档案管理细则摘要.PDFVIP

中国科学院上海生命科学研究院神经科学研究所 档案管理细则 一、 基本原则 根据神经科学研究所工作的实际情况，档案管理原则上实行分类 分责管理。特制定中国科学院上海生命科学研究院神经科学研究所档 案管理细则。自2014 年10 月1 日起实施。 本细则涉及的档案包括：综合文书档案、基本建设档案、职工个 人档案、研究生个人档案、研究生毕业论文、科研项目文书档案、科 学研究实验记录及原始数据档案、资源转移协议 （MTA ）、固定资产 采购资料档案、仪器设备技术资料档案、重点实验室相关档案以及其 他档案等。 二、 分类分责管理 1. 综合文书档案包括：研究所正式发布的文件，研究所收到上级 部门的重要文件、重大事件或重要会议的各类资料、各类会议 纪要以及其他属于综合文书档案范畴的资料。综合文书档案由 研究所综合办公室负责整理与归档。 2. 基本建设档案原则上由研究所综合办公室分管基本建设的同 志整理与归档，目前大型基本建设项目的档案一般由上海生命 科学研究院存档。 1 3. 职工个人档案由上海生命科学研究院统一管理。 4. 研究生个人档案由上海生命科学研究院统一管理。 5. 研究生毕业论文由研究所综合办公室分管研究生教育的同志 负责整理与归档。 6. 科研项目文书档案一般包括：项目申请书、批准立项文件、计 划任务书、年度总结、中期总结、预算书、年度决算、财务验 收报告、结题验收报告、批准结题文件等。科研项目文书档案 由科研管理处按照上海生命科学研究院档案馆的要求整理归 档。 7. 科学研究实验记录及原始数据档案一般包括：原始实验记录 本、原始实验数据资料 （各类载体）以及其他反映科学实验过 程的原始资料。科学研究实验记录及原始数据档案可由各研究 组自行保管。研究论文正式发表前，研究组应将相关记录上交 研究所科研管理处。研究组撤销前，应将研究组所有实验记录 上交研究所科研管理处。 8. 资源转移协议 （MTA）的原件一般可由各研究组或平台自行保 管，但需在签署 MTA 之时，上交一份复印件给研究所科研管 理处。研究组撤销前，应将 MTA 的原件上交研究所科研管理 处。 9. 固定资产采购资料档案中，50 万元以上仪器设备档案目前由 上海生命科学研究院统一存档。其他固定资产采购资料档案一 般由科研管理处分管固定资产的同志整理与归档。各研究组或 2 部门办理仪器设备入库时，应将采购合同复印件、设备资料清 单、设备照片、销售联系方式等资料上交科研管理处备存。 10. 仪器设备的技术资料档案一般由使用该设备的部门（研究组或 各平台）保存，使用设备的部门应特别注意对仪器设备的配套 专用软件、软件序列号、电子密码锁 （密码U 盘）等的保存。 11. 重点实验室相关档案一般由科研管理处分管重点实验室的同 志整理与归档。 三、 实验记录本的领用与管理 1. 神经科学研究所各个部门在科学实验过程中必须使用研究所 统一印刷的实验记录本。 2. 研究所实验记录本由研究所科研管理处统一制作并保存。各研 究组或平台可以按照需求进行领用。领用时科研管理处分管同 志需做好编号记录等工作。研究组或平台在发放给各实验人员 时，也应该做好编号记录工作。研究组或平台有义务及时将离 开实验室人员的实验记录本收回。 四、 各类档案的上交 1. 研究组在论文正式发表前，必须将与论文相关的所有的原始数 据 （分析、图表和照片等），按照科技档案要求标签清楚，整 理成文件交至给科研秘书 （研究组可