公章管理及文档管理制度汇编.doc

公章管理制度 1．　总则 1.1　公章是企业合法存在的标所，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。 1.2 本规定中的公章包括公司间、公司法人章、总经理印章、合同专用章、财务专用章及各部门印章等代表公司或公司各部门行使权力的印章。 1.3 法定代表人章、总经理印章应由法定代表人、总经理授权总经办管理，管理规定参照本公章管理制度执行。授权委托书应注明委托人和被委托人、授权范围、授权期限和授权时间，一般一个任期授权一次。 2. 公章的刻剐 2.1 公章印章的刻剐均须报公司总经理批准，由总经办凭公司介绍信统一到指定的公安机关办理刻剐手续。 2.2 印章的形体、规格按国家有关规定执行。 3 公章的启用 3.1 新印章要做好戳记，并统一在公司档案室留样保存，以便备查。 3.2 印章启用前应由总经办下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。 4 公章的保管和交接 4.1 公司各类印章必须有专人负责保管，各保管人员对印章的规范使用负管理责任。 4.1.1 公司法人章、总经理印合同专用、公司公章由文书负责保管。文书因事外出，交总经理办公室主任代为保管。 4.1.2 财务专用章由财务部部长负责保管。 4.1.3 各部门印章由各部门部长（主任）负责保管。 4.2 各保管人员因事长期外出应指定一名代为行使管理职权的负责人，交接手续要完整。 4.3 公章严禁带出公司，若因特殊需要带出公司，要经公司总经理批准，原则上应由保管人员或总经办主任携带随行。 5 公章的使用管理 5.1 公章的使用范围 凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司章。 凡属以公司名义对公司内部的行文，也使用公司章。 凡属部门业务管辖范围内的行文、制度或规定加盖部门印章。 由属合同类的用合同专用章 凡属财务会计业务的用财务专用章，需要时可加盖公司章及法人章。 5.2 使用公章时，保管人员应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决；对有关事项有疑问时，用印人员应积极做出解释或澄清，否则保管人员有权拒绝盖印；在未检查清楚的情况下，公章保管人员盖印，则由保管人承担责任。 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。因特殊原因需要在空白的信笺、介绍信上用印，需经公司分管领导批准。 5.3 使用公司章、公司法人章、总经理章、合同专用章一律实行审批登记制，凡不符合用印需要和审批权限的，公章保管人员均有权拒绝盖印。用印人应填写公章记录本，注明用印单位、事由、用印份数、申请人、使用日期等内容，经公司领导审批后方可用印。 6　公章的停用 6.1 有下列情况，印章须停用： A．机构变动要改变机构名称； B．上级部门通知改变印章图样； C．印章使用损坏； D．印章遗失或被窃，声明作废。 6.2 印章停用要及时报送总经理办公室，由总经理办公室将停用印章送制发机关封存或销毁。 7 附则 7.1 未按本规定的要求使用、保管公章，造成丢失、盗用、仿剐等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。 文档管理制度 为逐步实现公文处理的科学化、制度化、规范化，根据公司档案管理的特点，特制定本文档管理制度。 第一章　文书管理 1　文书处理 1.1公文收拆 信封上写明“公司”、“领导同志”、“负责人”收的函件由机要秘书负责收拆，并根据公文的密级、内容、性质、缓急进行处理。写明领导姓名的亲收件送交本人拆封。 1.2公文签收、登记 上级机关发来的信件要登录。登录项目包括编号、份数、收文时间及发文机关等。中央、省级机要文件签收要逐件清点，发现问题及时向发文单位查询。 1.3传递 1.3.1 中央、省委及各级党委文件及内参选编等，先由总经办主任阅批，再送书记和其他党委成员阅，根据内容的需要还须送其他公司领导传阅。 1.3.2 省府、市府、股东单位文件先由总经办主任阅批，再送有关领导阅知或阅示。 1.3.3 以上文件若需本公司贯彻的，领导阅知或阅示后送承办部门阅办。 2 批办、承办 2.1 凡需要办理和答复的，公司领导或总经办主任都应批示承办部门或承办人；需几个部门协办的应指明主办部门与协办部门。 2.2 机要秘书根据总经办主任或领导批示组织文件的传阅。需职能部门承办的，承办人接到公文后，一般应在五个工作日内或领导规定期限内办文完毕。并将承办结果记载于收文签字页内并退回签名的文件；凡是不需要办理回复公文的，可电话答复，但必须把处理结果记载在收文件上，以备查考；需要办回复公文的，承办人先行拟稿连同收文一并送主管领导会稿。涉及多个部门时，由主办部拟稿，有关部门会稿。 3 公文起草、审核 对上级机关的请示、报告，对各部室、车间的通知、批复都必须用公司名义。以公司名义发文的文件须