电子文档的管理及发展趋势.pdfVIP

新 领 域 琴鬓鱿醉李 2 (X) 7 .0 4 一 、电子档案管理 兵 器系统 有 高科技 的电 了技 术 专业研 究所 ，计算 机应用 技术 水 平相对 比较 高 ，因而 ，对 电 了 电于 宫档 的 管 理 m 发 展 趋 WL 文 档的管理 工作 ，认 识旱 ，起步 快 ，已初 步形 成了一 套较为 适合 当前技术状态的管理思路与方法 1 形 成 口尤菊芳 耿灵珍 电子文 档的形 成 ，开始 于工 程设计 。由于CAD技术的广泛应用 ，使 得 大 量 的 技 术 明。 会‘签表”的作用是保证 电子文档 和图纸的法律 文件 、m 纸 和资料都 以电子文档 的形式存在 。因此 ， 效力和凭证作用。 电子文档 的管理就应运而生了。 4 . 保 管 2 流 程 经过流程且签 署完备的电子文档才可 以归档。建 电子 文档采用的是 以电子 邮件 的方式 ，在局域 网 档人员接 收到电子文档后 ，按项 目建立产 品分 类文件 七进行流程 ，其流程 的顺序与纸 质性文档是一 致的 。 夹 ( 产品 目录树 ) ，将 电子 文档进人相 应的产 品目录 在 这些运转过程 中，除了审核 和批准之外 。工艺 、会 树 ，放 置在网管中心的文件服务器上 ，并 不定期的进 签 及标准化检查均可 以同时进行，这就大大缩短 了流 行光 盘刻 录备份。同时 ，网管 中心 的管理 人员每月也 程 周期 ，提高了工作效率 ，这是纸质性文档所不具 备 会 以硬盘的形式进行备份 ( 只保存最新的) 。作为设计 的。我们 的电子文档流程如下图所示: 定 型的产品 ，档案人员用不可 擦除型光 盘刻录两 套 ， 一套 封存保管 ，一套供查 阅利 用 ，且两 套异地保 管 ， 不 同皿 还要经常性的进行检查。 5 ，更 改 { 1in 归档 以后 的电子文档若要进行更改 ，设计 师必须 按相关规定办理更改通知单 。更改通知单 的拟制要求 、 不 同宜 -1 I 一 格式及各 栏填写方法同纸质性文件 ，但是 电子文档的 不 同亩 更改方法 与纸质性文件有所不 同，电子 文档的更改方 3 签 署 法有两种情况 : 日前 ，我们 还没有 实行 电子签 署 。采用 的是 以 (1) 以新换旧和增加新底 图 “电子文档CAD 设计文件会签表”的形式 (手 签) 随电 增加新底图可直接进人分类文件夹 内 子文档 (机输 ) 起 ，同时完成签署工作。 .会‘签表 ” 对于以新换旧的情况，设 计师除 了办理更改通知单 可以同时进行几个整件的签署 ，但设计人员必须 唯一 。 外 ，还应 办理新图的 “电子文档CAD设计文件会 签表” 同时 . 相关的说 明信息也 可以在 “会签表”上进行说 档 案 部 门根 据 这 两 份 文 件 . 先 将 原 有 的电子 文 档 移 至 目 4 」 」 一 十 叫 + ~ 辛 刊 卜， 十 ，叫 卜 一~ 卜 一 十 ~ ，十 . 冲 . 十 . 琦 识流动 ，逐