数字档案室与电子文件管理研究.ppt

归档电子文件迁移登记表 ? ? 源系统 设备情况 硬件系统： ?系统软件： ?应用软件： ?存储载体： 目标系统 设备情况 硬件系统： ?系统软件： ?应用软件： ?存储载体： 被迁移归档电子文件情况 记录数： 字节数： ?迁移时间： ?操作者： 电子文件的鉴定与销毁 做逻辑删除，在网络中彻底清除。 存储在不可擦除载体上的，应连同存储载体一起销毁。 * 我作为档案员也记录不下来。让计算机自己管理自己，人工只是监督 * * 整个管理过程的要求 * * 收集什么？怎样收集？ * 文书、科技（产品、科研、基建、设备）、会计、人物、业务、照片、录音、录象、实物有明确的公文标识 * 电子文件从产生到销毁整个过程中在计算机和网络中的痕迹，元数据应该是描述这些痕迹的数据。 * 我作为档案员也记录不下来。让计算机自己管理自己，人工只是监督 * 铅印所印的要收电子版 * * * * 错码率不同，大型企业，海量存储的可以采取磁带机 * * * * * * * * * * * * 逻辑归档 * * * 九防 * 电子文件的类型和通用格式 计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件。其类别代码为P。 影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录着各种影像的文件。类别代码为V。 声音文件：通过计算机系统的声音处理技术形成的记录声音的文件。其类别代码为A。 超媒体链结文件：网页文件。类别代码为O。 收集的电子文件的格式应尽量统一。文字型数据采用XML、RTF、TXT、PDF格式，扫描图像数据采用JPEG、TIFF或者PDF格式，视频或多媒体数据采用MPEG、AVI格式，音频数据采用MP3、WAV等格式。 二、元数据 字面上看:关于数据的数据,即定义和描述其他数据或过程的数据 美国国家标准化组织出版的理解元数据一书中,开篇这样写到:元数据是确保数据资源长久保存下去并在未来可继续利用的关键. 在电子文件管理领域,元数据指:自始至终地描述文件的背景、内容、结构及其管理的数据，是保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可使用性的关键措施。 元数据分类： 1、对电子文件数据本身进行描述：如文件属性、数据类型、格式、结构 2、电子文件的著录信息。全宗号、题名、文件类别代码、附件、稿本、责任者、其他责任者、文件编号、成文时间、保管期限、组织机构类、件号、页数、利用权限、载体形态、附注、主题词等 3、电子文件的硬件环境、软件环境、压缩算法的相关软件和迁移软件等。如：计算机型号、cpu型号、内存数；网络环境：网络类型、协议、版本号；操作系统：名称、版本号；应用软件：名称、版本号。 4、在电子文件的利用过程中：实施访问操作的人员、时间、设备、项目、内容等 5、电子文件的鉴定、销毁和审查过程中的数据。如：鉴定销毁过程的鉴定者、鉴定时间、销毁审批者与审批内容、销毁时间、销毁者；审查过程的审查者、审查记录 三、背景信息 在电子文件的产生、办理、交接过程中，如文件的登记、起草、修改、签发或者承办、传阅、办结过程中的各类责任者:起草者、修改者、审核者、签发者等；各类操作者：打字者、发文者、收文者、存储管理者；责任凭证信息：批示、签名、印章、代码（公文处理单、办文单等）；电子文件修改、交接、传递过程的其他标识（交接文据）。 移交时间——及时 发文 应在文件定稿以后马上进行收集。如果是网上签发的，应在签发后由办公自动化系统自动将已经签发过程的文件转到文件的收集库，交文件收集人员管理。如果是在纸制文件上签发的，文件在交文书处理部门缮印时，将电子文件交责任人员收集起来。 收文 应在运转处理完毕，文书处理过程结束后，立即交文件收集人员管理。需办理的，在办理完毕，向文书处理部门注结后交文件管理人员管理。只需要传阅的文件，应在传阅完毕后，交文件管理人员管理。 工程文件 应在项目过程中由责任人员随时收集积累，等项目完成或者搞一段落后，向档案部门移交。 会计电算化的文件与纸制一起移交；人物、照片、录音、录象、实物要即时移交。 电子文件与其相应的纸质文件同时收集。并保证二者在内容、相关说明及描述上的一致性。 电子文件定稿后，应将其属性设置为只读形式，并存储在特定的存储载体之上，脱机保管。 定期制作电子文件的备份。 注意做好收集起来电子文件的保管工作，创造良好的保管条件，严格管理，防止因载体的损坏而导致电子文件无法读出。 二、电子文件整理 总要求——有序化 一般要求：保持文件之间的有机联系，便于保管和利用 整理程序： 1、载体选择 2、归档审查 3、组织信息 4、刻盘