教案 秘书与公关 第九节 做一名合格的现代秘书.docVIP

第九节 做一名合格的现代秘书 一、如何成为合格的现代型秘书？ 　　有这样一道测试题：一位秘书接过老板收到的一份客户传真，马上就去做了复印件，这是为什么？有人回答是备忘，有人回答是留底，有人回答是工作效率高……但正确的答案是：那份传真是热敏纸，时间久了字迹会褪色。“我还能做什么、我还知道什么、我还要学什么”，这就是企业需要的秘书的“流行思维”。 　　“我还能做什么？” 　　一个初进公司的小秘书，如果能经常用这个问题提示自己，不断扩展自己的业务领域，便会很快改善自己作为新职员默默无闻的形象。前来报名的李小姐告诉记者，她现在就是一家企业的总经理秘书。但她的每一天却是在苦闷中度过的，因为没人拿她太当回事。在经理们的眼里，她不过是干杂事的小职员，所以只拿一些七零八碎的琐事让她做，同事们也只把她当作不起眼的年轻的女孩子，常常叫她跑跑腿。流行人才专卖店的王小姐告诉记者，如果你是传统型秘书，只需知道“要我做什么”就行了。做好本职的工作，然后等待领导的命令，可能是你大多数时候能做的恰当选择。然而对于一个现代型秘书而言，这些远远不够，你需要知道“我还能做什么”。不仅你自己知道，还要让你的老板知道。 　　“我还知道些什么？” 　　如果你想成为一名合格的现代型女秘书，你最好能做到“无所不知”。信息量的全知性是你做好现代秘书工作的基本功。刘小姐毕业于某大学的秘书专业，希望应聘跨国公司的高级女秘书。在报名现场的测试中她发现，未来工作可能不像想象中的那样得心应手，会有一些想不到的小麻烦困扰着她。“你的专业很优秀，问题肯定出在专业之外。”流行人才专卖店给出的测试结论是，一个好秘书应该是一个杂家，最好能做到“无所不知”，只有这样，才能在给你的上司提交你的意见时，不至于发生由于信息缺失而造成的分析判断和预见上的错误。 　　“我还要学什么？” 　　学习，应该是一种思维方式，一种具有自我更新能力和自我成长能力的思维方式。师小姐只有高中学历。当她来到流行人才专卖店报名参加培训时，还暗自担心，能否找到一份秘书工作。测试老师告诉她，即使没有优越的学历，也一样可以为自己谋划一个理想的职业人生，只要她懂得如何进行学习。“学习”应该是一种思维方式，能够不断地给你造出新鲜的营养，使你保持常新的工作能力和热情。 秘书注重自己的表达能力 提建议时最忌讳的就是讲话拖拖拉拉。如果能掌握住问题的核心，讲（说明）一分种就够了。冗长的说明就表示未能掌握住事物的本质，而拘泥于细节问题。 准确：在表达中不论是选字用词、判断推理、多种综合，还是阐释观点、表述意见、引用材料，以至语气的把握，标点的使用，格式的安排，都必须准确无误、无懈可击。 简洁：无论是口头表达还是书面表达，都要力求用最精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”，“言简而理周”。罗嗦冗长，是秘书表达的大忌。 迅速：秘书活动时效性强，在写作时要练就“出手成章”、“出手一篇稿”的快速写作能力。口头表达也同样需要口齿伶俐、流畅清晰、应对及时。 适用：秘书要充分了解表达对象的特征，准确把握对方的意图和需求，充分认识语言表达的环境，讲究表达的时机和方式。 领导通常对冗长的说明是不耐烦的，一则他没有那么多时间听你唠叼，二则他会认为你不尊重他。 二、现代秘书应富有挑战精神 职场如同一盘迷幻的棋局，每一步都面对很多分岔口，留下？跳槽？转行？转型？每一次选择都是一次理性和感性交织起来的判断，有时更像是一种赌博。选择的时候没有人告诉自己是对还是错，事实上却经常有人哀怨地感叹：“如果当初选择了另外一条职业路，状况可能就……”有些人甚至因为一步走差导致了满盘皆输。当然，也有人最终走到了发展的职业“高速公路”。要在职场迷局中突围成功，把握正确的发展规律是关键。 有一个对国内著名大公司老板们的调查，其中有一项问道： “作为公司的老总，对秘书的最大期望是什么？” 他们的回答基本一至：“要富有挑战精神。” 的确，一切在工作中成绩卓著的秘书，很少会对领导交办的工作敷衍了事。他们往往会主动寻找有意义的工作，或具挑战性的工作，借以带动公司的其他人。 身为秘书，应自己创造工作，然后向领导建议，当然不是顺顺利利就获得通过，所以要充检计其内容，建议的方式也要深思熟虑。如果建议得到认可，就要尽全力做，这样才会成为真正有用的秘书。 秘书要使自己有所发展，就要在工作中不断创新 三、秘书应具备的情感和意志 作为秘书工作人员，唯有把眼光放远，开阔胸襟，才能在工作中获得提升自我的原动力。 秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题