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影响档案安全因素及对策探究档案是历史的真实记录，不仅有参考价值，而且有法律和凭证作用。档案安全始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全是档案管理部门的一项重要职责，也是每个档案管理人员的首要任务。档案的安全主要是档案的实体安全和档案信息安全。 一、档案实体安全 档案库房是档案保护的主要场所。档案库房的建造与设计是否合理，设备安装是否齐全，是直接关系到档案是否安全、完整保护的重大问题。若要新建档案馆建筑应遵循适用、美观、经济原则，选址主要从地势、朝向、间距、交通、生活设施等五个方面考虑,应在风景秀丽，远离湖泊，远离工业区、居民区等环境易污染地带。库房的设计应遵循按功能设计的原则，档案库房容量、面积、开间设计原则，库房所在地域气候特点相适应的原则。现阶段大多数机关、企事业单位档案室都设在办公楼内，这就给档案安全造成了隐患。影响档案安全主要体现在防火、防潮、隔热、保温、防光、防虫、防鼠、防尘、防盗及防震等几个方面。 （一）防火 档案室内禁止吸烟,严禁用电炉子、火炉、火墙取暖。暖气管道应与档案资料保持一定距离（50cm为宜）；空调机要有专用房间；档案柜架之间的通道宽度不应小于0.8cm，主干道宽度不小于1m。 （二）防潮 档案库房潮湿是影响档案寿命的重要困素。因此要加强档案库房温湿度的管理，把档案库房的温湿度调控在标准范围之内。根据我省的实际情况采取升温、降温、加湿、去湿、通风、密闭相结合的方法，对档案库房的温湿度进行切实有效的控制与调节，使库房相对湿度保持在45%-60%。 （三）防光防有害气体及防尘 光和有害气体都对档案起到破坏作用，由于各自不同的特征，他们对档案破坏的方式和程度也各不相同，对档案材料的作用机理及规律也有很大原差异，这种危害与档案本身的制成材料密切相关，不同的材料在光、有害气体的作用下有不同的表现和变化规律，如光对纸质档案及照片档案、磁记录档案破坏作用就有很大程度的不同。 1、在档案的整理、保管、利用以及保护过程中不可能脱离光和照射，如何控制光照，使档案受光的危害减小到最低限度。这就要求我们要合理确定档案库房照度标准、限制光的照度值、减少光照作用的时间、滤紫外线、避光保存，常用的方法还有库房采用暗色内遮阳，在窗户上安置木板窗或铁皮窗，人走关灯等。 2、有害气体对档案的破坏作用是明显的，为防止危害的发生，就必须杜绝气体进入库房及对有害气体进行净化和过滤。具体方法可放置盛碱性溶液的装置，除去空气中酸性有害气体； 在通风口处设置活性炭匣体来吸附有害气体。空气的过滤与净化最好与空调设备相结合起来使用，这样既可除去灰尘净化空气，又保持了库房内恒温怛湿。 3、灰尘、有害气体有缝就入，为了防止这种现象对档案造成的危害。就必须提高库房的密闭程度。主要措施是档案库房门窗尽可能少，门窗的密闭性要好，档案入库前严格检查除尘，避免新入库档案把灰尘带入库房。档案工作人员进出库房要换工作服和鞋。档案工作人员要不定期对墙壁地面进行防尘处理，作好档案库房清洁卫生， 4、防霉防菌、灭鼠防虫。为了彻底消灭鼠害和虫害，档案工作人员要搞好库房温湿度的管理工作，从根本上抑制害虫的生长。定时在档案室放置鼠药、防霉剂等，从而提高档案保管的安全性。 5、防盗。档案库房要安装高质量的防盗门，窗内外设铁护栏。 二、软件安全 （一）电子文件安全 随着计算机网络技术的日益发展和广泛应用，电子文件大量产生，与传统介质文件相比，电子文件表现出特有的特性，在管理过程中面临许多不安全因素。 首先档案管理人员要增强电子文件管理的风险意识，明确落实文件形成者、管理者在文件管理方面的职责，从源头控制风险发生，将电子文件的不安全隐患降到最低。其次是电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。磁性物质极易受外磁场影响而导致退磁、消磁，光盘是利用激光进行信息存取的，它由盘基、记录介质和保护层等部分组成。为了保证电子文件完好无损，档案部门要做到归档电子文件与纸质文件“四同步”管理，并将存有电子文件的光盘存储在防磁柜中。即在鉴定归档纸质文件与其电子版本一致性基础上，按统一的方法分类、排列、著录、以电子版本作为提供利用主要方式的过程，通过“四同步”（同步归档、同步整理、同步著录、同步利用）管理， 既便于档案信息的参考利用和资源共享，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案安全。再次将纸质文件和电子文件分别保存，完成电子文件和纸质文件的“双套制”，即光盘或移动硬盘一套、纸质文件一套，并做到按时检查复制。 （二）纸质文件安全。要严格借阅手续，减少人为丢失、损坏、涂改等。纸质档案还要从纸质载体档案材料、档案字迹、新型载体档案材料的耐久性、档案库房温湿度的调控等多方面予以保护