接待办会工作经验与体会.pptVIP

集团公司接待办会等综合事务工作经验与体会 2011.8 内容提要 1.接待工作 2.重要仪式 3.重要会议 1.接待工作 1.接待工作 第一步，接收信息 领导安排 公司邀请（公司邀请如是正式邀请，要发邀请函，并盖公司办公室章，以示尊重） 文件信函 电话传真（通过来电获悉的，要填写电话记录并在电话沟通中表明来访时间、人员和意图。通过传真收到的函件要及时报主管领导） 1.接待工作 第二步，制定接待方案并报批 完整报批件包括请示/接待方案/对方人员和意图等资料（见对方函件或电话记录） 1.接待工作 第三步，安排落实任务 会议室安排（电脑、投影、PPT） 参观地通知（现场各种准备、各物件的摆放如宣传栏/相关人员站位等） 酒店预订（来客如住宿且由我方安排的情况下，在我方指定宾馆） 礼品准备（制作或是购买，要按照程序申领） 沟通确认（再次和对方确认，勾兑信息，怕万一对方信息有变动） 1.接待工作 第四步，现场落实 第一种情况：参观接待 提前布置好（如解说员到位/参加人员通知到位） 摄影摄像准备 现场引导（或公司领导引导） 礼品备好（如只参观） 1.接待工作 第四步，现场落实（或几种情况次序出现） 第二种情况：会见座谈 会场布置（席卡、会议材料） 摄影摄像准备 设备控制 会务服务（茶水等） 1.接待工作 第四步，现场落实（或几种情况次序出现） 第三种情况：宴请 席卡 菜单（有的客人忌口） 烟酒（茅台等自带比较划算） 结帐 1.接待工作 第五步，送站（对方如有要求，含接站） 迎接人落实 车辆落实 与机场/车站的沟通 1.接待工作 第六步，资料归档 资料归档（对方的函件/电话记录/方案/接待手册/菜单/席位图等） 新闻审看 新闻发布 2.重要仪式 2.重要仪式 第一步，接收信息 领导安排 文件信函 电话传真 沟通协调（确定时间、地点、双方参加人员、主要议程，协议文本由业务部门和下属单位负责） 2.重要仪式 第二步，领导审批 制定方案（确定议程、参加人员、任务分工、预算安排等事项） 2.重要仪式 第三步，现场布置 选定广告公司 监督布置现场（不要忘了设置贵宾休息室及其内部布置） 发布参会人员通知（含时间/地点/着装要求/路线图等） 2.重要仪式 第四步，现场控制实施 现场引导（礼仪） 现场服务（茶水/香槟） 摄影摄像 新闻媒体控制和协调（新闻通稿/酬谢等） 2.重要仪式 第五步，后续工作 宴请（参见“接待”） 送对方离开（对方有要求，参见“接待”） 第六步，资料归档/新闻审发 3.重大会议 3.重大会议 第一步，落实组织结构 成立文稿起草小组 成立会务实施小组 分别制定方案报批（会议议程/参会范围/时间地点/预算安排） 3.重大会议 第二步，布置会场 落实广告公司布置会场（设备/礼仪/背景板/席卡） 制作会议材料（含领导讲话文稿） 会议通知发布 会议邀请（企业上级或政府领导，安排接送/礼品/宴请） 安排演出（如有） 3.重大会议 第三步，现场控制实施 设备管理 会场服务（茶水） 摄影摄像 演出协调（如有） 3.重大会议 第四步，后续工作 宴请 接送站 第五步，资料归档/新闻发布 4.心得体会 4.体会 细节，细节，还是细节；细心，细心，更要细心。 安排必须落地（亲历亲为，执行力） 换位思考（假如你是领导） 心态调整到位（服务领导、服务大局） Thank you very much for your listening. * 1 * 1