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设计单位声像档案管理浅析摘要: 声像档案是生产、生活中形成的应当保存的声像资料,这方面的资料在现代档案管理中的比重有增加的趋势,并且档案利用过程中也发挥着越来越重要的作用。但是由于种种原因,声像档案的管理工作还存在一些问题,所以,必须采取有效措施,加强和提高声像档案的管理工作 关键词: 声像档案 特点 问题 措施 DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078 声像档案能够将鲜活的现实场景原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉的感官。因此,较之其他载体材料的档案就显示出自己的优势。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见, 1 声像档案在档案中的特殊价值的和特点 声像档案是随着科学技术的进步而产生的一种信息记录。它是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料,它具有客观性、形象性和科学技术性的特点,能生动形象地再现设计单位工程设计方面的工作及成果,客观反映和记录设计工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样,具有现实的查证作用,对研究历史具有参考使用价值。声像档案的作用和价值虽然众所周知,有目共睹。但在现实档案管理中声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理难度大、开发利用少等问题,直接影响了档案的完整性 2 声像档案管理现状存在的问题 2.1 档案意识不强,声像档案难以及时完整归档 声像档案管理工作起步较晚,认识与经验不足,缺乏科学化、规范化管理,一些立档的建筑单位处于无章可循的自由处理状态。有些单位或个人意识薄弱,缺乏全局观念,仅考虑个人或本部门的工作便利,致使部分声像档案资料长期留存在个人或科室内部保存,没有及时向档案室移交,随着人员变动和机构调整,造成声像档案流失,严重影响设计单位声像档案的长期保存。问题主要体现在以下几方面: (1)拍摄内容不完整。导致拍摄内容不完整的主要原因有:一是对拍摄建筑的特性把握不准确,不清楚什么角度、多大规模设施的需要拍摄;二是拍摄人员技术水平不高或责任心不强;三是受经费限制,摄影摄响设备未能及时更新,无法拍出好的建筑形象,直接影响工作的开展 (2)拍摄部门没有及时整理。目前一些单位从工程项目开工到竣工验收、拍摄形成了大量的声像资料,小的工程项目则有几十张照片,大的工程项目则有几百张照片、几十盒录像带,然而拍摄部门往往不分时间前后,没有任何地点、拍摄人等备注说明,仅注上工程名称就将几年积累下来的声像资料移交档案部门,给档案部门的整理工作带来了较大的难度。档案人员因不了解这些资料的重要程度,难以进行筛选,无法进行整理、登记、分类、编目。还有一部分工程声像资料由于保管上的疏失,已经造成了较大的破坏和损失,在二次利用上留下的后遗症,有的甚至无法再加以利用 (3)收集渠道不畅通。由于一部分的拍摄工作由专业部门完成,另一部分由设计者或施工单位人员完成,因而档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不容易掌握,加上从活动筹备至结束没有相应的控制措施,致使这些声像档案的收集工作处于被动状态,这些声像档案即便移交档案部门,也是零零散散,缺乏完整性 2.2 管理难度大,保管条件差,声像档案难以长久保存 声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。像我单位只是将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣! 造成原因主要体现在保管的分散性和管理的不科学性。一是有的建筑单位在声像档案资料的形成和管理上各行其是,声像档案散存在各个科室,不能统一集中管理;二是一些建筑单位形成的声像档案不能及时归档,时间长久了,这些声像档案的原始信息模糊,造成整体上的不规范,也给日后查找带来麻烦 2.3 重大活动声像档案失控,流失严重 众所周知,每次单位组织重大活动,或设计项目完工申报优秀设计时,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个设计所同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作