第三章书面沟通课件.ppt

2.4 报告的撰写——资料的组织模式 2、问题-解决方案组织模式 组织结构 找到问题 分析问题：解释其背景和由来、讨论其严重性和程度、分析问题的原因及影响因素 解决问题：分析解决方案的优劣势 结论可放在开始也可放在结尾 适用情况：读者持中立立场时 2.4 报告的撰写——资料的组织模式 3、逐一排除法组织模式 组织结构 讨论问题及其成因 探讨那些不切实际的解决方案 说明其不切实际的原因 最后提出可行性方案 2.4 报告的撰写——资料的组织模式 4、SWOT分析组织模式 组织结构 Strengths 方案的优点 Weaknesses 方案的缺点 Treats 面对的挑战 Opportunities 面对的机遇 机遇放在挑战之后，强调了正面信息 适用情况：评估某个建议、项目或方案 2.4 报告的撰写——资料的组织模式 5、演绎或归纳组织模式 演绎法：由一般到具体 先从总体上阐述问题及其对机构的影响 再过渡到对问题各个部分的讨论 在各个部分讨论各自的解决方案 归纳法：由具体到一般 从受众对问题的定义入手 再过渡到对该问题所归属的、更高层次的问题的探讨 适用情况：需要受众对已经意识到的问题重新定义 2.4 报告的撰写——资料的组织模式 6、地理或空间组织模式 按照讨论的各个问题的物理排列或形成的单位进行 例：销售报告 欧盟市场销量有所上升 东欧市场销量趋缓 中东市场销量急剧下降 非洲市场销量强劲上升 亚洲市场销量略有上升 …… 2.4 报告的撰写——资料的组织模式 7、职能组织模式 按组织职能构成，对各职能单位的问题和解决方案进行讨论 例：2014年度的主要成就 经济 教育 研究 国际协调 …… 2.4 报告的撰写——资料的组织模式 8、时序组织模式 按事件已经或将要发生的顺序来记录事件和组织报告 例： 10月份完成的工作 11月份完成的工作 12月份完成的工作 1月份的工作计划 …… 2.4 报告的撰写——文章结构 1、开端部分 封面（标题页） 授权（目的、职权范围、调查范围） 目录 序言 感谢（有时放在文末） 摘要 2.4 报告的撰写——文章结构 2、主要报告部分（所有报告均包含以下三部分） 前言 结果与讨论 结论（有需要时还可以加上“建议”） 3、补充材料 引用文献和参考书目 附录 索引 2.4 报告的撰写——报告类型 注：无论哪种报告，都要符合受众对报告的期望 1、工作总结 概述 罗列项目或工作成果 分析成功的原因 分析存在的问题 给出解决的对策和建议 结尾 2.4 报告的撰写——报告类型 2、建议书 对两种或两种以上的备选方案进行评估并推荐其中一种 结构 解释将要做出的决策 列举所有方案 说明选择标准 讨论备选方案 给出建议 建议和结论放在开头还是结尾取决于受众的习惯 2.4 报告的撰写——报告类型 3、申请或证明报告 对某一购买、投资、雇用或政策调整行为进行推荐或论证 结构 说明你需要的是什么或为什么需要 简单陈述问题或需求的背景 解释每种可能的解决方案 总结实施建议所要采取的行动 要求对方采取你所希望的行动 可应用问题-解决方案模式进行组织 2.4 报告的撰写 如何有效陈述 使用正式的文风，不要使用缩略语和俚语 面向多重受众，避免使用“你” 报告中应解释有关专业背景知识和资料 使用清晰、生动的语言，避免因专业而晦涩 最大限度地减少重复 运用视觉材料，标明资料来源 合理运用总目录、章节目录、过渡词、主题句和标题 3 网络沟通 网络沟通的特点 效率高、成本低 跨越时间空间限制 能实现多方同时沟通 具有一定的隐蔽性 信息过载 建立信任较难 文字表达具有一定的局限性 难以作为正式文件 3 网络沟通 网络沟通的主要形式 电子邮件 网络电话和网络传真（Skype、Globe 7、LINECall、微信等） 即时通讯（QQ、Skype、微信等） 公众信息平台（博客、微博、微信、Facebook、推特、BBS等） 3 网络沟通 网络沟通策略 扬长避短，发挥每种方式的优点 注意影响面，内外有别 关注技术趋势，掌握沟通新方法 注重时间管理，提高信息获取能力 网络沟通原则 线上线下保持一致 尊重他人 营造良好形象 3 网络沟通 电子邮件 主题明确，不发无主题和无意义主题电邮 注意称呼，避免冒昧 注意避免打印和语法错误，正式商务邮件避免使用网络词汇和表情符号 及时回复邮件，但别对他人回复邮件过分期许 邮件易于丢失，因此提醒对方查收，尤其附件 不要随意转发电邮 如果不是工作需要尽量避免群发邮件 给不认识的人发邮件时，请介绍自己的详细信息 若对方有工作邮箱，工作邮件不要发对方私人邮箱 3 网络沟通 即时通信软件 不要随便要求别人加你为好友，除非有正当理由 别人状态为Busy时勿扰，除非事出紧急 IM只适合谈工作中的小事情（10句话以内），如果情况复