浅议环保档案现代化问题及数字化管理.doc

浅议环保档案现代化问题及数字化管理 　　摘 要 随着环境保护事业的不断发展和壮大，也使得环保档案的内容与日俱增，这也就为环保档案的现代化管理内容，提出了更高标准的要求，作为一种重要的载体形式，电子档案可以依靠数字化的方式，来对环保档案进行有效的管理，这样我国的环保档案管理情况，才可以紧紧跟随环保事业的发展步伐 关键词 环保档案 现代化问题 数字化管理 数字化管理的内容，主要是指以数据压缩、数据库和数字扫描等方面的技术内容，将一些纸质的文件，声像的文件整合为一个高效的信息资源库。随着科学技术的不断发展，关于环境保护档案的内容，业界也提出了更高标准的要求，信息量的加大，使得现代化和数字化的管理模式成为行业的主流，对环保档案展开数字化的管理模式，可以解决一些潜在的问题，提升环保档案管理的职能型和服务型 一、环保档案现代化的问题 （一）具有一定的复杂性 随着我国环境保护事业的不断深入，各项资料内容的补充也变得越来越频繁，这就直接增大了环保档案的数量内容，同时也提升了其类型的复杂化特点，同时多样化的载体形式，也会为档案的管理和查阅带来一定的难度。在工作中，对一些重要的环保档案进行现代化管理的时候，也会为其使用和查阅的内容，带来较大的影响，并且随着时间的积累，大量的数据内容没能进行及时的处理和归类，这就会导致文献内容，难以在正确的渠道内进行流通 （二）环保工作起步较晚 由于经济发展的需求，在早些年，对于环保事业，无论是政府部门，抑或是民间组织，都未能给予高度的重视，所以也就导致了环保工作的起步较慢，一些环境保护机构，也会受到市场环境的影响，在资金和场地等方面，无法为环保档案进行细致化的管理。在调查中发现，对于现代化的环保档案管理，缺乏必要的管理制度，以及相关人员对于这份工作内容也为给予足够的重视，这样在日常的工作中，对于环保档案，不能做到及时的整理和收集 （三）缺乏统一化的管理 对于环保档案数据的处理，缺乏统一化的管理，这样就导致不能对档案进行系统化的收集和使用，更缺少一套严格的管理标准。在档案整理的过程中，一些档案管理人员对于这些材料产生了漠视的态度，对于一些档案的整理和归纳产生了忽视的态度，同时也可能会导致一些应该归档的材料，没能和原稿一起进行附带，这样在环保材料进行层层上报的过程中，很可能会出现信息丢失的问题，不能形成配套内容的拓展。缺乏统一化的管理，对于资源共享也会造成一定的负面影响，这样环保档案的效益，很难得到最大程度的发挥 二、环保档案数字化管理的内容 （一）对档案数字化管理工作引起重视 对于汉堡档案的数字化管理，无论是民间组织，亦或者是政府机构，都需要对这项工作给予足够的重视。从领导层做起，对于数字化的档案管理工作，要在思想上和技术上对此进行强调，这样才能为环保档案的管理，提供出更为有效的条件来。同时，对于计算机等硬件设备，也要给予合理的投入，提高其硬件配置，这样更利于环保档案数字化的顺利开展。同时，在执行数字化管理的过程中，对于从事档案管理工作人员的思想认识，也要进行相应的提升，帮助其摆脱传统档案管理工作带来的局限性，适应数字化档案管理的内容，为以后的工作建立良好的信心 （二）完善数字化管理归档的基础工作 在完成数字化管理归档的基础工作中，需要循序渐进，逐步解决问题。首先，可以对电子文件的管理工作，制定出相应的制度来，并建立相应的责任制、移交制和会签制的内容来，这样可以确保环保档案的收集工作，能够顺利地进行展开；其次，对于环保档案的电子文件，要做好切实的保管工作，引入相关的技术鉴定内容，并且根据相关的成本内容，把那些不适合进行归纳，或者是不合格的电子文件进行剔除；还有，对于著录工作也要给予足够的重视，对环保档案进行归档和检索，并且这个环节的工作，可以对这些文件进行具体的统计和应用。在对文件进行归档的过程中，工作人员还需要对数据开展必要的保护措施，尤其是在对信息进行传输的过程里，要做好加密工作，避免有人恶意的进行窃取和破坏。必要的时候，还可以成立相关的保密小组，将档案归档工作和保密工作同步进行，对一些涉密的环保档案，进行切实的控制，派遣专人进行操作 （三）建立以数据库为核心的管理理论 以数据库为核心的管理理论，对全文数据库的内容给予了深入的研究，既包括了数字化的电子元件，同时还有相应的纸质档案，要想确保数字化的范围，那么应该对数据库的建立给予重视。例如在“污染源普查”工作中，在全国范围内的调查工作中，得出了大量的数据内容，对于这些数据，要展开数字化的管理，这样才能确保数据的利用价值和参考价值。建库时，要利用已有的数据内容进行导入，这样可以节省一定的工作量，在完成备份工作之后，还应该按照不同的情况，来对备份的方案进行选择，对备份的过程要进行细致的