浅谈财务系统电子化信息环境下的档案管理.pdfVIP

医莲探讨自圃麟血。 浅谈财务系统电子化信息环境下的档案管理 梁怡欣 (中国科学院青藏高原研究所 北京) 摘 要:随着计算机网络信息技术的蓬勃发展，企业的财会工作由也算化向信息化方向转变，而 财会档案的管理也在信息化时代的影响下发生了巨大的变化，财务人员通过高端的信息化手段，实现 了无纸化的财务信息共享以及电子凭证、数字档案。 关键词:财务档案;电子化信息;管理 财会档案室中不存在先进的网络设备，这样在账务查账 -、电子化信息下财会挡囊管理的特点 过程中，只能通过传统滞后的方式，先在财务系统中调 信息化财会档案除了涵盖传统的纸质档案外，同 出账务，找出所需凭证号，然后再到档案室中找寻有关 时还涵盖了通过计算机和其他磁性介质或光盘保存起 凭证资料，如果档案室与财务办公场所之间相隔较远， 来的会计数据以及财务软件系统，一定程度上拓宽了 那么就会带来极大的不便，制约了工作成效。所以加快 财会档案的存储领域，但由于磁性介质太过依赖环境， 硬件设施建设，针对档案管理实际所需优化配置先进的 电子数据常常在温度、湿度等因素的影响下发生丢失 计算机、扫描仪等办公设施，综合财务系统与档案存放 情况，所以对使用存放环境提出了更高的要求。会计 地，从而提高财会电子档案的利用率。与此同时，针对 电子档案不像传统的纸质档案可以直接进行翻阅，而 档案保管地点和财务人员查询地点之间的空间性，为了 需要→定的计算机硬件及软件系统支持方可实现查 方便档案更好的查询，在相关硬件设施配备齐全后，若 阅，计算机系统是其必不可少的一部分，同时还注重软 能研发出和财务管理系统数据有效对接的财会电子档 件环境系统的优化配置。 案查询系统，那么财务人员就不再受档案管理人员的限 信息化财会档案由于实现了会计信息的数字化， 制，可直接调取原始档案，保障了档案的有效利用。 为统计分析、报表制作等提供了便捷，有效保证了财会 (3) 构建专门的财会档案管理信息平台。在财务 档案的高效利用，并且积极促进了会计信息系统与其 信息系统数据与信息单据管理基础上，为了有效处理 他管理系统间的优化整合，实现了财会档案信息资源 各系统单据关联性不强、连贯性弱以及管理不够规范 的全面共享，不过这也带来了财会档案被不法人员篡 等问题，可构建一个专门的财会档案管理信息平台。 改、泄露的问题，追究其原因是因为通过文件形式存储 该平台的建立能提高电子档案管理的操作水平，单据 在计算机或其他专门