行政总务管理实务企业培训报告2004年.pptVIP

行政总务管理 实务 基础管理训练之一 * 目　　录 壹、总务行政管理 一、观念之建立 二、本质学能及工作方法 三、组织及其功能 贰、一般行政 一、文书管理 二、事务用品采购与管理 三、固定资产管理 参、庶务工作 一、工作环境 二、车辆管理 三、宿舍管理 肆、涉外作业 一、警卫管理 二、服务台之接待管理 三、公关管理 伍、环境安全 陆、总务行政人员如何协助企业降低成本 * 壹、总务行政管理 一、观念之建立 1.企业之永续经营－总务人员之角色定位 开　　　源 营销市场开发 扩大企业规模 新产品研发 多元化经营 企业策略联盟 节　　　流 降低成本 时间管理 人力精简 流程简化 企业再造 * (1) 不正确之观念 a 管理杂务的单位 b. 不重要的单位 c. 只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位 e. 冗员的单位 f. 任何人都会做 2.观念之革新 * (2) 观念革新 a. 重要的幕僚单位 b. 经营管理之参与单位 c. 协助团队整合之单位 d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 e. 企业竞争力之提升 f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能 (3) 服务理念及敬业精神 a. 积极主动 b. 负责担当 c. 良好之协调性 d. 诚恳踏实 e. 持续之学习 f. 热爱工作 * (1) 需具备之本质学能 a.企业整体活动及经营目标之了解 b.企管知识之持续学习 c.法规、法令之熟悉 (2) 工作方法 a. P－D－C－A工作循环 b. 目标管理 c. 成本之观念 d. 效率 e. 合作和协 二、本质学能及工作方法 * 1.企业内总务部门之组织 小型企业 中型企业 大型企业 三、组织及其功能 * 2.总务部门之功能 分类 工 作 内 容 规 章 制 度 一 般 行 政 事务用品采购及管理 采购管理办法 事务用品领用管理办法 文书管理 文书管理办法 资产管理 固定资产管理办法 庶 务 厂房维修 维修保养管理办法 车辆管理 车辆管理管理办法 宿舍管理 宿舍管理办法 涉 外 服务台之接待管理 外宾接待管理办法 警卫管理 警卫人员管理办法 公关管理 公关管理办法 安 卫 安全卫生管理 安全卫生管理办法 整理整顿 * 一、文书管理 1.收发及归档 (1) 外来档收发 整 理 分 类 编 号 登 记 归 档 调 阅 收 件 登 记 分 送 (2)内部档归档 贰、一般行政 * 2.信息管理 (1) 建立档案管理制度 (2) 定期整理(过期档之清除) (3) 档制式化(A4为主最佳) (4) 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分类编号管理 (7) 调阅管制 (8) 无纸化管理 * 3.保存期限 原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类，参照如下： 保存期限 内 容 一 永久保存 公司创设执照、政府机关登记档 股东会、董事会档、印鉴 固定资产权状证明 专利、契约、研发、制造资料 重要财务档、相关证明书 二 十年 帐簿、税务资料 预算、决算报表、投资计划 重要签呈、重要会议记录 三 五年 税法规定相关交易凭证、传票、盘点凭证、进出货单 员工所得税、薪资清册、劳健保档 制造技术资料 期满或解除之合约 四 三年 退解职劳工名单、劳保卡 解雇员工等关系档 较重要报表、记录 3 较重要会议记录 五 一年 一般日、月、季报表 公告、一般报告书 其他一般记录 * 1.事务用品之种类 (1) 非消耗性物品 a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。 b.研发营销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及营销部门搬运用品等。 (2) 消耗性物品 a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。 二、事务用品采购与管理 * 2.事务用品采购 (1) 事务用品采购作业流程 流程 内 容 a 计 划 就现有设备品库存，使用情形及各单位需求提出申请，