公文写作的基础知识和注意事项.pptVIP

公文写作的基础知识与常见问题分析 一、概述 1、公文的定义 公文是党政机关、企事业单位以及其他社会组织在公 务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制 作的具有法定效用和规范体式的文件，属于日常应用文 的一个重要组成部分。 4、公文写作与处理的意义 ■从办公室的角度看：它是机关工作的纽带，是领导工作的助手，是保密工作的重要环节，是档案工作的基础。 ■从法人单位的角度看：它是企业领导水平的客观反映；是塑造企业良好形像的对外窗口；是体现工作效率和质量的真实写照。 5、公文写作中的专门用语 1.称谓词 即表示称谓关系的词 第一人称：“本”、“我”，后面加上所代表的单位简称。如：部、委、办、厅、局、厂或所等。 第二人称：“贵”、“你”，后面加上所代表的单位简称。一般用于平行文或涉外公文。 第三人称：“该”，在应用文中使用广泛，可用于指代人、单位或事物。如：“该厂”、“该部”、“该同志”、“该产品”等。“该”字在文件中正确使用，可以使应用文简明、语气庄重。 2.领叙词 领叙词是用以引出应用文撰写的根据、理由或应用文的具体内容的词。 常用的有：根据□按照□为了□接……□前接或近接……□遵照□敬悉 惊悉……收悉□……查□为……特……□……现……如下等。应用文的 领叙词多用于文章开端，引出法律、法规以及政策，指示的根据或事实 根据，也有的用于文章中间，起前后过渡、衔接的作用。 3.追叙词 追叙词是用以引出被追叙事实的词。如：业经 业已 □前经□均经、 复经等。在使用时，要注意上述词语在表述次数和时态方面的差异，以 便有选择地使用。 4.承转词 又称过渡用语，即承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，有： 为此□据此□故此□鉴此□综上所述□总而言之□总之 5.祈请词 又称期请词、请示词，用于向受文者表示请求与希望。主要有： 希□即希□敬希□请□□望□□敬请□烦请□恳请□希望□使用祈请词 的目的在于造成部门之间相互敬重、和谐与协作的气氛，从而建立正常 的工作联系。 6.商洽词 又称询问词；用于征询对方意见和反映，具有探询语气。有： 是否可行□妥否□当否□是否妥当□是否可以□是否同意□意见如何 这类词语一般在公文的上行文、平行文中使用，在使用时要注意确有实 际的针对性，即在确需征询对方的意见时使用。 7.受事词 受事词即向对方表示感激、感谢时使用的词语。如：蒙□承蒙 属于客 套语，一般用于平行文或涉外的公文。 8.命令词 命令词即表示命令或告诫语气的词语。以引起受文者的高度注意 如： 表示命令语气的语词有：着□□着令□特命□责成□令其□着即 表示告诫语气的词语有：切切□毋违□切实执行□不得有误□严格办理 9.目的词 目的词即直接交待行文目的的词语，以便受文者正确理解并加速办理。 用于上行文、平行文的目的词，还须加上祈请词，如：请批复□函复 □批示□告知□批转□转发 用于下行文，如：查照办理□遵照办理□参照执行 用于知照性的文件，如：周知□知照□备案□审阅 10.表态词 又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。 如：应□□应当□同意□不同意□准予备案□特此批准□请即试行□按 照执行□可行□不可行□迅即办理等。在使用上述词语时应对公文中的 下行文和平行文严加区别。 11.结尾词 结尾词即置于正文最后，用以结束上文的词语。如：特此报告□通知 批复□函复□函告□特予公布□此致□谨此□此令等。 表示敬意、谢意、希望。如：敬礼□致以谢意□谨致谢忱 使用这些词语，可以使文章表述简练、严谨并富有节奏感，从而赋 予庄重、严肃的色彩。 二、企业常用公文文种 我国现行党政及企\事业使用的文种 2001年1月1日施行的《办法》规定了13种行政公文：令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 1996年中共中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》规定14种党的公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 我国企、事业单位最常使用的文种有9个： 请示、报告、意见、通知、通报、批复、决定、函、会议纪要。 企业常用的主要公文种类 请示 报告 意见 通知 通报 批复 决定 函 会议纪要 请示范例 ΧΧΧΧ关于ΧΧΧΧ的请示 ΧΧΧΧ: 鉴于ΧΧΧΧ，为了ΧΧΧΧ，根据ΧΧΧΧ。 拟ΧΧΧΧ（提出 请示的事项） 是否妥当，请审查批复 附：ΧΧ件共ΧΧ项 ΧΧΧΧ（公章） Χ年Χ月Χ日 报告范例 ΧΧΧΧ关于ΧΧ