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会计软件自动生成机制凭证原理及方法探析[摘要] 在电算化会计信息系统（简称电算化AIS）中，利用会计软件能够方便、快捷地把发生的经济业务编制成记账凭证。该文从六个方面对会计软件自动生成机制凭证的原理和方法进行了探讨。 [关键词] 会计软件 自动生成 机制凭证 　　 　　 　　实行会计电算化后，记账凭证有“手工凭证”和“机制凭证”两种来源。所谓手工凭证是指用户通过键盘等输入设备把原始凭证上的会计数据直接录入到电算化AIS中的凭证上；而机制凭证则是由计算机根据会计软件的自身程序以及用户进行的初始设置来自动生成凭证。相比之下，“机制凭证”具有方便、快捷的特点和优势。 目前，电算化AIS中的大部分会计核算工作已能由会计软件来自动处理，但记账凭证还主要是用户录入的“手工凭证”，而且它还是会计软件日常操作中的主要工作。因此，为了减少“手工凭证”的工作量?提高记账凭证的编制速度，应当把所发生的经济业务尽量由会计软件来自动生成“机制凭证”。 1 选择机制凭证的业务类型 　　在电算化AIS中，尽管所有的记账凭证都可以是“手工凭证”，但并非所有的经济业务都能够或者适宜于“机制凭证”。一般来说，每月重复出现?其借贷科目?摘要?金额来源或计算方法基本不变的经济业务才有必要进行“机制凭证”，例如提取现金?采购材料销售产品?发放工资?计提折旧?分配费用结转成本?计算税金?结转汇兑损益和期间损益等业务；对于那些发生无规律或不经常发生的经济业务则不能或者不宜采用“机制凭证”。也就是说，这类经济业务采用“机制凭证”未必比“手工凭证”显得方便，例如责任赔偿?出租资产?预计负债?非货币性交易?代扣款项?核销坏账?对外捐赠?对外投资和债务重组等业务。 2 分析机制凭证的使用时间 　　在适用“机制凭证”的经济业务中，有的发生额与本期发生的其他经济业务无关，如提取现金?采购材料和销售产品等，这类业务被称为“独立经济业务”；有的发生额则取决于本期发生的其他经济业务，如结转成本和结转损益等，这类业务被称为“相关经济业务”。 从“独立经济业务”发生的特点来看，它们在本期内随时都有可能发生，也可以多次发生。所以，为了及时编制记账凭证，应当根据工作需要在日常进行“机制凭证”；而“相关经济业务”只有等到本期其他相关经济业务全部结束后才能发生且仅发生一次，一般多属于一些转账业务，它们必须在期末进行“机制凭证”。同时，由于个别“相关经济业务”之间还有可能存在着某种勾稽关系，彼此相互影响和补充。因此，为了完整?准确地编制记账凭证，在期末“机制凭证”时还应该明确它们之间调用的先后顺序，否则，“机制凭证”将不能保证正确取数。 3 确定机制凭证的编号方式 　　在电算化AIS中，所有记账凭证采用的都是手工会计中转账凭证的格式。为了便于用户区别输入不同类型的经济业务和系统分类处理凭证数据，会计软件要求系统内的记账凭证编号必须由凭证类型和凭证序号两部分组成。因此，电算化AIS内的“手工凭证”，既可按收?付?转等分类编号（如收款2?付款5?转账8等），也可按通用方式统一编号（如通用1?通用2等）；电算化AIS内的“机制凭证”，既可随“手工凭证”一起编号，也可采用“机制”类型单独编号（如机制1?机制2等）。 按照会计核算和财务管理的要求，用户必须把电算化AIS中其他子系统生成的“机制凭证”归集到总账子系统中来。也就是说，总账子系统是电算化AIS进行会计信息汇总?交换和共享的中心。这样，总账子系统内的“机制凭证”既可能是本系统机制的，也可能是外系统机制后传递到此的。 如果“机制凭证”与“手工凭证”一起编号，那么，保存在总账子系统中的这两种凭证最终将没有任何区别。虽然这种编号方式能够使系统内不同来源的记账凭证融为一体，但又不便于“机制凭证”的专门调用。如果“机制凭证”要采用单独编号，对所需要的“机制凭证”类型，大部分会计软件要求必须在使用前事先设置，而有的会计软件则可在需要时由系统自动生成。 由于日常“机制凭证”只能逐张分散编制，因此，可随“手工凭证”一起编号；而期末“机制凭证”能够成批?集中编制，最好选用单独方式编号，以便查询和修改。 4 定义机制凭证的模版结构 　　凡是适合“机制凭证”的经济业务，在电算化AIS中都可以定义成凭证模板，以备“机制凭证”随时调用。“机制凭证”的模板是由凭证代码?凭证类型?使用时间?摘要?借贷科目和取数公式等六个部分组成的。 凭证模板中的“凭证代码”是系统区别于不同凭证模板的惟一标识，不能重复，也不能为空，但要牢记它不是记账凭证的编号；“凭证类型”将决定该模板“机制凭证”的编号方式；“使用时间”将决定该凭证模板调用的时间（日常或期末）?模块和次数；“摘要”和“借贷科目”应根据具体业务内容来设置会计分录；“取数公式”是系统利用该凭证模