工程采购文件资料的管理.pdfVIP

Project Manαrgement 2011 年第2期(总第 140期) 信豆管理 II过号rt 工程采购文件资料的管理 刘枫 (中国天辰工程有限公司， 天津 300400) 摘 要:工程项目采购资料管理是采购工作中的重要一坏。文章从采买、催交、检 验、运输、现场资料管理等几个阶段阐述了资料管理工作，供有关方面参 考。 关键词:采购资料管理;采买阶段;催交阶段;检验阶段;运输阶段;现场资料， 厂商资料 中图分类号: F407.9 文献标识码: B 文章编号: 1007-4104 (2011) 02-0031-02 随着工程总承包(EPC) 项目越来越多，采购资料管理已 项目上发来的会议纪要等文件接接受时间先后存档即 经成为采购工作中的重要一环。资料管理工作做好了，不仅 可，要注意在目录中登记好传递单号和接收时间。 厂商的技术标书和商务标书最好分开存档，技术标书和 可以为采买、催交、检验、运输等专业提供强有力的支持， 商务标书按请购单分门别类存档即可，最好按采购包存档。 而且也可以有效支持其他部门专业的工作。 设计发来的技术评审文件、采买工程师交来存档的商务 下面着重从采买、催交、检验、运输、现场资料管理(含 厂家货物竣工资料)等几个阶段简要阐述下资料管理工作。 评审文件、开标记录、综合评审文件一般都作为合同的技术 支持文件放在一起存档。厂商资质文件及法人授权委托书需 1 采买阶段 要单独存档。厂商资质文件主要核查以下几个内容:营业执 照(是否有当年年检章)、特殊产品生产许可证(例如压力容器 采买工作的主要任务是按照设计部门提出的材料请购单 制造许可证、防爆产品制造许可证等)等，法人授权委托书主 要核查是否有授权人(法人)签字或公章，是否有单位公章， 要求的技术规格、数量和工程进度计划要求的交货期，通过 询价报价等程序，以经济合理的价格签订订货合同。 是否有被授权人签字等。 合同(包括商务合同及技术协议)是货物采购的书面依 采买过程中需要整理的文件主要为设计发来的请购文 据，原始依据。为查找方便，建议按照合同签订时间l顺序按 件、项目上发来的文件(会议纪要等)、厂商的技术标书、商 务标书、设计发来的技术评审文件、采买工程师交来存档的 专业存放，并做出合同存放目录。 商务评审文件、开标记录、综合评审文件、厂商资质文件、 合同(包括商务合同及技术协议)等文件。 2 催交阶段 请购文件存档时建议最好分专业接接收到时间先后JI颐序 催交工作主要是督促供货厂商能够按照合同规定的