行政类档案工作规范.doc

党群、行政类档案工作规范 为了加强党群、行政类档案工作的业务建设，不断提高科学管理水平有效地为学院工作和社会服务，并为考核党群、行政类档案工作提供依据，参照原国家教委《高等学校党群、行政类档案工作规范》和国家档案局发布的《归档文件整理规则》，制定本规范。 一、基本原则 1、凡是学院在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、电子文件数据和声像等不同载体的各种文件材料，均属党、政档案。 2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发和利用。 3、学院各归档部门要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案工作人员，协同档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。 4、党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各处、系、室的计划与规划；纳入管理制度；纳入管理人员的职责范围。做到“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。 5、党、政文件材料应由部门的兼职档案工作人员收集、整理，并按规定对文件材料进行鉴定、分类、填写归档文件目录，编制移交目录，按时向学院综合档案室移交。 6、要努力实现党、政档案工作的现代化管理。大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。 二、归档范围 1、归档的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考凭证作用和研究价值。必须反映学院各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。 2、归档的主要内容包括党务、行政管理工作中形成的各种载体的文件材料。具体归档范围见附表。 3、归档的重点以学院形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料为主。 三、整理要求 1、各归档部门的专职文书处理人员或兼职档案员，要严格按照《江西现代职业技术学院部门立卷工作规范》做好文件的收集、整理工作。 2、归档的文件材料必须遵循其形成规律，保持彼此间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3、归档的文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件（热敏传真纸文件等）应予复制。 4、确定归档文件的“件”。一般以每份文件为一件，文件正本（包括附件）与定稿为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文各作为一件。 5、电子公文形成部门必须将具有永久和长期保管价值的电子公文制成纸质公文，由部门领导签字并加盖部门公章与电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。 6、归档文件整理程序，应以件为单位，按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行。 7、归档文件材料应逐件装订，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。 8、归档文件的排列。应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，按事由结合时间、重要程度进行排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。 9、归档文件的编号，应依分类排列顺序逐件编号，在每“件”文件首页上方空白处，加盖统一的归档章，并使用蓝黑或黑色墨水笔填写有关内容。如果文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。 10、每份文件页数按有图文的页面计算，用阿拉伯数字填写，由整理人员用钢笔在文件右下角编制页号，且均为单独流水号。有页数的文件按原页数，不用重新编写页数。 11、填写归档文件目录一式两份和备考表，字迹清楚、整洁、用钢笔写。 四、归档验收 各部门兼职档案员将归档文件整理好，由档案室检查合格后，编制移交目录，在次年六月底以前，办理移交，双方履行签字盖章手续，并各执一份存查。 附： 党群类档案归档范围和保管期表 D Q 1 1 党 务 综 合 序号 归 档 文 件 保管期限 1 上级党组织有关党的建设的文件材料 （如文件是针对学院的，则永久保存） 长期 2 学院党代会文件材料 ⑴大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等 永久 ⑵提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 长期 ⑶参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 短期 3 学院党委会、常委扩大会、书记院长碰头会、支部书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 永久 4 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结） 永久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久 6 以党委名义召开的工作会议材料 永久 7 院党委和上级党委调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 永久 8 党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿 永久 9