长春市档案馆远程服务探索及分析.docVIP

长春市档案馆远程服务探索及分析国家档案局局长杨冬权在全国档案局(馆)长会议报告中要求：“进一步提高档案部门远程服务的能力……各地档案部门要以服务民生为重点，加快探索和推进区域内档案信息远程共享工程，首先在国家档案馆之间实现民生档案信息数据库共建共享，利用者所需档案信息只要保存在其中某个档案馆内，即可在首访的档案馆查阅并可异地开具档案证明，无须往返奔波。”这是国家档案局对全国档案信息化工作新的战略部署。为了又好又决地推进档案远程服务工作，本文以长春市辖区11个国家综合档案馆(以下简称档案馆)为案例，归纳档案馆远程服务的实践内涵，分析远程索取档案证明的需求规律，探讨档案馆远程服务的发展趋势 档案馆远程服务的内涵 档案远程服务是以计算机网络为平台，以数字档案目录和全文为资源，通过社会与馆际的分层次共享，满足利用者对档案信息异地查阅及索取档案证明的需求 (一)档案馆远程服务方式 1　利用互联网公布档案全文，向全社会直接提供档案信息查阅服务，利用互联网公开档案目录，向全社会提供档案查询线索 2　利用区域内网公布档案全文，向网匕单位及人员提供档案信息查阅服务，利用区域内网公布档案目录，向网上单位及人员提供档案查询线索 (二)档案馆远程服务内容 1　提供档案复制件。利用网络公布档案全文，使利用者可直接索取档案复制件。利用网络公开档案目录，使利用者确定查档线索，到当地档案馆办理相关手续后间接索取档案复制件，不必到档案所在地档案馆索取，满足异地利用者对档案的参考性需求 2　提供档案证明。利用者通过网络远程确定查档线索，到当地档案馆办理相关手续后，可获得标明档案出处、盖有档案证明专用章(相关部门备案)、经手人签字的档案复制件，不必到档案所在地档案馆索取，满足异地利用者对档案的凭证性需求 远程索取档案证明需求规律 (一)机构职能分工因素 文件发放及形成的特殊性决定其归档后保存地点。发至省军级、地师级的文件和上级研究决定下级问题的会议记录等，归档―定时间后要移交给所在地档案馆，这些档案文件不控制使用后异地利用者只能到档案保管所在地档案馆索取档案证明。特别是中直、省直、市直驻在外地的基层单位和人员，更需要到上级所在地档案馆索取档案证明，为外地利用者提供档案证明多数源于此 (二)人员异地流动因素 档案馆保存着大量涉及人的档案，都是当事人当年在当地相关活动的原始记录。人员异地流动后，当事人或机构现在需要这些档案作证明时，异地索取是必然的选择 (三)档案真实确认因素 现在因身份证、户口、调配证、结婚证上的名字音同字不同、出生年月日不一致而到档案馆查档的很多，利益驱动档案造假的不少。所以，很多人需要查到档案馆保存最原始的档案来核实，确认真卖陛和保持一致性是有关部门对办理相关事宜基本的要求 (四)机构归档不全因素 由于“文革”等诸多原因业生查找毕业报到证也是如此 (六)个人丢失档案因素 如今，当事人将婚姻登记档案丢失且不在婚姻登记所在地居住的利用者，到保存婚姻登记档案所在地档案馆索取档案证明的案例明显增多 长春辖区档案馆远程服务实践分析 在远程需求的拉动下，经过充分调研和精心准备，2009年长春启动了区域内馆际档案信息共享工程，首先在长春市档案馆与九台市档案馆间开展远程提供档案证明试点，同年8月31日为名叫李季的九台市利用者远程提供了档案证明，产生了全国第一个应用案例，现已累计300多例。2011年长春市辖区内综合档案馆际之间全部签订了远程利用服务协议书，县与区馆之间远程出具档案证明已有百姓受益 (一)长春辖区档案馆远程服务情况统计分析 数据说明与分析： 1　远程提供档案证明范围：长春市档案馆和九台、榆树、农安、德惠、双阳五个县级档案馆都有远程提供档案证明的案例，出具的档案证明有上级机构审批名单存根、下级单位原始登记名册、国家政策性“红头”文件 2　远程索取档案证明原因：有国务院、省政府只发到地级，县级馆不可能有的文件；有市直驻外县的直属单位人员审批材料必在上级馆的，有机构档案损失造成需到上级馆查底根的；有归档或进馆不全造成县级馆没有的政策性文件 3　远程提供档案查询服务：互联网上开放档案目录和全文，从档案数据库点击40172次，网上预约档案查询222人次、网上相关留言628条来看，远程档案查询服务效果明显 (二)长春市档案馆远程提供档案证明潜力的初步预测 据不完全统计，开展远程提供档案证明前三年，在长春市档案馆内为外地利用者提供档案证明632例(最远的利用者来自北京)，远道而来索取档案证明的逐年增加，所以，我们对长春市档案馆远程提供档案证明的潜力预测 数据说明与分析： 1　长春市档案馆文件级目录及专题数据库题名中出