Word文档操作常见问题解答.docVIP

Word文档操作常见问题解答 按： 3月24日，人力资源部聘请党政办公室主任李宪寅为培训班人员讲解了Word文档的操作知识并进行了现场的实际操作。为使大家进一步掌握相关内容，现将有关学习材料以问答的形式整理后发给大家，以供参考应用。 一、Word排版 （一）页面设置的上、下、左、右边距设为多少合适？ 答：一般设为A4页面。 建议上设“2.5厘米”，下设“2.6厘米”，左设“3厘米”，右设“2.8厘米”。也可根据实际稍作调整。 或者，可直接应用Word的初始页面设置数据。 （二）字体设置 （1）正文标题设多大字体？ 答：一般设为二号字体、宋体加粗，或者设为黑体。 （2）正文设多大字体？ 答：一般设为三号字体、仿宋。 （3）正文序号有什么要求吗？ 答：一般设为三级即可，即：“一、”、“（一）”、“1．”。 如果分级比较多，也可设为：“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”、“1）”、“①”、“a.”……但要注意标点符号的写法，见下表： 正确写法 错误写法 一、 一， （一） （一）、 1．（也经常写为“1、”） 1， （1） （1）、 1） 1）、 ① ①、 a. a、 从以上可以看出，凡是带“（）”、“X）”、“”的，后面均不加任何标点符号，凡是英文字母的，均不加“、”，但要加“.”。 （4）那么，正文中各级标题的字体、字号该如何设置呢？ 答：一级标题可设为宋体加粗。 二级标题可设为黑体。 三级标题可设为楷体加粗。 其他标题，均可设为同正文的字体一样，即仿宋、三号。 （三）正文中的表格，如何快速处理？ 答：先将表格与正文字分页，分页时可在表格标题的前面按“Ctrl+Enter”，即可分开。 排版时，先排文字，再排表格。分别排好后，合并即可，即删除硬回车，即可实现合并。 （四）我在操作合并文字、表格时，出现了表格跨页，怎么处理？ 答：一种方法，表格不合并，但要将后面的部分文字提到前一页，在相应的地方注明“见表X”；如果前面的文字较多，可以通过增加行间距的方法，使前面的文字尽可能地填满这一页。 另一种方法，表格与文字合并，但这样操作可能会使表格跨页。为了自动显示表格的表头，可以选中第一行，选“表格”-“在各页端以标题形式重复出现”，以达到目的。 （五）表格的排版与正文的排版一样吗？ 答：为了突出正文，建议将表格的内容设置为小四号、宋体，将表格第一行设为小四号、宋体、加粗。行距选择“单倍行距”；或者“最小值”，然后选择数值。 具体也可根据实际进行设置。 （六）正文中有图片，怎么排？ 答：类似表格的排版。可先分、后合。 但图片的标题一般放在图片正下方、居中。而表的标题，一般放在表格的正上方、居中。 （七）有附件时，如何设置？ 答：在此举例加以说明。以下均为规范的排版。 （1）有两个以及的附件排法： 附： 1．GB/T21470－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量 与公差 盘、柱环、筒类》 2．GB/T21471－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量 与公差 轴类》 说明：序号前要空两格。如果附件的内容超过一行，则换行时，后面的行要与第一行的文字对齐，而不是与序号对齐。 （2）只有一个附件的排法： 附件：GB/T21470－2008《锤上钢质自由锻件机械加工余量与公差 盘、柱环、筒类》 说明：此时采用自动换行即可。不同点还有，两个以及时用的是“附”；只有一个附件时用的是“附件”。 （八）写任何材料都需要有落款吗？ 答：不一定。 但请示类、报告类材料，都必须有落款和日期。 时间一般排在右下方；落款排在时间的正上方；时间和落款之间一般不能空行。 二、关于Word文档的校对 （一）校对的内容包括哪些？ 答：一般包括文字校对、格式校对、序号校对。 （二）怎样快速发现格式排版上的问题？ 答：在全选状态下，很容易快速发现问题。点击“编辑-全选”，即可实现全选；或者按“Ctrl+A”，可快速实现全选。 （三）序号怎么校对？ 答：在全选状态下，可以快速发现自动添加“编号”的情况。可以手工改正。 在校对正文的过程中，最好先改正错误的序号，再进行排版、校对。 （四）对文字的校对一般要注意哪些内容？ 答：校对的内容很多。如果有书面资料，则以书面资料为参考。如果没有书面材料，则应注重以下几方面内容的校对。 （1）错别字的校对。举例如下： 错误写法 正确写法 按装 脉膊 搏 甘败下风 自抱自弃 一愁莫展 穿流不息 欢渡春节 欢度春节 一幅对联 元霄节 元宵节 震憾 既使 一如继往 峻工 打腊 老俩口 水笼头 名信片 鬼鬼崇崇 金榜提名 走头无路 不能自己 坐阵 编篡 做月子 合笼 合龙 …… …… 在我们公司，特别要注意部门名称和人名的