更好地完成会计档案管理工作 1.建立行之有效的管理制度 小企业需建立、完善会计档案管理制度。管理制度应包括：规范会计档案的形成、整理、装订、排列