台北市立阳明高级中学公文线上签核作业讲义.doc

臺北市北投區立農國民小學 公文線上簽核整合系統作業講義 一、適用線上簽核公文 1.電子來文存查案件、創簽稿、開會通知單等。 2.公文歸檔分類號保存年限-10年(含)以下。 3.電子來文需函復之發文案件。 二、不適用線上簽核公文 1.會計憑證相關公文。 2.需會辦外機關公文或會辦單位不在線上簽核試辦單位者。 3.附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)。 4.密件公文。 5.公文分類號保存年限超過10年。 6.免備文 7.紙本來文 三.公文作業流程： 1.紙本來文：送文書組登錄取號分文—承辦人紙本公文上陳－首長 決行－承辦人－核批登錄(鍵入辦畢時間、核判結 果－新增離開)－送存查(輸入分類號)—紙本送文書 組歸檔；或送發文(輸入分類號)—紙本(送文書組發文 歸檔。 2.電子來文：文書組分文－承辦人(判斷列印紙本或以線上簽核方 式)。 (1)線上簽核作業：承辦人作業－簽收（記得打v）－轉線上簽核 (2)紙本作業：承辦人作業－簽收-於原文重現列印公文-跑紙本流 程。 四.公文處理整合系統： 1.請進入測試區網址：.tw 正式區網址：.tw 2.測試版輸入 帳號SUAA＊＊＊ 密碼：000000 正式區輸入 帳號SUAA＊＊＊ 密碼:000000 密碼錯誤超過3次即會鎖碼 3.進入系統後先至公文管理-共通性作業 (1)個人密碼設定 (2)個人資料維護-輸入相關個人資料,讀取個人自然人憑證 (3)常用詞庫維護:是發文畫面的主旨使用。 (4)代理流程設定-請假時請記的設定職務代理人，否則公文 會擱置造成公文延宕 (5)核稿主管設定(核稿主管設定自己的上一層主管，公文催辦主管、表單核稿主管設定為處室主任；主任級的核稿主管設定為校長 (6)職名章資料維護—注意職稱要正確 4.承辦人進入流程處理(公文屬存查案件)： (1)承辦人作業(收到公文電子檔時，先檢查是否屬於自己承辦之案 若為承辦案件則於待簽收處勾選公文按簽收 (2)承辦中-勾選公文(判斷是否轉線上簽核-屬存查案件或可電子發文回覆之公文)按右邊轉線上簽核。 (3)按確定繼續作業 (4)呈現公文-- 在上方工具列點選擬辦功能按鈕，常用點選『加註意見』 功能按鈕 (5)擬辦後,點選確定(儲存 (選左上方列『送陳會』公文送陳至單位主管 5.單位主管核閱作業： (1)進入系統--於待簽收處點選公文按簽收。 (2)按『印』對齊承辦人職章下方，如需加註意見可直接點 選『加註意見』功能按鈕，按儲存--按上方列送陳會。 (3)校長(或代理人)請按『印』或『決』核章--儲存--按 決行，公文回至承辦人。 6.決行後回承辦人流程處理- (1)承辦人作業簽收後於承辦中勾選公文後按『線上簽核』 (2)檢視公文是否已核章完成，有無首長批示，公文無待解決事項後，按『送存查』。 (3)勾選歸檔分類號；案次號填『1』檢查其他欄位確認(黃色欄位必填)—確認 7承辦人進入流程處理(函復案件公文) (1)需開啟公文製作登打後再匯出(有來文務必要先登入 發文號，以同文號發文；要記的key受文者) (2)匯出成『公文管理格式』(請先到C:增加DI資料夾，DI資料夾下再增加ATTACH資料夾)(瀏覽(C:DI(確認匯出 (3)回承辦人辦理中選取公文點選『線上簽核』並匯入DI檔 (4)DI檔帶入 (5)進行簽辦及蓋章作業 (6)進行送陳會作業(流程如上) (7)單位主管核稿作業--簽收公文並進行核章作業，如需加 註意見請按『加註意見』鈕繕打意見；如需修正公文內容請按對公文主旨、說明等刪除文字或對公文主旨、說明等插入文字或段落並且插入後提供修改功能(核章(進入『送陳會』。決行人員請選取決行職章按確定(儲存(按決行鈕,公文回至承辦人處。 (8)承辦人收到決行後之公文點選『線上簽核』開啟—點選 『』進行待送發文處理。 (9)依實際公文內容可點選『屬性變更』及『行文單位』執行修改及變更，修改後儲存。點選『送代發文區』轉出供文書組發文使用之檔案—點選『回簽核』--點選『送發文』將檔案送至發文台進行後續發文處理。 8、公文以紙本陳核作業 (1)於流程處理承辦人作業收到來文發現不適用公文線上簽核，請列印公文，並於公文末端蓋上承辦人員章後，以紙本方式跑流程。 (2)決行後公文回至承辦人處，進入系統(流程處理(批次核批登錄(補登(類別、送件時間、簽收時間、辦畢時間、核判結果等)資料按新增(送存查(或送發文)(讀取