试议会展活动的档案管理.pdfVIP

《浙江省重大活动档案管理办法》的发布实 由众多个会展活动项目组成并由多个承办主 施，是我省结合档案工作现状，适应档案管理规范 体单位运作的西湖博览会和休闲博览会，在举办过 化的～项重要举措。会展活动的档案管理属于重 程中形成了大量的档案资料，这些档案资料需要由 大活动档案管理之一，它从一个侧面反映了经济 项目承办单位作为立档责任单位，配合并协助西湖 社会发展的重要轨迹，是国家档案资源的重要组 博览会组委会办公室建档组卷。目前，由西湖博览 成部分，具有很高的保存价值。 会组委会办公室负责组卷的西博会、休博会馆藏档 对会展活动档案进行有效管理，就是要求参 案资料总计18713件(卷)，其中特种载体档案423 与会展活动主办、承办的各级、各部门以及领导和 卷，排架长度39．09米。 具体工作人员，能够运用专业技术和科学管理的 从会展活动本身特点分析，会展活动档案管理 方法，建立起一整套符合会展活动特点的档案形 在实施过程中，存在以下几种情况： 成全过程的有效管理体系。其基本要点是：针对会 1．会展活动主承办主体的多元化，使会展活动 展活动承办主体的多元化、社会影响的广泛性、时 档案管理呈多层次管理状态。一是由政府部门、单 间空间的规模化、目标成果的显著化等特征，加上 一 承办主体承办的项目，其会展活动档案管理基础 领导的高度重视，参与会展活动的工作机制、专业 较好，有明确的专兼职人员负责，在承担会展活动 人员全过程监控、使会展活动档案管理从方案开 档案管理工作中，积累了丰富的经验，重视档案的 始就严格遵循《浙江省重大活动档案管理办法》的 保存和利用，材料入柜分类管理，并建有各类符合 要求，来进行会展活动档案管理。 档案管理要求的登记表式台账，保管移交运作合 一 、 会展活动档案管理现状分析 理，执行制度严格规范，保证了会展活动档案的完 以西湖博览会和休闲博览会为例。西湖博览 整齐全与安全，档案利用率也较高。二是承办单位 会是杭州市会展业发展的重要平台，从2000年恢 是企业单位、多个承办主体的项目，其资料保管的 复举办以来，已经连续举办了八届。休闲博览会从 基础工作难度较大。特别是一些与会展活动项目 2002年申办到2006年举办，也跨越了4个年头。 既有联系，又可以游离于会展活动之外的业务活动 据统计，西湖博览会和休闲博览会的会展活动项 所形成的资料如对园区活动配套建设的设计、施工 目数量由2000年的39个，增加到2006年的208 图纸，对媒体新闻采编制作的角本等，活动承办主 个；举办会期从平均22天到2006年的184天；会 体将作为业务档案保留。因此，在会展活动档案管 展活动举办地也从原来的杭州市区少数几个展 理中，就会缺失这部分内容或只能得到复制本。三 馆，扩大到各区(县、市)乃至周边省份，特别是会 是多方交叉承办的会展活动，组委会办公室牵头建 展活动承办主体从以政府部门为主，发展到企业、 档的力量薄弱，要求责任主体分工负责，来落实组 行业协会或大专院校为主要承办方。 卷职责，但