举办社区参与活动,地区节资助计划及地区文化活动资助计划.pdfVIP

附件二 南區區議會 舉辦社區參與活動、地區節資助計劃及地區文化活動資助計劃 申請發還先付開支的簡介 (A) 申請發還先付開支的程序 1. 有關申請發還先付開支，主辦團體可視乎需要，考慮以下安排： (a) 在活動完成後，一次過申請發還舉辦該項活動時所先付的實際 開支；或 (b) 在活動完成前，除可申請預支不超過區議會撥款的 50%外，可 最多兩次申請發還餘額 。 2. 主辦團體如欲申請發還全部有關舉辦活動的先付開支 ，須填妥下列 文件： (a) 南區區議會發還先付開支申請表； (b) 活動報告（團體必須提交可核實的證據，以證明獲得資助的活 動已經舉行，例如：活動照片及海報、入場 、宣傳單張或橫 額式樣等）； (c) 報價紀錄表（如適用）；及 (d) 由執業會計師或註冊核數師證實完整無訛的綜合賬目結算表及 核數報告（只適用於撥款額達 600,000 元以上的地區節資助計 劃及地區文化活動資助計劃的活動）。 3. 主辦團體必須連同申請南區區議會撥款項目的所有經蓋章及簽署 作實的活動支出單據正本（所有的單據必須附有購買／服務日期，並須清 楚列明所購買物品的名稱 、數量 、單價等資料，或採辦服務的種類 、性質 等具體資料），及不申請南區區議會撥款項目的收據副本，並於活動完成 後的一個月內，或於規定限期內（日期已註明於批准撥款的信件內），遞 交予南區民政事務處辦理申請發還先付開支的手續 。 4. 為方便日後核對工作 ，主辦團體可視乎需要 ，考慮登記活動參加者 （如收費活動的參加者/ 購票人士）的姓名及相關資料 ，並妥為保存 ，及於 活動完結和獲得發還款項後，將有關資料刪除。 1 註： 粗體標示的部分是新增或修訂的內容 5. 如主辦團體在活動完成前 ，欲申請發還部分先付開支 ，仍須填妥發 還先付開支申請表及報價紀錄表（如適用），連同欲申請的項目的單據正 本，盡快遞交至南區民政事務處 。但在活動完成後，主辦團體仍需在一個 月內，或規定限期內，呈報整項活動的賬目，並須填妥發還先付開支申請 表及活動報告，連同其餘的單據正本一同遞交予南區民政事務處，以便處 理發還活動的撥款餘額 。 6. 除非南區區議會或屬下委員會另有指示，否則，活動的實際開支假 如少於批准的撥款額，南區區議會及主辦團體會按贊助比例削減實際分擔 費用 。 (B) 逾期申請發還先付開支的制裁及凍結期 7. 假如主辦團體未能在活動完成後的規定限期以及十四天「寬限期」 內，向南區民政事務處遞交發還先付開支所需的各項文件以辦理手續，南 區區議會便會即時撤銷發還區議會資助的餘款。此外 ，有關團體在下次再 向南區區議會提出任何撥款申請時，有關的申請將會被暫時凍結，在凍結 期內將不獲考慮 。第一次違反者的凍結期為三個月 ，第二次則為期六個月， 第三次或以上則為期十二個月 。 (C) 申請發還先付開支必須注意的事項 (一) 發還先付開支申請表 8. 填寫發還先付開支申請表，應予注意的要點如下： (a) 如有其他團體 / 機構 / 政府部門贊助該項活動 ，必須清楚列明各 方所付金額的細節，並附上有關文件為據，例如會議記錄及收 據等； (b) 各項活動的實際開支的類別，須與撥款申請表內的預算案相 符；以及 (c) 申請發還的金額，以不超過經批准的撥款為限。 9. 發還先付開支申請表內各項目須由主辦團體主席/ 申請人證明核對 無誤 ，如有印鑑須蓋章作實 。如非由主辦團體主席/ 申請人簽署核實 ，須書 2 註： 粗體標示的部分是新增或修訂的內容 面解釋及授權 。 10