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论高校文档一体化管理实现 　　【摘要】随着办公信息化、自动化高潮的来袭，高校文书处理也逐渐从传统的纸质交流向互联网运作改变。为积极应对传统文档管理模式所面临的挑战，文档一体化管理已然成为高校档案工作发展的必然趋势。本文就高校文档一体化的条件和必要性进行分析阐述，并在此基础上为高校文档一体化管理的实现提出行之有效的措施建议 【关键词】文档一体化；高校文档管理；文件处理 一、高校文书处理与档案管理的关系爬梳 以往的高校文书工作者习惯于将文书处理与档案管理各自独立；然而，受到计算机全面普及与网络信息共享的大势所趋，传统的文书处理和档案管理方式也相应发生了变化。可以说，当前的高校文书处理中，这两项工作已然相互渗透，融为一体。本人一直从事文书处理和档案管理工作，多年的工作经验表明：文书处理和档案管理之间虽有各自的独立性与特殊性，但由于文书是档案的前身，档案是文书的归宿，两者间缔结的关系仍然是难以割裂的。因此，要实现文档管理的一体化，必须坚持一贯以来的“规范化、标准化、系统化”工作原则，在此基础上逐步改变、完善传统的工作方式，让文书处理和档案管理实现同步化、一体化，以便使二者能够相辅相成，互相促进 二、高校文档一体化赖以实现的条件 （一）高校文档构建机制是实现文档一体化的基石。文秘工作的协调部门主要是学校办公室与党委办公室，部分高校还将这二者合并为一体，合署办公。校长办公室成为学校文书处理和档案管理工作的主管部门，对全校的文秘工作者进行统一的调配、领导，并通过制定相对完善的管理措施和规章制度对文档工作进行管理。通过校长办公室在具体工作中对高校文书流转进行把控与监管，有效地为文档一体化建设给予组织领导方面的保证 （二）高校文档的处理方式为文档一体化提供便利。高校的文档资料一般由文秘人员处理，有序的专业训练使其对文档资料处理的各个环节十分熟悉。可以毫不夸张地说，每一份文档资料都是经过专业文秘人员收集、整理、立卷、鉴定、保管、编研等整理归档而形成的，也正是经历过这些流程，文书资料才能演变成文档资料，完成从零散的文件到档案的整个过程。因此，文秘工作者完全可以在文档一体化建设的过程中跳脱出文件与档案相隔离的窠臼，利用计算机互联网系统，把文件工作和档案工作整合为一。双管齐下的工作方式有助于亦文亦档的实现，这样既可节省工作流程，又可加强文档一体化建设的整体性 （三）现代化技术配备是文档一体化建设的硬件保证。高校的各个部门，基本上都有计算机、传真机、打印机和复印机等现代化技术配备。目前我国高等院校办公自动化也随着网络技术的普及而渐趋完善、成熟，文书管理部门、档案管理部门也都利用计算机网络系统进行工作。电子文件管理系统隶属于计算机诸多信息管理系统中的一种，在文件形成的初始阶段，电子文件便可同时被录入档案管理系统，从而为文档工作提供智能化的便捷。现代化技术配备能够让各职能部门快速地实现文书处理、满足对文件和档案存储及调阅的需求，这些都成为文档一体化建设的硬件 三、实现高校文档一体化管理的必要性 （一）高校文档一体化的实现是紧跟时代发展、适应现有学院机构和信息时代的必然要求。同时，也有利于节省工作流程，加强文档一体化建设的整体性，进而确保文档一体化的规范管理 （二）高校文档一体化为高校各部门提供更为快速和方便的信息共享，且有利于减轻各部门的工作量和节省资源。文书录入成为电子文档后，各职能部门的工作人员可以随时随地查阅，下载原文后亦可反复使用。目前，我国高校的文件电子化工作已相对成熟，方便、快捷、时效长成为其主要特点。例如：我校若要查阅某份关于奖励某年考取并入学就读硕士研究生学生的决定的文件，仅需在校园网的办公自动化系统中“查询方式”框输入上述文件标题的任何一个关键词，便可以方便、快捷地找到这一份文件而不用花费很多时间去档案室查找 （三）信息时代文档工作管理模式的与时俱进，是适应电子文件管理发展的应有之义。高校文书工作是学校党政办公室或者文秘部门的一项常规工作，但目前有的高校机关领导对其重要性认识不足、有的文书工作人员的工作不够专业、有的经常转换工作岗位，这些均在不同程度上导致文书处理比较混乱，甚而在文件管理过程中时有纰漏出现。俗话说“千里之堤毁于蚁穴”，早期文书撰写和收发工作中存在的瑕疵将会对文书的后续管理工作造成很大的麻烦。因此，实现文档工作的一体化，不仅是为了适应时代的变化和要求，更是为了解决传统文书处理存在问题的有效方法 四、高校文档一体化管理实现的途径 （一）完善计算机硬、软件和流畅的网络系统。“工欲善其事必先利其器”，要实现高校文档一体化管理，首先要有设备完整的计算机硬、软件和流畅的网络系统。传统的文件、?n案管理都是靠工作人员人工管理的，如果没有计算机的硬、软件和网络操作系统，工作人员将