现代档案管理面临问题及解决对策.docVIP

现代档案管理面临问题及解决对策档案的电子化管理、信息数字化管理是档案工作中的新课题，它面临着一些不可回避的新课题，它是在档案工作初步实践中的一个新事物，虽然还存在一些有待解决的问题，但我们不能不承认电子档案的管理在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度，而且极大地提高了工作效率。随着现代化进程的不断深入，档案管理软件系统的不断开发，电子文件档案的管理将在现代化管理工作中发挥应有的作用。信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大变化，电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用，电子文件的大量产生为缩小档案保存空间，快捷传递交流信息，搞好信息服务，实现信息共享，无疑将会带来极大的方便，同时也给档案工作带来了一系列的新情况和新问题 一、现代的档案管理工作的转变 在管理活动中，电子文件以其快捷的办公进度和传递速度取代了纸质文件，电子图纸的大量出现不仅具有手工制作无可比拟的优势，而且通过计算机的辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图更方便，省时、省力并且有意义的多 旧的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类的方案将被打破，取而代之的是以信息集成系统中各个管理模块流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机根据规定指令、根据工作目标随时设立和调整类目，各个企业档案信息的分类不尽相同，可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更贴近管理的需要，分类也更详细、更科学、更规范 在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或不可能被鉴定、保存、提供利用，如果档案人员不进入到信息集成系统中很难掌握信息的核心部分，甚至接收不到档案。档案工作者离不开产生的电子文件、电子图纸，否则无法等到档案的最后形成与归档，档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实用性掌握电子档案信息的收集、管理 此时企业的档案管理不再只以卷宗、盒子、框架为装置，更多经过档案人员归档整理，形成一个虚拟库房 二、电子档案面临的问题 (一)电子档案原件的真实性存在问题 电子原件很容易被删改，改后不留任何痕迹，在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔记，单位负责人无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性，即使有人出于某种目的将软盘中的内容进行了修改，也难以发现和确定 (二)电子档案内容的保密性存在问题 电子网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一设备上的电子文件，一个终端上的电子原件也可同时拨给若干个网络终端，这对于需要保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题带来极大的威胁 (三)电子档案保留的长久性存在问题 随着办公自动化的不断深入，好多单位实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需要的信息，这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用。但是一旦网络突然遇到病毒或其他方面的故障，电子文件可能一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失 (四)档案管理软件的统一性存在问题 计算机软件研制开发大大落后于硬件的发展，远远不能适应各方面存储的需要，如果各地区、各单位之间不能使用统一的档案系统软件，势必会影响到互相的利用以及全国联网 三、采取的对策 (一)尽快培养精通计算机技术的档案专业人才 加强全员计算机培训的同时选拔培养高端顶尖的计算机管理应用人才，使他们不仅精通计算机，而且熟悉档案业务，热爱档案事业，不仅会操作计算机而且会设计计算机程序和开发计算机软件 (二)建立健全维护电子文件的真实和安全的法规 在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有可能被更改、丢失，即使拥有完善的信息安全技术，也需要用相应的管理措施来保证得以实施。因此建立健全相关法规和管理制度对维护电子档案的原始性、真实性、安全性具有重要意义。我们需要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，让人们能自觉的遵守这些规定 (三)要制定科学合理、严密的电子档案工作标准和规范 将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排序、保存方式用标准和规范确定下来，使电子档案得以科学、有序、规范地管理，这是摆在档案管理部门面前的一项重大课题，也是迫切需要解决的一项基础性工作 (四)研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理文件 为带动全国档案系统现代化水平的提高，我们希望国家档案局能把此问题列为工作重点。办公自动化的广泛实现，信