秘书助理人员培育规划-给AM资料.ppt

工業技術研究院 工業技術研究院 Company Logo 工研院秘書/助理「添翼學習專案」 人力處 學習發展組2010.06 內 容 大 綱 訓練規劃 秘書/助理工作職責 培育構面與八大實體課程 自我發展聯誼促進 附錄-秘書具備的條件 (普遍性、個人化、價值觀) 目的與原則 課程目的： 協助組織培育具專業任事及服務品質的秘書/助理人員，以協助各級主 管預應日益複雜的工作挑戰，並達致工作績效。 課程對象：本院秘書/助理同仁(含外包人員) 受訓原則 -初任秘書助理者，建議八門課全修 -由主管推薦秘書/助理選課或由同仁自行選擇參加 -同區域服務之學員，宜相互協調受訓時間及課程，以不影響公務為原則 -本系列課程預計於明年初再開辦一梯次 訓練紀錄 -將建議講師同步錄製成數位課程，以促進持續學習 -本訓練紀錄將維護於個人「學習護照」 -學員全程完成八門系列課程，得頒發完訓證書 秘書/助理工作職責 職場禮儀 -職場及服務禮儀 -電話接聽應對技巧 文書檔案管理 -書面溝通及書信能力 -簡報製作與文件整理 行程安排 -每日行程安排與調整 -擔任對內及對外聯繫窗口 會議管理 -會議籌備及紀錄管理 -e化及網路溝通工具管理 活動規劃與執行 -活動籌備與分配資源能力 -溝通協調能力 知識收集與行政協助 -收集資訊及提供重要進度 -行政庶務及總務管理 國際秘書聯合會對「秘書」的定義： “秘書”是主管的特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在主管沒有過問的情況下 表現自己 的責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，並在所有給予的權利範圍內做 出決定。 工作崗位訓練：由主管或資深同仁擔任Coach，工作教導與協助學習 (On-the-Job Training) 實體課程 (詳下頁) 秘書與行政人員角色定位與生涯規劃 專業形象塑造與辦公室禮儀 文書檔案管理與時間管理 簡報的製作與組織架構 主管行程管理及會議安排 公關與溝通技巧 活動的規劃與執行實務 個人知識管理與資訊蒐集 英文課程 書信寫作 商務會話 數位課程 秘書與助理系列課程 (單元一~單元六) Telephoning-Receiving Responding Messages Telephoning-Taking and Leaving Messages 中堅幹部如何承上啟下 圓滿達成任務 有效的會議管理 化解衝突?創造雙贏！ Word, Excel, Power Point進階應用 自我發展 參與秘書/助理聯誼活動 經驗分享主題 擔任Mentor角色 本院培育構面 實體課程規劃-1 課程名稱 課程大綱 規劃講師 1. 秘書與行政人員角色定位與生涯規劃 角色定位與工作態度 向上管理與默契培養 職場禮儀與個人形象塑造 創造附加價值與生涯發展 劉素真 現任:台灣積體電路製造(股)公司資深秘書 2. 專業形象塑造與辦公室禮儀 穿著與儀態 電話禮儀 訪客接待禮儀 送禮藝術 塑造個人專業形象 周純如 現任:捷易通科技(股)公司 行政總監) 3. 文書檔案管理與時間管理 檔案管理工具與技巧 桌面與文件管理 電子郵件管理 設定目標與工作計畫 有效進行工作 檢視時間運用之效益 王承瑄 現為個人講師 曾任 聯華電子公司 行政長特別助理 4. 簡報的製作與組織架構 簡報的準備工作 簡報的內容與邏輯組織架構 成功簡報的關鍵技巧 游美未 現為個人工作坊負責人曾任 聯合利華公司總經理秘書 實體課程規劃-2 課程名稱 課程大綱 規劃講師 5. 主管行程管理及會議安排 如何安排行程 行事曆等工具使用訣竅 會議籌備及紀錄撰寫 會議管理及評估 林紫嵐 現任:台灣德國萊因技術監護顧問股份有限公司 行政經理 6. 公關與溝通技巧 基本公關素養內涵 內部、外部公關與媒體公關 協助老闆、企業打造形象 說話與傾聽技巧 辦公室溝通與人際關係處理 吳美玲 現任:國際顧問公司總經理 7. 活動的規劃與執行實務 活動的籌備分工與執行 如何撰寫活動企畫書 大型活動接待計畫 如何記錄活動經驗 解麗文 現任:工研院 業務經理 8. 個人知識管理與資訊蒐集 個人知識管理 外顯知識的知識管理 內隱知識的建立 葉惠娟 現任: 工研院 總監 自我發展聯誼促進 活動名稱：『添翼互聯網』 參與成員：全院秘書/助理/人力處同仁 活動時間：每次1.5小時，預計一年三次 活動目的：藉由聯誼聚會，使學習與分享蔚為風氣 活動流程規劃，如 一、邀請院內資深秘書分享工作訣竅 二、介紹院內新規章及新制度