修改《机关档案工作条例》几点建议.docVIP

修改《机关档案工作条例》几点建议1983年发布的《机关档案工作条例》（以下简称《条例》）已难以适应机关档案工作面临的新形势和新问题，为此，国家档案局启动了《条例》的修改工作，并于XX年11月印发《关于征求对〈机关档案工作条例（征求意见稿）〉修改意见的通知》。新条例应考虑以下几点因素：一是计算机技术、网络技术和现代通信技术给档案领域带来的冲击；二是机关机构体制改革的影响；三是以“抓好民生档案建设，服务人民群众”作为理念引导。具体修改意见，笔者作如下思考。 提高对机关档案人员的要求 《条例》第八条规定，各机关应为档案部门配备政治上可靠、具有高中或高中以上文化水平和一定专业知识、能够胜任工作的相应数量的干部 笔者认为，此规定对档案人员的要求已不合时宜，建议做以下三点修改：（一）在学历要求上从“高中或高中以上文化水平”提高至“具有大专（含）以上文化程度”。如今全民学历水平不断提高，具有高学历的档案人员不断增加；而随着档案工作的不断发展，也对档案人员的文化水平提出了更高的要求。（二）在技术要求上增加“掌握现代化设备操作技能”。档案工作只有紧跟现代化管理的步伐才能更好地在社会上立足，这就要求档案人员必须掌握相应技能。（三）把“定期进行培训并通过考核”纳入对档案人员的要求。档案工作与信息技术息息相关，信息技术发展日新月异，对档案人员素质的考察也应具有长远性。因此，档案工作者必须不断充实现代化操作技能，学习档案业务的相关政策、标准，其中一种重要方式就是定期的培训和考核 逐步认可机关电子文件法律效力 《条例》中没有规定电子文件的归档要求问题，建议增加“机关对保存价值较高的只有电子签章的电子文件，归档时可附加有法律效力的非电子签章。”此处“保存价值较高”可理解为需永久保存的文件 就电子签章的效力认可问题，笔者认为已不存在障碍 首先从立法上看，XX年颁布的《电子签名法》规定,“当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力”，“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用”，“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”法律对可靠电子签名做出规定，认可了满足可靠电子签名条件的电子文件的法律效力。此法颁布后，又出台了《电子认证服务管理办法》和《电子认证服务密码管理办法》，对其电子认证机构的条件进行具体、严格的规定，进一步确保电子签章的安全可靠。另外，从该法特点看，此法虽然针对民事活动领域，但具有开放性，“国务院或者国务院规定的部门可以依据本法制定政务活动和其他社会活动中使用电子签名、数据电文的具体办法”，在排除特殊情况前提下，认可机关在一般公务活动中产生的电子文件同样具有法律效力，不存在法理上的障碍。有了电子签名法的示范及《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档和管理规范》等规章标准，电子政务领域的电子签章效力认可，已有制度保障 其次从技术条件上看，在《电子签名法》中广泛使用的非对称密钥加密的数字签名技术已比较成熟，在电子文件上签署了可靠的电子签名后，对电子签名或电子签名文件内容和形式的任何改动都能够被发现。从实际生活传统的手写印章认证方式经常被冒用来看，电子签名其实更加可靠也更安全。我国目前从软件、硬件到人员素质都达到了《电子签名法》所要求的水平 最后从具体操作的可行性上看，通过网络进行传输的公文，还得打印出来，盖章、签字后才能归档保存，比单纯的纸质文件办理更麻烦，工作量更大，这也是很多机关电子文件归档工作未能广泛开展起来的重要原因之一。从形成渠道控制来说，政府系统机关的电子公文，“是指国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据”，并首次明确规定，以上定义的电子公文，“与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。通过对电子公文在来源（系统）上的限定，电子公文法定效力应得到认可 作为过渡，机关可对重要的电子文件实行“双套签章”，一是考虑到载体的安全性；二是给社会对电子文件产生的可靠性疑虑一个缓冲的空间 以政务信息公开为契机，有针对性向社会开放档案 《条例》规定，机关档案部门保管的档案是现行档案，主要供本机关和上级主管机关使用，不属于开放范围。对外提供利用需经上级主管机关批准 根据《政府信息公开条例》精神，行政机关对事关公民、法人或其他组织切身利益的、需社会公众广泛知晓或参与的政府信息应主动公开。政府信息的主要存在形式是现行文件和机关档案部门保存的档案，其收集与公开是政府信息公开工作机构的职责。机关档案部门应抓住机遇，可与之建立如下协同发展关系：（一）档案部门为政府信息公开工作机构提供信息来源。（二）对政府信息公开工作机构已公开的档案信息，档案