促销品自行采购流程 (2).docVIP

流程名称：促销品自行采购流程 相关部门会签： 职位 签署意见 日期 业务流程确认 市场部总监 运营部总监 财务总监 董事长 发文单位 市场部 发文日期 目录 1流程概述 4 1.1 流程目的 4 1.2 适用范围 4 1.3 流程主人 4 1.4 用语定义 4 1.5 流程接口 4 2部门及岗位职责 4 3流程内容 5 4流程内控点和防范措施 8 5流程业务规则 9 6流程绩效KPI 9 1 流程概述 1.1 流程目的 为了进一步规范区域销售公司促销品采购规范，加快区域销售促销品采购速度，更快满足市场需求，现对自行采购促销品物料进行规范和管控； 1.2 适用范围 各销售公司 1.3 流程主人 市场部 1.4 用语定义 无 1.5 流程接口 序号 流程标准名 流程编码 1 促销品自行采购流程 SCB-12-11-26 2 部门及岗位职责 A 区域---销售公司 · 负责物料需求的提报； · 负责组织年度供应商选择、确认及定期评价； · 负责汇总物料采购需求和申请； · 负责与供应商进行打样、送货的沟通； · 负责物料的验收和签核； · 负责对外付款申请和准备付款资料； B 市场部—市场总监 · 负责促销品采购申请的审核； · 负责物料验收结果的签核； C 市场部—设计总监、产品经理 · 负责促销品采购申请的审核； · 负责设计稿发起和确认； · 负责促销品打样确认； ； D 财务部\采购部--- 主管指定人员 · 负责销售公司费用核销的抽查（制作类）； · 负责销售公司具体采购物料的抽查（制作类）； 3 流程内容 编码 流程节点 节点功能描述 部门 岗位 文档输入 文档输出 A1 发起供应商选择申请 每年10月底由销售发起供应商选择申请 销售公司 A2 组织进行供应商评估及确认 每年11～12月，销售公司协同总部相关部门进行供应商选择 销售公司、市场部、财务、、采购 供应商评价表 A3 采购需求申请 销售公司在活动开始前4周进行采购需求申请（含：活动计划、采购数量、广宣品的材质和规格要求）及询价结果（至少3家供应商加盖公章的报价单） 销售公司 A4 设计总监、产品经理审核 市场部设计总监、产品经理审核：活动计划、费用率、广宣品的材质和规格要求等是否符合品牌定位 市场部 设计总监、产品经理 A5 销售公司总经理进行审核 进行需求审核 销售公司 总经理 A6 市场部主管审核 市场部主管进行最终审核确认 市场部 市场部主管 A7 采购订单创建 销售公司结合总部确认的结果在采购订单创建 销售公司 A8 设计稿发起并确认 品牌进行设计发起，并确认设计稿并反馈销售公司 市场部 产品经理 A9 供应商打样 组织供应商打样，并进行初步审核与确认 销售公司 A10 打样审核确认 设计总监、产品经理审核确认供应商打样结果 市场部 设计总监、产品经理 A11 促销品的生产和交货 销售公司通知供应商进行促销品生产并交货，并跟踪到货进度 销售公司 A12 促销品验收并签核 促销品到货后，由销售公司进行实物验收并签字确认,并把会签资料转交给市场部、财务部、采购 进行二次会签确认 销售公司 促销品验收单 A13 验收合格结果发布 在验收会签当日把会签件传送给销售公司 销售公司 促销品验收单 A14 促销品管理 验收后当天销售公司要建立该批次促销品出入库及使用记录 销售公司 A15 付款结算 由销售公司直接结算，费用核销时， 1、销售公司把费用申请单、发票、价格对比单、报销单、物料验收单、照片及相关证明作为原始凭证 销售公司 财务 A16 费用审核 对KT板、 店招形象、、活动用的背景布、条幅、抽奖箱、抽奖卡、展桌、展架等物料进行抽查审核 财务部 4 流程内控点和防范措施 序号 内控点 内控措施 1 促销品物料申请 A 所有物料采购在比价周期的时间之前进行物料申请计划（暂定4周） B 临时申请的个案活动进行单独沟通处理； 2 促销品管控 A 物料到位后，由销售公司、使用方主管进行签字确认，销售公司总经理进行签字审核，并对确认结果进行不定期的抽查； B 在整个过程中出现差异由相关具体负责人进行责任承担； C 若涉及到重复使用的促销品，由销售公司自行建立资产管控台帐； 3 系统信息管控 A 提前进行申请，保障时间可控性（提前4周） B 用手工台帐进行管控 4 质量确认和效果验收 按照销售公司自行管控，市场部、财务部、采购抽查的形式执行； 5 流程业务规则 A 每年对供应商进行选择，每次促销品物料申请时，直接