高等学校新聘用人员人事档案审核归档过程中问题及注意点.docVIP

高等学校新聘用人员人事档案审核归档过程中问题及注意点 　　【摘要】我国的各高等学校几乎每年都进行各类人员的招聘，以填补及充实岗位的空缺、人员的不足。在这一过程中，人事部门除选考聘用新工作人员，同时还要对新聘用人员进行档案的交接及归档整理，在新聘用人员档案交接及归档整理中，往往会出现各种各样的问题及情况。本文以某高等学校为例，对新聘用人员人事档案在审核及归档整理过程中存在的问题及注意事项进行了分析，归纳及总结 【关键词】高校人事档案，新录人员，档案管理 人事档案是每个人历史的真实记录，它记录了每个人的学习经历、工作经历；涉及的内容材料有个人履历、自传、学历学位、专业技术职称、各种鉴定材料、政审材料、入党入团材料、加入非中共组织的材料、奖励材料、处分材料、工资材料、任免材料、聘用材料等；在实际工作中，人事部门对工作人员进行的政治、业务管理及评价也是以人事档案为基础的；如对工作人员进行考察考核、选拔聘用、提拔晋升、人事调动、岗位聘用、退职退休等都是以人事档案为依据，进行各种手续及事宜的办理。因而可以说个人的人事档案，无论是对个人还是组织都非常重要，意义重大。下面来梳理高等学校在新聘工作人员过程中，档案审核、归档、整理时容易出?F和发生的问题 各个高等学校根据各自的发展、规划及每年的人员减少（包括自然减员和流失），每年需要补充各类工作人员，对各类工作人员的补充，基本上采取向社会招聘的办法，主要来源是应届或往届的各层次毕业生。当他们一旦被高等学校聘用，就变成了某高等学校的新聘用工作人员，就要发生在被聘用之前形成的个人人事档案的移交手续，由于我国的各类学校众多，加之各校为学生建立的学籍档案材料形式不一、内容不一、材料数量不一，所以新聘用人员在档案移交时，会出现各种各样的情况，有档案材料不全的、有记载内容不符的等各种情况均有发生，因此对各类新聘用人员档案在接收后，进行规范的、专业的整理是非常必要的，既可以审核新聘用人员在报名填表时信息的真伪与准确性，还可以发现目前为止人事部门不了解、不掌握的信息或情况，有利于更好地了解新聘用人员，发挥其作用，做到人尽其才 一、 对新聘用人员档案审核、整理、归档的步骤及要求 由于新聘用人员大多数是应届毕业的各层次毕业生（如：博士生、硕士生、本科生等），也有往届毕业的或者有过工作经历的人员，这些新聘用人员的档案大多数没有进行过认真、严格、系统的审核整理，因此各高等学校对新聘用人员的档案要进行严格的、认真的、系统的审核整理 （一）要对新聘用人员的档案进行准确的分类、编目。由于新聘用人员的档案大多数是未经过分类、编目的散单片，原生态的装在档案袋内，个别装订好的档案也是由于顺序、位置的原因，也需要重新分类、编目，因此要做到： 1.要严格按照人事档案的分类标准进行分类。如：一类，个人履历材料；二类，个人自传材料；三类，各种鉴定材料等，以此类推。分类要做到认真、细心、准确，避免出现分类错误，如：漏编或重复等情况 2.在档案分类、编目过程中，对不符合档案材料要求的材料要进行技术处理，保证档案材料形状的统一性。例如：现在要求档案材料一律采用A4纸形式，对不符合A4纸要求形成的档案材料就要进行技术加工及处理，使其成为A4纸形式的档案材料。保证档案形状的一致性及顺序的统一性，为查找、利用档案创造便捷、省时、高效的有利条件 （二）对新聘用人员档案材料进行审核。对分类、编目、经过技术加工处理的新聘用人员的档案材料进行审核。审核主要是对档案材料不全，即缺档的材料，要求本人向原毕业学校或原工作单位索取，索取后交到人事档案管理部门，把个人原来的档案尽量补充齐全，为新单位提供准确、完整的前一阶段的个人档案，使新单位能准确把握、正确使用，也为自己的前途、事业和发展，做好基础和铺垫。常见的新聘用人员档案不全的情况或缺少的档案材料有：学历学位不全，对有过工作经历的新聘用人员来说缺少工资档案材料、缺少奖励材料，有的入党材料不全等。对上述情况要严格、认真填写《档案缺少材料登记表》，同时告知本人，要求本人积极配合，尽量在规定的时间内把缺少的档案材料提供给新单位人事档案部门 （三）鉴别收集到补充的档案材料。对收集到的补充档案材料要认真、准确、严格地进行鉴别，档案管理人员一定要认真负责，严格把关，本着对个人、事业负责的精神，对收集到的补充档案材料进行鉴别。深入细致地审查每份收集来的补充的档案材料，提高鉴别的能力及准确性，对于复印件归档的材料，必须查看原件，确认无误后，亲自动手复印，在复印件上签复印人姓名、时间，加盖“复印件与原件相符”印章后分类、编目、编写页码、归档，切忌收取本人提交的复印件。对于手续不完备、填写不规范、内容有涂改，重复出现的材料，坚决不能接收归档，一定要坚持原则，从源头确保档案材料的真实性、