14.4 access 2010 新功能介绍.pptVIP

資料庫與 Access 2010 14 14.1 認識資料庫 14.2 進入 ACCESS 14.3 認識 Access 物件 14.4 Access 2010 新功能介紹 14.1 認識資料庫 一、什麼是資料庫 資料庫 就像一個巨大的圖書館，裡面分門別類的存放著資料，可隨時新增或淘汰舊資料，讓使用者方便使用。在日常生活中有許多事物，可以用資料庫來處理。例如：個人通訊錄、公司會計帳及庫存、客戶資料或學生成績等，它們都有固定的格式與特性，可藉由資料庫的查詢、表單、報表等功能來做各項管理。 二、資料庫管理系統的使用 個人資料庫在使用及管理上較為簡易，但是如果是一個包含許多資料庫檔案的大型資料庫系統，則需要有專業的管理技術，例如：如何快速找到全國各地的客戶及訂單資料？如何建立資料庫檔案之間的關聯性？如何避免不同地區的人員同時更改同一筆資料？ 所謂 資料庫管理系統，就是用來解決資料庫管理上的問題。它將所有資料整合在一起，彼此分享，並處理資料。 三、關聯式資料庫 在資料庫中將二個以上的資料表經過相同欄位關聯之後，當作一個整體的資料庫來處理，快速達到資料查詢與整合的目的，此即 關聯式資料庫。例如在「產品資料表」內已有每項產品的詳細資料，若在其他資料表又填入產品資料，即造成資料的重複。因此利用關聯式資料庫，可在資料表之間利用一個欄位 (例如：產品編號)，把產品資料、銷售資料與存貨等資料表做連結整合處理。 14.2 進入 ACCESS 如果初學者，想必最先需要學習的技巧，就是如何進入 Access 吧！在此除了介紹進入的方法外，並學習如何關閉視窗。如果曾使用過 Office 2010 的其他軟體功能，那有關進入及離開的方法一定很快就能上手。 選按螢幕左下角的 開始 \ 所有程式 \ Microsoft Office \ Microsoft Office Access2010，進入該軟體。 14.2.1 啟動 Access 的方式 有三種操作方法可退出 Access 2010： 14.2.2 關閉 Access 的方式 Access 2010 的全新介面，對於使用資料庫中所有的物件來說，是十分方便的。以下將對於操作環境進行介紹，讓您使用時不再陌生。 14.2.3 認識 Access 操作界面 14.3 認識 Access 物件 Access 資料庫管理共有：資料表、查詢、表單、報表、巨集、模組六大物件。為了更清楚了解資料庫的內容，在此將藉由「北風」範例資料庫的展示來說明 Access的各種物件，這是 Access 內建的範本資料庫，裡面的資料十分完整 。 1. 利用範本功能開啟 「北風」範例資料庫： 2. 開啟「北風」範例資料庫之後，請先展開 功能窗格： 一、資料表 (Table) 在「北風」範例資料庫裡面，請選按功能窗格的 資料表 物件類別，其包含供應商、客戶、訂單?等等許多資料表，而其他基本資料分別儲存在各個資料表內。 資料表是由「欄」與「列」組合而成的表格，每一橫列 (Row) 的資料代表一筆記錄 (Record)，意即代表一個供應商的資料。每一直欄 (Column) 的資料稱為欄位(Field)，代表該筆資料的某指定特性，諸如名稱、地址、電話等等欄位。資料的新增、刪減，甚至簡易的查詢，都可在此完成。 二、查詢 (Query) 資料庫裡常用到的功能，除了資料的新增、修改、列印等，其中最方便的功能莫過於資料查詢，它可在千萬筆資料中，依所指定的查詢條件值與顯示欄位，迅速地列出查詢結果，或針對這些資料做更進一步的彙整、統計與分析。 除此之外還可將查詢條件儲存起來，以方便隨時查閱，並迅速顯示結果；若該資料表有所更新，其查詢結果當然隨之更新。反之，若有需要，也可開個新資料表來儲存查詢結果。查詢後，還可以依其他的特定準則做篩選或排序，更能符合需求。 三、表單 (Form) 讓顯示、輸入或編修資料時更為簡易方便，而且提供內定的版面格式。如下圖在 表單 物件類別中的 供應商清單 上連按滑鼠左鍵二下開啟表單內容。 四、報表 (Report) 資料表或查詢結果當然可以直接列印，但是如果使用報表 (Report) 功能來顯示或列印資料，除了較直接列印資料表或查詢結果時其格式更為美觀之外，更可以在其中加入運算、圖表或其他功能，讓它更具可看性，而且更具說服力，如下圖即在 報表物件類別中的 前十大訂單 上連按滑鼠左鍵二下開啟報表內容。 五、巨集 (Macro) 將一連串的指令記錄下來便成為巨集 (Macro)，在執行時只需按一下滑鼠按鈕，即可執行這一連串的指令。使用巨集只需錄製指令及執行過程而不用撰寫 VBA 程式。如下圖即在 巨集 物件類別中的 刪除所有資料 上連按滑鼠左鍵二下執行巨集內容。此例不刪除任何資料，請再按 否 鈕。 六、模組 (Mo